Lage overhead bij Wetterskip Fryslân

door: Frits de Jong, 7 november 2016

Uit cijfers van Vensters voor Bedrijfsvoering blijkt dat van de deelnemende waterschappen het Wetterskip Fryslân, met Rivierenland, de laagste overhead heeft. Joost Cammeraat, lid van het directieteam van het Friese waterschap, over de mix van maatregelen die ervoor zorgen dat zijn organisatie eruit springt. Over apps, procesgericht werken en het herinrichten van de organisatie.

Joost Cammeraat, lid van het directieteam van het Wetterskip Fryslân: “Je werkt met belastinggeld, dus dat geeft sowieso een opdracht om altijd scherp te kijken.”

In de afgelopen jaren hebben waterschappen te maken gekregen met een aantal ontwikkelingen die kostenverhogend zijn. De muskusrattenbestrijding (iets dat de waterschappen al deden, maar waarvoor zij sinds kort ook financieel verantwoordelijk zijn) en de financiële bijdrage aan een hoogwaterbeschermingsplan. Verder vinden diverse (Europese) aanscherpingen plaats, waarvan met name die op het gebied van milieu van belang zijn voor waterschappen, en moeten zij veel extra investeren in het waterbeheer om de klimaatverandering (zoals clusterbuien) op te vangen.

Waterschappen krijgen ook te maken met een maatschappij die veel meer participatief is. Verder wordt het Wetterskip Fryslân verantwoordelijk voor het stedelijk waterbeheer in de provincie en is het beheer van de zandige kust van Schiermonnikoog overgenomen van Rijkswaterstaat. Om het plaatje in Friesland compleet te maken, is een groot aantal (van de 840!) gemalen aan vervanging toe. “Destijds zijn die gemalen met subsidie tot stand gekomen en nooit op de balans gekomen. Op het moment dat je die moet gaan vervangen, krijg je te maken met een groot aantal nieuwe kosten”, aldus Joost Cammeraat, lid van het directieteam van het Wetterskip Fryslân, met als aandachtsgebied bedrijfsvoering.

De kosten die Cammeraat noemt, moeten worden opgehoest door een relatief klein aantal inwoners. “We hebben het hier over een dunbevolkt gebied, over 280.000 huishoudens. Dat maakt dat als wij niet heel erg gefocust zijn op besparingen, de tarieven behoorlijk stijgen. De bestuurlijke opdracht is de tariefsontwikkeling beheerst te houden, liefst op een nultarief. Dat zorgt dat wij een context hebben waarbij kostenbewustzijn en besparingen een bijna primair proces is geworden. Je werkt met belastinggeld, dus dat geeft sowieso een opdracht om altijd scherp te kijken. Uit deze optiek hebben wij de afgelopen jaren veel bezuinigingen op stapel gezet. Sinds 2010 tot heden hebben wij 22 miljoen euro aan bezuinigingen doorgevoerd. Daar komt de komende jaren nog eens 5 miljoen euro bij. Onze totale begroting is 130 miljoen, waarvan 40 miljoen euro rente en afschrijving is. Die ligt langjarig vast, maar op goederen, diensten en personeel zitten we straks op een besparing van ongeveer 30 procent.”

Vensters voor Bedrijfsvoering

Bij het sturen op bedrijfsvoering, en bij het vergelijken met andere waterschappen, maakt het Wetterskip Fryslân onder meer gebruik van Vensters voor Bedrijfsvoering. Cammeraat benadrukt dat hij het instrument vooral ziet als een leeromgeving. “We gebruiken het niet zozeer richting het bestuur van het waterschap. Als je dat doet krijgen de cijfers direct een andere lading en wordt het meer een wedstrijd met een politieke conclusie. We gebruiken Vensters voor Bedrijfsvoering met name om te kijken waar we afwijkingen zien of waar we gekke dingen tegenkomen, waar we kunnen leren van anderen. Zo scoorden we erg laag op het onderdeel kostenbewustzijn van de medewerkers en dan is een dergelijk instrument goed om dat boven tafel te krijgen. Het zet je aan het denken. Daarnaast is het natuurlijk altijd leuk om het bestuur te vertellen dat je het goed doet met betrekking tot de overhead en dat je op de goede weg zit.”

