In bestaande omgevingen kan het lastig zijn om snel de content te vinden die je zoekt. Met tools zoals AI vertel je gewoon aan het systeem wat je zoekt, en doet het systeem het werk voor je. Dit leidt tot verbeterde kwaliteit en snelheid in zaakbehandeling!
Efficiënte zoek- en vindmogelijkheden zijn cruciaal voor effectief zaakbeheer in de publieke sector. Traditionele zoekmethoden schieten vaak tekort bij het voldoen aan de complexe behoeften van zaakbehandelaars. Artificial Intelligence (AI) biedt een oplossing voor deze uitdagingen en belooft de manier waarop zaken worden beheerd en opgelost te transformeren.
Traditioneel Zoeken en Vinden: zonder AI
Traditionele zoekmethoden zijn vaak beperkt in hun vooraf geconfigureerde mogelijkheden, wat de efficiëntie en effectiviteit van zaakbeheer belemmert. Zaakbehandelaars krijgen te maken met uitdagingen zoals beperkte zoekmogelijkheden, irrelevante zoekresultaten en problemen bij meertalige zoekopdrachten.
Denk bijvoorbeeld aan:
De beperkingen van zoekmogelijkheden, voornamelijk beperkt tot trefwoorden, maken het moeilijk om relevante informatie efficiënt te vinden. De meeste systemen missen semantische zoekmogelijkheden—het begrijpen van synoniemen—waardoor gebruikers vaak meerdere zoekopdrachten moeten uitvoeren en synoniemen handmatig moeten invoeren.
Dit roept vragen op:
- Heeft de gebruiker de motivatie om naar synoniemen te zoeken?
- Beschikt de gebruiker over de kennis om dit effectief te doen?
- Heeft de gebruiker de creativiteit om een uitgebreide lijst met synoniemen samen te stellen?
Bovendien gebruikt een groot aantal zoekmachines de exacte-zoekterm-methode, wat het zoeken verder bemoeilijkt. Bijvoorbeeld: een zoekopdracht naar “Analyseren” levert geen resultaten op voor “Analyse”. Dit vereist zowel vindingrijkheid als volharding van de gebruiker om optimale zoekresultaten te krijgen. Het navigeren door zoekresultaten kan lastig zijn. Zijn er te veel resultaten, dan is het moeilijk om de scope te beperken. Zijn er te weinig resultaten, dan is het moeilijk om de scope te vergroten.
Vooraf gedefinieerde facetten in zoekinterfaces sluiten niet altijd aan bij de specifieke behoeften van zaakbehandelaars, wat leidt tot irrelevante zoekresultaten. Het aanpassen van beschikbare facetten vereist vaak een nieuwe applicatieversie. Wanneer je repository content in meerdere talen bevat, moeten zaakbehandelaars ook alle beschikbare talen kennen en meerdere zoekopdrachten uitvoeren in al deze talen.
Kortom, de eindgebruiker heeft vaak niet genoeg tijd of energie om te zorgen dat hij het optimale resultaat vindt. In de praktijk stopt de gebruiker meestal bij “voldoende” resultaten en gaat verder met werken. De kwaliteit van de zaakbehandeling wordt beïnvloed door deze “goed genoeg”-referentiematerialen.
AI-gestuurde zoekoplossingen
AI-gestuurde zoekoplossingen bieden een transformatieve aanpak van zaakbeheer door zoek- en vindmogelijkheden te verbeteren. Deze oplossingen maken gebruik van AI-technologieën om de relevantie, snelheid en gebruikerservaring van zoekopdrachten te verbeteren, zodat zaakbehandelaars snel en nauwkeurig de informatie vinden die ze nodig hebben.
- Zoeken in natuurlijke taal: Met prompts in natuurlijke taal kunnen zaakbehandelaars zoekopdrachten invoeren in hun eigen woorden, wat zorgt voor nauwkeuriger en intuïtiever zoeken. Via natuurlijke taal kan de zaakbehandelaar ook de prompts aanpassen om de zoekresultaten te verfijnen.
- Large Language Models: Large Language Models (LLM) voegen automatisch synoniemen toe bij zoekopdrachten. Dit bespaart tijd voor de zaakbehandelaar en verbetert automatisch de zoekresultaten, zonder dat iets wordt vergeten.
- Relevantie-ranking: Automatische ranking van zoekresultaten zorgt ervoor dat de meest relevante informatie als eerste wordt weergegeven, waardoor de tijd die besteed wordt aan irrelevante resultaten wordt verminderd.
- AI-gestuurde vertaalmogelijkheden: Met AI-gestuurde vertaalfunctionaliteit kunnen zaakbehandelaars meertalige zoekopdrachten uitvoeren en content in verschillende talen begrijpen, waardoor taalbarrières worden doorbroken.
De impact van AI op zaakbeheer
Het gebruik van AI-gestuurde zoekoplossingen heeft een grote impact op zaakbeheer in de publieke sector, met verbeteringen in snelheid van afhandeling, kwaliteit van werk, compliance en klanttevredenheid.
Voorbeelden:
- Sneller terugvinden van relevante informatie leidt tot een snellere afhandeling van zaken, verkort doorlooptijden en verhoogt de algehele efficiëntie. Bijvoorbeeld bij het zoeken naar vergelijkbare zaken om te zien hoe eerdere zaken zijn afgehandeld.
- Verbeterde compliance door toegang tot actuele en relevante informatie zorgt ervoor dat zaakbehandelaars weloverwogen beslissingen nemen die voldoen aan regelgeving. Bovendien is het mogelijk om binnen grote documenten te zoeken en een samenvatting te vragen binnen een specifieke context. Bijvoorbeeld: vraag een samenvatting van de milieueffecten beschreven in alle documenten van een zaak. Zo verbetert AI-zoekfunctionaliteit niet alleen de efficiëntie, maar helpt het ook relevante inzichten te extraheren die cruciaal zijn voor zaakbeheer.
- Hogere klanttevredenheid door snellere reacties en verbeterde dienstverlening, wat vertrouwen en tevredenheid in publieke diensten bevordert. Minder tijd kwijt aan het zoeken naar relevante informatie en betere zoekresultaten zorgen ervoor dat beslissingen beter aansluiten bij regels en voorschriften, wat de voorspelbaarheid en tevredenheid verhoogt.
Conclusie
De integratie van AI in zoek- en vindfunctionaliteiten biedt een belangrijke kans voor de publieke sector om de efficiëntie en effectiviteit van zaakbeheer te verbeteren. Door AI-gestuurde zoekoplossingen te omarmen, kunnen organisaties de beperkingen van traditionele zoekmethoden overwinnen en nieuwe mogelijkheden benutten om dienstverlening en klanttevredenheid te verbeteren. Het is tijd voor de publieke sector om de toekomst van zoeken en vinden met AI te omarmen.
Wil je meer weten over de mogelijkheden van AI voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.
