Belastingdienst voorop met apps

De Deurwaarder-app van de Belastingdienst

In 2012 startte de Belastingdienst het Mobile Competence Centre (MCC), een zelfstandige afdeling aan het eind van één van de ruime ondergrondse gangen van het Walterboscomplex in Apeldoorn. Het kreeg één doel: het ontwerpen en bouwen van mobiele oplossingen in de vorm van apps. Oprichter en manager Toine Veenhuis: “De noodzaak kwam eigenlijk binnensijpelen uit het privéleven. In huiselijke sfeer werken we bijna allemaal met apps op onze smartphones en tablets. Waarom dan op het werk niet? Collega’s in de buitendienst zeulden vaak nog papieren dossiers mee. Binnen zaten we achter zware laptops of desktops. Dat moest toch anders kunnen?”

Bijkomend voordeel is dat tablets in het geval van de Belastingdienst goedkoper zijn in aanschaf, beheer en onderhoud. De Belastingdienst koos voor iPads omdat iOS-software solide is gebleken en goed te beveiligen. Medewerkers mogen kiezen welke smartphone ze zelf gebruiken. Android of iOS maakt niet uit, zolang ze maar beveiligd zijn middels het Mobile Device Management-platform MobileIron. Dit versleutelt data en biedt extra toegangs- en verbindingsbeveiliging.

Niet meer heen en weer

De eerste app die het licht zag was Fysiek Toezicht voor de Douane, die prompt twee Amerikaanse developersprijzen won in de categorie ‘Beste Enterprise App’. De app wordt gebruikt bij inspecties van goederen die Nederland binnenkomen. Omdat de douanemedewerkers alle benodigde gegevens bij de hand hebben (en niet heen en weer hoeven naar kantoor), kunnen ze meer controles uitvoeren op een dag en goederen sneller vrijgeven. En dat alles met minder papierwerk.

Inmiddels heeft MCC zo’n 75 apps ontworpen en gebouwd

Een ander succesnummer is de Fiscale Surveillance-app. Surveillanten gaan langs bij beginnende ondernemers die ‘nog niet fiscaal op orde zijn’, zoals dat heet bij de Belastingdienst. Voorheen kozen de surveillanten ’s morgens op kantoor een stapel dossiers uit die ze die dag in een bepaalde regio wilden afhandelen. Was de stapel op, dan moesten ze terugkomen voor meer. Nu hebben ze vanaf de iPad toegang tot alle dossiers en in combinatie met een standaard kaarten-app is het veel eenvoudiger plannen. Is er tijd over, dan zijn nieuwe dossier er eenvoudig bijgepakt. Evenmin hoeven mensen nog naar kantoor te komen. Zelf tijd en werk indelen: het is Het Nieuwe Werken in de praktijk.

Onderdeel van de keten

Deze voorbeelden geven goed de essentie weer van wat een app is, zegt medewerker van het eerste uur Jeroen Dijkgraaf, klantmanager van het MCC. “Een app faciliteert plaats- en tijdonafhankelijk en taakgericht werken. Het is geen snelkoppeling naar een website. Het is een afgeleide van de grote keten. De app haalt data uit de keten, voegt waarde toe en brengt die verrijkte data weer terug in de keten.” Een voorbeeld hiervan is de Aangifte App, waarvoor vooringevulde gegevens worden opgehaald, gecontroleerd en na goedkeuring worden teruggezonden.

Ontwikkelcritera

Inmiddels heeft MCC zo’n 75 apps ontworpen en gebouwd. Daarvan heeft ze er veertig in eigen beheer. “Men weet ons inmiddels te vinden met ideeën”, zegt Veenhuis. Externe klanten zijn Rijksuitvoerders zoals Rijkswaterstaat, UWV en Binnenlandse Zaken. Intern zijn de klanten de Douane, Belastingen en Toeslagen. Alle ideeën worden getoetst aan een aantal criteria. Verbetert het processen, klantcontact of imago en is het economisch verstandig? Veenhuis: “Vooral in het begin merkten wij dat klanten ‘iets’ wilden, maar niet hadden uitgedacht wat dat ‘iets’ precies was. Ons eerste gesprek met hen is een intake, waarin we het beeld helpen scherper ter krijgen. We geven een idee van de begroting en daarna gaan we de diepte in.” Bij de start van het MCC werd het gros van de mensen uit de eigen organisatie geworven. Een klein aantal externen werd aangetrokken voor hun kennis van mobile development. Nu werken er zestig mensen, waarvan vijftig als app-ontwikkelaar. MCC ontwerpt en ontwikkelt de app en maakt hem klaar voor koppeling met het IT-landschap van de klant. Om snel te kunnen werken gebruiken ze de ontwikkelmethode scrum. Integratie doet de klant zelf, al dan niet onder supervisie van MCC.

Prijs

Voor zijn werk in het MCC won Veenhuis op 10 juni van dit jaar de prijs voor ICT/Telecom Manager 2016 van de Branchevereniging ICT en Telecommunicatie Grootgebruikers. Hij haast zich te zeggen dat eigenlijk zijn hele team de prijs heeft gewonnen, maar hij presenteerde de casus aan jury en publiek. “Dit gaf ons de kans de Belastingdienst in een ander licht te zetten. Ieder jaar krijgen wij vijf of zes stagiaires van hogescholen, derde- of vierdejaars. Ik hoor bijna altijd hetzelfde van die gastjes: ‘We dachten dat het een saaie boel zou zijn’. Maar ze gaan allemaal laaiend enthousiast weg. Omdat app-development van nu is, omdat we de nieuwste methoden en technologie gebruiken, omdat ze lekker mogen programmeren. En omdat wij bij het MCC zo cool zijn natuurlijk.”