Procesgericht werken

Dat er in de afgelopen jaren een groot aantal besparingen is gerealiseerd, is vooral het gevolg van een aanpak die in 2007 is begonnen. “We zijn begonnen met het laaghangend fruit. Kijken bij jaarrekeningen, bij managementrapportages. Waar zie je overschotten en waar is het structureel?
Zo hebben wij afwijkingen tussen jaarrekeningen en begrotingen aangepakt. In de begroting zat altijd veel ‘lucht’ doordat we veel risico’s afzonderlijk hebben begroot. Zo betekent veel regen dat de gemalen extra moeten draaien, waardoor je extra energie gaat verbruiken. Dat zijn dan ook risicobudgetten. Er is besloten om al die risico’s uit de begroting te halen. We hebben een reserve en als risico’s zich voordoen, dan halen we geld daarvoor uit die opgebouwde reserve.”

We gebruiken Vensters voor Bedrijfsvoering om afwijkingen te zien, waar we kunnen leren van anderen

Een andere manier waarop het Wetterskip Fryslân veel geld heeft bespaard, is door het herinrichten van de organisatie. “Zo zijn de consultancybudgetten die her en der in de clusters zaten, gecentraliseerd. Ook is de samenstelling van de organisatie anders ingericht. We zijn teruggegaan naar drie niveaus (directie, clustermanagers en teamleiders) en hebben expertiseclusters ingericht en procesgericht werken ingevoerd. Procesgericht werken wil zeggen dat je je erg bewust bent van welk resultaat je wilt bereiken, welke keten van activiteiten je daarvoor moet uitvoeren en wie daarin een rol heeft en op welk tijdstip. Een van de maatregelen die wij genomen hebben in het kader van de herinrichting van de organisatie, is het bij elkaar zetten van de secretaresses. Door hen in een pool bij elkaar te brengen, zie je professie-ontwikkeling. Je ziet dat ze elkaar gaan vervangen, waardoor inhuurvragen op dat gebied niet meer plaatsvinden. In het begin was er nogal wat weerstand tegen deze maatregel, ook vanuit de managementlaag, maar nu, twee jaar later, is iedereen blij over het destijds genomen besluit.”

Omslag in denken

Op de weg naar procesgericht werken is gekozen voor een methode waarbij de kennis van de medewerkers centraal is gesteld. Dat is gedaan door medewerkers die een bijdrage leveren in het proces, zoals financieel medewerkers, onderhoudsmedewerkers, juristen en beheerders, in workshops bij elkaar te zetten. “In die workshops kwamen zij er bijvoorbeeld achter dat veel dingen dubbel werden gedaan. En ze kregen inzicht in de omstandigheden die ervoor zorgden dat werkzaamheden tegen werden gehouden. Gezamenlijk hebben ze gezocht naar antwoorden en oplossingen. Daardoor is een proces ontstaan dat van de mensen zélf is en waar hun eigen expertise inzit. We hebben gekeken naar wat andere waterschappen doen, maar ook naar andere sectoren. Zo hebben we ons laten inspireren door Scania, de vrachtwagenfabriek waar procesgericht werken en Lean Management in een ultieme vorm plaatsvinden. Daar hebben we een eigen vorm van gemaakt en die zijn we nu aan het uitrollen.”

