zoeken binnen de website

Of aanbesteden echt erg moet zijn

Verslag tweede avond 'Succesvolle ICT-projecten'

door: Peter Mom | 25 september 2012

Vijftien ordners, in drievoud te bezorgen bij de aanbestedende dienst, weten opdrachtgevers wel wat ze aanbieders aandoen? Opdrachtgevers geven aanbestedingsregels (‘Europa’) dikwijls de schuld van hun ongebreidelde vraaglust. Onterecht, stelde professor Jan Telgen.

Vijftien ordners, in drievoud te bezorgen bij de aanbestedende dienst, weten opdrachtgevers wel wat ze aanbieders aandoen? Noor Ferket, directeur van Centric Public Sector Solutions, betwijfelt het. Centric bekijkt jaarlijks 15.000 aanbestedingen en schrijft op 800 in, wat gemiddeld zo’n 250 manuren kost met uitschieters richting 2000. Dat is niet alleen vervelend voor Centric, maar ook voor belastingbetalers. Drie keer vijftien ordners moet maal het aantal inschrijvers en de kosten komen uiteindelijk terecht bij de (overheids)klant.

Opdrachtgevers geven aanbestedingsregels (‘Europa’) dikwijls de schuld van hun ongebreidelde vraaglust. Onterecht, stelde prof. dr Jan Telgen, hoogleraar inkoopmanagement voor de publieke sector aan de Universiteit Twente. Ze mogen van alles vragen, maar dat moet niet. Ze doen het wel vaak; beter mee verlegen dan om verlegen. Maar of opdrachtgevers alle ordners volledig bestuderen? Het kan veel minder. Regels zeggen ook niets over opdrachtafbakening, te vragen competenties, inkoopvoorwaarden, contractvorm, geschiktheidseisen en gunningscriteria: allemaal door opdrachtgevers vrijelijk in te vullen.

Ander misverstand: je moet op laagste prijs gunnen. Dat hoeft niet en is alleen nuttig als je exact weet wat je wilt. Maar met een dichtgetimmerde offerteaanvraag krijgt vakkennis van aanbieders die een beter alternatief zouden kunnen leveren, geen kans. Gunnen kan ook aan de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). Naast prijs telt alles mee wat opdrachtgevers kunnen verzinnen. Volgens Telgen echter worden voor het bepalen van scores formules gebruikt, die de prijs toch de doorslag laten geven. Inkopers en aanbestedingsjuristen zonder wiskundeknobbel hebben daar geen weet van. ‘Dubbele zekerheden’ vragen (prijs telt voor 30 procent mee, kwaliteit voor 70 procent én moet minimaal 7 scoren) heeft een soortgelijk effect.

Er ligt een nieuwe aanbestedingswet bij de Eerste Kamer (beoogde ingangsdatum begin 2013 onzeker), maar Brussel broedt al op een nieuwe aanbestedingsrichtlijn (zo’n twee jaar later in nationale wetgeving te vertalen) en deze verordonneert: EMVI, tenzij… Laagste prijs is taboe en wordt ‘life cycle cost’. De nieuwe richtlijn verandert ook de ambitie (is nu: verbeteren interne markt) in het met overheidsinkoop bereiken van strategische maatschappelijke doelen als duurzaamheid, innovatie, werkgelegenheid en integratie.

Bij de behandeling van de nieuwe aanbestedingswet in de Tweede Kamer leidde een amendement tot een verbod opdrachten te clusteren. De gevolgen voor bijvoorbeeld samenwerkende gemeenten zijn onduidelijk. Telgen vroeg zich ook af hoe dat clusterverbod zich verhoudt tot de nagestreefde compacte overheid met maximaal twintig inkoopuitvoeringscentra.

Terug naar de aanbiederskant van Noor Ferket. Zij toonde zich zeer geporteerd voor een nieuwe aanbestedingsvorm: prestatiegericht inkopen. Niet beantwoorden aan een gedetailleerd programma van eisen, maar een organisatiedoel realiseren. Bijvoorbeeld: februari volgend jaar alle gemeentelijke belastingen samen op één aanslag de deur uit. Gegadigden geven aan waarom zij dat voor een acceptabele prijs voor elkaar kunnen krijgen, waarbij ze ook kansen en risico’s moeten melden. Met deze manier van aanbesteden kunnen zij de toegevoegde waarde van hun kennis beter laten zien. Daarbij kan de papierwinkel reduceren tot een fractie van die bij ‘traditionele’ aanbestedingen.

Ze hield haar gehoor ook nog een spiegel voor. Vaak ziet ze een forse scheiding tussen afdelingen (inkoop versus gebruikers), wat nogal eens leidt tot een focus op hoe in plaats van wat moet worden geleverd, zoals per se open source. Ook gebrek aan realiteitszin maakt ze mee. Onmogelijke planningen en bestekken met gecombineerde ideeën, die alleen tegen hoge kosten realiseerbaar zijn. Centric levert pakketsoftware, maar sommige klanten verlangen aanpassingen zonder zich te realiseren dat het beheer duurder wordt. Voorts denken klanten met het softwarepakket de organisatie te veranderen, maar hakken die in het zand willen, gaan in het zand. Dat vermijden vraagt ander management. Tenslotte: klanten verlangen de intellectuele eigendom van de pakketsoftware, die ze bij Centric kopen. Onnodig, voor continuïteitsgarantie bestaat escrow, het bij een onafhankelijke partij in bewaring geven van de broncode van de software. En onverstandig. Intellectueel eigendom is het bedrijfskapitaal van pakketleveranciers. Zonder dat redden ze het niet. Met omgevallen leveranciers schieten ook e-overheid en dienstverlening niets op.

Dit is een beknopt verslag van de tweede bijeenkomst in de mastercourse ‘Succesvolle ICT-projecten’. Thema van deze avond was ‘Vormen van aanbesteden’.

iBestuur academie is een samenwerking van iBestuur magazine en de Informatiemanagement Academie van HEC/ Zenc. Kennispartners: Accenture, Be Informed, Centric, SAP en ICT~Office.

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.