zoeken binnen de website

Blijven praten, niet dichttimmeren

Verslag derde avond 'Succesvolle ICT-projecten'

door: Freek Blankena | 3 oktober 2012

Een ambitieus IT-project moet je niet proberen contractueel dicht te timmeren. Met vertrouwen, veel praten en elkaar wat gunnen kom je een stuk verder, betoogde Rik Maes op de derde avond van de iBestuur Mastercourse Succesvolle IT-projecten.

Het is goed om vast te leggen wat je van elkaar verlangt, maar de ‘service level agreement’, het geheel van detailafspraken waarmee opdrachtgever en -nemer elkaar bij IT-projecten in de houdgreep houden, biedt een schijnzekerheid, waarschuwt Maes, hoogleraar informatiemanagement aan de Universiteit van Amsterdam. Bij een simpele IT-opdracht doet de SLA zijn werk, maar de IT-projecten waar het echt om gaat zijn vaak én gecompliceerder én dienen strategischer doelen. Maes hanteert daarbij het bekende 9-vlaks model (AIM), waarbij op het onderste niveau sprake is van ‘verrichting’ en op het bovenste van ‘richting’. “Hoe hoger je in dat model komt, hoe meer je opschuift naar vraagstukken op strategisch niveau. Meer dan de SLA speelt dan vertrouwen een rol. Passen we wel bij elkaar? Dat is een heel ander verhaal.”

Eerst samen kijken waar je het precies over hebt dus, voordat je iets probeert vast te leggen. Tussen ‘business’ en IT zijn immers vele vormen van spraakverwarring mogelijk en onduidelijkheid over rollen. Maes’ tips voor het goed benaderen van een lastig project liggen dan ook op dat vlak. Allereerst is rolvastheid (tussen regie, vraag en aanbod) belangrijk. “Ik zie vaak dat zodra het fout gaat de regierol in de rol van aanbod schiet, of de vraag gaat opeens de regie voeren.” Niemand is de baas is dit verhaal, benadrukt Maes.

Daarnaast moet de spelers zich realiseren dat elk zich bedient van een ‘subjectieve reductie van de werkelijkheid’, vaak vanuit de eigen rol. “We praten vaak in wartaal”. In een vroege fase moet de bereidheid er zijn zich terdege te verdiepen in wat iedereen wil. ‘Entrepreneurial’ denken en authenticiteit zijn ook belangrijk.

Schiphol

Hoe die uitgangspunten er in de praktijk uit kunnen zien, toonde Kier-co Gerritsen van BZK, projectleider van de Self Service Passport Control op Schiphol. Vanaf 2008 werd er door BZK, Defensie (Koninklijke Marechaussee) en Schiphol gesproken over een manier om de toenemende reizigersstromen aan te kunnen, terwijl de KMar daar geen extra mankracht voor vrij kan maken. Er was een belangentegenstelling tussen veiligheid en mobiliteit, die vaak via de pers werd uitgevochten.
De technologische aanpak probeerde men anderhalf jaar lang met de landsadvocaat vast te leggen, onder projectleiderschap van Schiphol. Daar kwamen de spelers niet uit. Toen Gerritsen vanuit BZK het projectleiderschap overnam, bouwde hij vooral verder aan een vertrouwensrelatie. “Ik ben gaan luisteren naar Schiphol, Defensie, hoog en laag.” Voor Defensie was er de dreiging dat hun werk werd overgenomen door een ‘onveilige’ machine.

Gerritsen werkte toe naar een situatie waarin aanbieders zelf konden laten zien wat ze in huis hadden, zonder al te specifieke eisen te stellen. Wat hij zelf deed was enthousiasme creëren, belangen managen en vooral met alle partijen “praten, praten, praten”.
Eén uitgangspunt werd steeds belangrijker: flexibiliteit. “Het moest een dienst worden. Alleen uitvragen wat we functioneel nodig hadden, namelijk een vlotte controle van het paspoort, zonder bemoeienis met hoe de leverancier dat oplost.” Belangrijk was dat er al partnership ontstond met potentiële aanbieders, vóórdat de selectie aan de orde was.

Uiteindelijk is ervoor gekozen met Accenture in zee te gaan, die als dienstverlener veel kennis heeft van grensbewaking en de partijen die daaraan technologisch invulling kunnen geven. “Een biometrische scan is niet iets wat je zomaar inkoopt”, zegt Joost van den Burg van Accenture. Waarmee de stelling van Maes is onderschreven dat je in vertrouwen afspraken moet maken op het niveau van ‘business’ en niet in technologie.

Dit is een beknopt verslag van de derde bijeenkomst in de mastercourse ‘Succesvolle ICT-projecten’. Thema van deze avond was ‘Publiek-privaat samenwerken’.

iBestuur academie is een samenwerking van iBestuur magazine en de Informatiemanagement Academie van HEC/ Zenc. Kennispartners: Accenture, Be Informed, Centric, SAP en ICT~Office.

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.