Flexconcept

Een van de maatregelen ondersteunend aan procesgericht werken, is het open gebouw van Wetterskip Fryslân, gericht op ontmoeting en samenwerking. Daarbij wordt het flexconcept gehanteerd. “Wij zijn daar niet de eerste in. Veel waterschappen zijn ons op dat gebied al voorgegaan en daar hebben wij veel van geleerd. Misschien is ons voordeel wel dat wij nu een gebouw hebben dat volledig is toegericht op dat flexconcept. We hadden twee locaties en dat moest één locatie worden, maar met de klassieke manier van huisvesting zou dat allemaal nooit passen. Nu hebben wij een (duurzaam en energieneutraal) gebouw waar niemand meer een eigen kamer heeft. Ook het management niet meer. Dat leverde een besparing op van 400.000 euro per jaar, terwijl de kwaliteit van de huisvesting veel hoger is geworden. Bijkomend voordeel? Het concept heeft een grote aantrekkingskracht op nieuwe (jonge) medewerkers.”

Het belang van ICT

Bij het procesgericht werken heeft het Wetterskip Fryslân niet alleen gekeken naar de organisatie van het werk, maar ook naar de technologische ondersteuning. “We hebben een benadering van ICT waarin architectuur centraal staat en waarbij we vooral insteken op kleinschalige oplossingen. Wij hebben de architectuur centraal gezet met een Enterprise Service Bus (ESB). Daarbij kiezen we voor punt- en lijnoplossingen die we aan die ESB kunnen koppelen. Een puntoplossing is goed in één dingetje en een lijnoplossing biedt meerdere functionaliteiten. Op die manier kunnen wij, tegen relatief lage kosten, toch een passende samenhang in de informatievoorziening opbouwen voor de dingen die moeten gebeuren.”

Bij het neerzetten van het proces is ook gekeken naar welke slagen het Wetterskip kan maken met ICT. Zo worden er steeds meer apps gebruikt. “Die nieuwe technologie wordt straks geïntegreerd in onze infrastructuur, want het gebruik van apps leveren veel besparingen op. Als in het beheersproces in het veld iets onregelmatigs wordt gesignaleerd, dan wordt dat straks direct in de app opgetekend en doorgevoerd in de administratie. Tot nu toe is dat een vrij uitgebreid administratief proces. Maar straks vallen al die schakels er tussenuit, voldoe je aan de wettelijke- en zorgvuldigheidsverplichtingen en komt het direct bij de handhaver terecht.”

Relevante links
Wetterskip Fryslân
Vensters voor Bedrijfsvoering

reacties: 2

tags: ,

- - - - -

  1. ROEL HEMMINGA #

    17 november 2016, 14:03

    Hoeveel bedraagt de muskusbestrijding jaarlijks.
    Is de muskusbestrijding succesvol en hoeveel verdwijnen er jaarlijks door de bestrijding
    Is de muskusbestrijding een eind zonder eind ?
    Gaarne reactie
    R. Hemminga Tynaarlo

    - - - - -

  2. Nynke Bout (Wetterskip Fryslân) #

    15 januari 2017, 15:47

    De jaarlijkse kosten van de Muskusrattenbestrijding bedragen ca 4,2 Miljoen euro.

    De Muskusrattenbestrijding is zeer succesvol in Fryslân: de vangsten zijn van ca 107.000 in 1993 gedaald naar 1.100 vangsten in 2016.
    Dit heeft natuurlijk een relatie met de populatie, die momenteel erg laag is. Door de inzet van de bestrijders houden we de populatie zo laag mogelijk. Door de snelle voortplanting van de muskusrat is opvering van de populatie namelijk een reëel gevaar.

    Is de bestrijding een eind zonder eind? Wij denken van niet. In grote delen van Fryslân (grenzend aan de Waddenzee en het IJsselmeer) is het gebied schoon. Wij denken dat op termijn “complete removal” mogelijk is. Dit vraagt dan wel een landelijke aanpak.

    Steeds grotere delen van het werkgebied van Wetterskip Fryslân zijn al compleet vrij van muskusratten. Dit laat onverlet dat Wetterskip Fryslân ook in deze gebieden alert moet zijn op de terugkeer van de muskusrat.

    - - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.