Hoe een vertragingstactiek het mislukken van Digitaal 2017 blootlegt. Informatie verdwijnt nog steeds in systemen waar zij niet makkelijk meer is te vinden.
De opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) legt tijdens de behandeling in de Eerste Kamer een pijnlijk probleem bloot: overheden blijken massaal niet hun wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen. Ook is het twijfelachtig of de ICT-ambities voor het tot 2019 vertraagde Digitaal 2017 nog wel goed op de rit krijgt.
Voor het zomerreces keurde de Tweede Kamer de Wet open overheid (Woo) goed. Groot pijnpunt volgens de Ministers Plasterk en Blok is het maken van een register met de bij de overheid aanwezige documenten. In zo’n lijst staat welke documenten er bij een bestuursorgaan zijn. Een nogal cruciaal onderdeel, wil je ooit nog stukken terugvinden.
Nu de wet bij de senaat ligt en wel eens realiteit zou kunnen worden, laat minister Blok spontaan onderzoek uitvoeren naar de kosten van de invoering van de wet. Het is een beetje laat in het proces en een doorzichtige truc om de nieuwe wet te frustreren, maar ook een helder signaal: de digitaliseringsslag is heel zwak rond de toegankelijkheid van de informatie. Het is een nogal cruciaal detail.
Lezen en begrijpen
Wat de situatie extra pijnlijk maakt, is dat de lijst nu al een verplichting is. De Archiefwet eist dat er een besluit komt of een document nou wel of niet in het archief hoort en hoe openbaar het document mag zijn. Het grote verschil met de nieuwe wet is alleen dat de administratie niet na twintig jaar in orde wordt gemaakt, maar nu al. Je zou verwachten dat dit een logische stap is voor een overheid die uitsluitend nog digitaal wil communiceren met de burger.
Plasterk liet onderzoeken wat de Woo de Belastingdienst zou kosten. Die dienst verwacht dat zij in ieder geval 55 miljoen per jaar kwijt is aan het bijhouden van de administratie en verwacht geautomatiseerd de informatie aan de lijst te kunnen toevoegen, maar niet andere zaken. Het gaat dan om het verwerken van de 16.000 klachten, 420.000 bezwaarschriften, twee miljoen notities van de Belastingtelefoon en 76 miljoen aangiften.
Het rubriceren zou 1 tot 4 minuten duren en daarmee kost het ondoenlijk veel geld, is de redenering. “Maar bijvoorbeeld een klacht moet gelezen, begrepen en geanonimiseerd worden. En de beleidsdocumenten zijn hier nog niet bijgeteld”, stelt een zegsvrouw.
Duurder
Dat dit slimmer kan is evident, want rubriceren mag gewoon heel algemeen gebeuren. Een klacht is een categorie op zichzelf, net als een vraag. Maar belangrijker is de vraag: hoeveel kost het rubriceren als je twintig jaar later een wettelijk verplicht besluit over de stukken neemt?
Marens Engelhart van het Nationaal Archief stelt tijdens een hoorzitting over de Woo in de senaat dat achteraf behandelen veel duurder is:
‘De Wet open overheid brengt eigenlijk de noodzaak naar voren om voor al die organen ook elementen met betrekking tot de openbaarheid in te regelen. Zodra organisaties namelijk archieven overbrengen naar een archiefinstelling, moet aangegeven worden wat het openbaarheidsregime is en of er beperkingen zijn. Als je dat pas doet op het moment van overbrenging, is dat heel veel werk en het is ook kostbaar om dit achteraf te doen. In het wetsvoorstel open overheid wordt dat moment naar voren gebracht. Er zijn dus twee elementen. Het gaat in de eerste plaats om meer organisaties en in de tweede plaats wordt het moment van openbaarheidsbeperkingen naar voren gebracht. Dat is effectiever.’
Slechte archivering
Daarnaast wordt iets anders duidelijk: als er nu nieuwe kosten dreigen te ontstaan, dan deugt de archivering dus niet. Volgens Blok moet nu worden uitgezocht wat het rubriceren van documenten kost. Al is het nu al een verplichting, toch is dit kennelijk een grote onbekende.
Dus als de minister in 2019 überhaupt zijn digitaliseringsambities (Digitaal 2017) al weet waar te maken dan voldoet de overheid nog altijd niet aan de Archiefwet. Een conclusie die wel vaker wordt getrokken. Het parlement vraagt om goede archivering, maar krijgt die niet.
Informatie verdwijnt dus in systemen waar zij niet makkelijk meer is te vinden. Dat verklaart meteen waarom de huidige Wob-verzoeken zoveel gedoe zijn. De informatie is er wel, maar zo goed verborgen dat zelfs de ambtenaren er maanden aan moeten werken om die ooit nog boven tafel te krijgen.
Jij-bak
Via een goedkope jij-bak schrijven ministers Plasterk (ooit als minister in het verleden verantwoordelijk voor de archieven) en Blok dat probleem nu toe aan de Wet open overheid.
De brief van Blok over het onderzoek naar de invoering van de Woo maakt iets heel duidelijk: het echte probleem is niet de nogal doorzichtige vertragingstactiek om transparantie tegen te gaan, maar de onkunde de digitale archieven goed op orde te krijgen en het stelselmatig negeren van signalen. Dat probleem materialiseert zich met de huidige Archiefwet pas over een jaartje of twintig.
Ten eerste: het zou van goed beleid getuigen wanneer voortaan ELK wetsvoorstel wordt voorzien van een uitvoeringstoets, waarin dus ook de kosten (en haalbaarheid) zichtbaar worden. Dan worden we tenminste niet meer opgeschrikt door achteraf torenhoge bedragen voor overheidsprojecten. Toch?
Ten tweede: er lijkt in het veld van ‘archief’ nogal wat misverstand en verwarring, zoals: wat is een informatieobject eigenlijk, wanneer is een informatieobject een archiefstuk, in hoeveel van de gevallen, en wat zijn de kosten wanneer je álle andere stukken (misschien geeneens een informatieobject) zou gaan rubriceren op de manier zoals deze wet graag wil. En wat is het maatschappelijk belang van deze investering? Waar is de business case?