Het eerste jaar van overdracht van 450 applicaties aan een externe dienstverlener heeft de Dienst ICT Uitvoering van het ministerie van Economische Zaken (Dictu) niet alleen een ‘aanzienlijke kostenbesparing’ opgeleverd, maar ook optimalisatie van de uitbestede toepassingen.
Op 22 juni 2012 zette EZ de opdracht ‘Applicatieservices DICTU’ in de markt en na offertes van Logica, Atos, Inter Access, Sogeti en IBM kon het ministerie 21 juni 2013 bekendmaken dat het de laatste was geworden. Dictu sloot met IBM een contract en ging een partnerschap aan voor de duur van vier jaar met de optie van drie maal een jaar verlenging. In de sessie ‘Innovatie onder de motorkap’ van het iBestuur Congres 2015 lichtten Dictu-directeur Willem Zwalve en Hans Deijkers, executive partner IBM, de achtergrond toe en verhaalden van de eerste ervaringen.
Dictu ontwikkelt en beheert ICT-systemen, levert infrastructuur en werkplekken, beheert complexe ketens en specialiseert zich daarbij op onder meer inspecties, registers, digitale toegang en subsidiesystemen. In 2005 begonnen als centrale ICT-organisatie van het toenmalige ministerie van LNV, maakt Dictu (met dat bestuursdomein) inmiddels deel uit van EZ en levert steeds meer ook aan andere onderdelen van de rijksoverheid.
Om zich te kunnen concentreren op de strategische voorzieningen (kennisintensief, structureel van aard en met hoge beschikbaarheidseisen) wilde DICTU de rest de deur uit. Een gigantische operatie, waarbij met de 450 applicaties volgens Zwalve ook ‘honderden Gigabytes’ aan documentatie meeging. De ICT-uitvoeringsdienst wilde daarmee niet alleen af van het onderhoud, nodig ter bestrijding van functionele en technologische veroudering, maar wenste ook geen omkijken meer naar optimalisatie, rationalisatie en innovatie.
Voor IBM betekende dat de inrichting van een ontwikkelstraat en testomgeving, waarop bijvoorbeeld diverse applicaties zijn gestabiliseerd door ze op eenzelfde platform te laten functioneren. Ook konden zo enkele tientallen applicaties worden uitgefaseerd. IBM wordt geacht zich continu in te zetten voor verbetering van de dienstverlening via Dictu als leverancier aan de eindgebruikers.
De door Deijkers geclaimde ‘aanzienlijke kostenbesparing’ liet deze desgevraagd door Zwalve concretiseren. Dat was niet eenvoudig. Bij Dictu hadden zich 15 fte met de later uitbestede activiteiten beziggehouden, samen goed voor 1,5 â 2 miljoen euro aan kosten, maar het plaatje werd gecompliceerd door enkele niet nader toegelichte factoren, waardoor het met een slag om de arm op 2,5 ton tot een half miljoen per jaar uitkwam. Het ging echter niet alleen om geld, maar ook om ontzorgen en daarover was Dictu zonder reserve content.
Als belangrijkste succesfactor noemde Deijkers het fijn getunede partnerschap tussen zijn bedrijf en Dictu. Aan zijn kant wordt dat ingevuld door IBM Services Center Groningen, dat bevolkt wordt door jonge professionals met forse ontwikkel- en beheercompetenties die skills niet alleen snel kunnen adopteren, zoals hij zijn gehoor voorhield, maar zich ook breed laten inzetten. Hun toewijding komt tot uitdrukking in lange dienstverbanden. Zij houden maandelijks met hun counterparts bij Dictu brainstormsessies over optimalisatie en innovatie en komen jaarlijks met drie innovatievoorstellen, compleet met business case. Daarbij is ‘out of the box’-denken het credo.
Naast genoemde kostenreductie en uitfasering van applicaties noemde Deijkers als resultaat van het eerste jaar een, door opschoning van de documentatie, verminderd risico van het wegvloeien van kennis en de transitie van oude functies naar nieuwe technologieën. Samenvattend formuleerde hij het aldus: “Innovatie van bestaande portfolio’s onder de motorkap kan aanzienlijke kostenbesparingen creëren, en nieuw leven inblazen.”
