Analytics kan overheid ‘lean & mean’ maken

De overheid beschikt over enorme hoeveelheden ongestructureerde informatie in verschillende bronnen, te veel om allemaal te standaardiseren en harmoniseren in één systeem. Snel beslissen en verantwoording afleggen wordt zo steeds moeilijker omdat ambtenaren moeite hebben het relevante van het niet-relevante te onderscheiden. Het verzamelen van gegevens in reactie op beleidsvragen gaat te langzaam. “Er worden grote projecten gestart die voor het beleid van gisteren pas vandaag een oplossing creëren, die pas morgen gebruikt kan worden. En ondertussen verandert de wereld”, stelt Marc Teerlink, global strategist van IBM. Maar standaardiseren en harmoniseren van al die data hóeft ook niet, vindt hij. Diezelfde overheid kan sneller zinvolle feiten en inzichten halen uit al die ongestructureerde databronnen en zo een doelmatige en compacte overheid worden – en ook nog een aantrekkelijke werkgever blijven – met moderne analysehulpmiddelen en -methodieken.

Consistent

‘Analytics’, een verzamelterm voor rapportages, gegevensaggregatie en allerlei vormen van analyse en patroonherkenning, wordt in het bedrijfsleven gemeengoed. Maar de overheid kan er evengoed mee uit de voeten, stelt Teerlink. Bijvoorbeeld om haar dienstverleningstaken te vervullen. “Wat nu als je als overheid snel antwoord kunt geven over meerdere regelgevingen en vooral ook consistent: dat de ene medewerker hetzelfde antwoord geeft als de andere. De burger hoeft dan niet meer langs verschillende portals en te proberen wijs te worden uit regelgeving van hoogheemraadschap, gemeenten, welstandscommissie, provincie enzovoort.”
Om te bewijzen dat zoiets kan nam IBM het dit voorjaar in de VS op tegen de twee beste spelers van het TV-spel Jeopardy, dat om feitenkennis draait. Met duizenden analysemodellen en een flinke hoeveelheid ongestructureerde gegevens uit databases en krantenberichten wist de IBM-computer het spel te winnen.

Proactief

Net zo min als hét bedrijfsleven bestaat, kun je praten over dé overheid. De toepassingsmogelijkheden van analytics variëren dus. Teerlink noemt een aantal gebieden waar voordelen te behalen zijn. “Het eerste is het realiseren van kostenefficiëntie in informatiebeheer. De projecten kunnen kleiner en goedkoper. Daarnaast verbeter je met analytics de efficiëntie van de primaire processen; minder data en informatie vergaren, maar ook minder mensen die spreadsheets heen en weer sturen. Ten derde kan analytics dienen voor het valideren en proactief neerzetten van beleid. Niet zozeer ‘wat is er gebeurd’, maar ‘wat is de trend en wat gaat er gebeuren’.”
Een goede aanpak is doorgaans toegespitst op een beperkte problematiek, vindt Teerlink. “Het New York Police Department kan nu over verschillende stadsdelen en bronsystemen heen constateren of er een patroon zit in wat mensen uithalen. Zo kan sneller geanticipeerd worden op crimineel gedrag. Dat alles is gebeurd zonder aan de operationele bronsystemen te tornen.”
Het aanzwengelen van de inzet van analytics moet (net als in het bedrijfsleven) wel van bovenaf gebeuren. Als een kleine afdeling het initiatief neemt en succes heeft gaat daarna een andere afdeling precies hetzelfde doen, omdat niemand de drijfveer heeft om het integraal aan te pakken.

Voorbeeld

Een voorbeeld dichter bij huis. “De meeste gemeenten weten niet zeker hoeveel inwoners ze hebben. Niet iedereen zit juist in het GBA, want niet iedereen meldt zich. Dat kan gelden voor expats, tijdelijk inwonenden die min of meer permanent worden, of gewoon mensen die in een sociaal gat zijn gevallen. Maar er zijn andere bronnen, want ze betalen wel wegenbelasting, inkomstenbelasting, de huur, WOZ, waterschapsbelasting, energierekeningen enzovoort. Tel die dingen bij elkaar op en je komt tot een redelijk goede telling. Veel beter dan de steekproef die nu gemeengoed is.”
Het programma Compacte Rijksdienst van de Nederlandse regering biedt ook perspectieven voor een analyticsaanpak, denkt Rob Nijman, plaatsvervangend directeur Overheid van IBM Nederland. “Dan gaat het ook over de bedrijfsvoering van de overheid zelf en hoe die met ICT, financiën, HR enzovoort omgaat. Je kunt de koninklijke weg bewandelen door de systemen van die elf ministeries en al die uitvoeringsorganisaties eerst te harmoniseren. Óf je kunt een weg als deze kiezen, waarbij je op een andere manier naar de data van die organisaties kijkt en probeert er op die manier een compacte rijksdienst van te maken. Dat lijkt me een heel beloftevol verhaal.” Het onderwerp zou dus door een van de CIO’s in de Interdepartementale Commissie van CIO’s (ICCIO) opgepakt kunnen worden.

Talent

Teerlink ziet ten slotte nog een bijkomend voordeel van analytics: het vasthouden van goede ambtenaren. “Als je als ambtenaar coole dingen kunt doen met gegevens en daardoor sneller beleidsmatig bezig kunt zijn, is het dan niet opeens een stuk aantrekkelijker om bij de overheid te werken?”

IBM heeft twee papers uitgebracht over het onderwerp analytics, die te downloaden zijn van de IBM-website:
• The power of analytics for public sector – Building analytics competency to accelerate outcomes
• Customer analytics pay off – Driving top-line growth by bringing science to the art of marketing