Op weg naar modernisering applicatieomgeving voor het Ministerie van Economische Zaken

Binnen omvangrijke en complexe organisaties als het Ministerie van Economische Zaken is het daarom van belang het applicatielandschap goed inzichtelijk te krijgen. Alleen dan kan gecontroleerd worden welke applicaties daadwerkelijk waarde toevoegen.

Onlangs werd aangekondigd dat IBM ondersteunende werkzaamheden gaat uitvoeren bij de Dienst ICT Uitvoering (Dictu) om een groot deel van het applicatieportfolio van het Ministerie van Economische Zaken te gaan moderniseren en de beheeractiviteiten te stroomlijnen. Met meer dan 350 applicaties binnen verschillende functionele domeinen is het noodzakelijk om op constante basis het beheer van iedere toepassing nauwkeurig onder de loep te nemen, zodat de kosten van het softwareportfolio beheersbaar blijft.

Applicaties vertegenwoordigen de bedrijfsprocessen van een organisatie. Doordat deze voortvloeien uit de kennis die de betrokkenen leveren, hebben medewerkers er vaak een persoonlijke band mee. Applicaties staan zo symbool voor de bedrijfsprocessen waaraan de betrokkenen hun bestaansrecht ontlenen. Dit maakt het moeilijker voor hen om er afstand van te nemen, met als risico dat het lastig is om het nut en de effectiviteit zakelijk te beoordelen.

Bij veel organisaties gaat het leeuwendeel van het ICT-budget naar het beheer van bestaande applicaties, en blijft er slechts een (te) beperkt deel over voor de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten die de innovatiekracht van een organisatie weerspiegelen. Zeker bij het samengaan van afdelingen of reorganisaties ontstaan er inefficiënte conflictsituaties. Als organisaties samenvloeien worden er van verschillende kanten applicaties ‘ingebracht’ die functionaliteiten bevatten die elkaar kunnen overlappen. Wanneer de nieuwe organisatie zijn eigen standaarden definieert, zou een deel van die applicaties daar waarschijnlijk niet meer aan voldoen. Evengoed blijven ze vaak behouden. Los van deze dynamiek vormen maatwerktoevoegingen aan applicaties binnen één organisatie al een uitdaging voor de applicatiebeheerder, functioneel en technisch. Het resultaat is stammenstrijd en hoge beheerkosten.

Gedegen Applicatie Portfolio Management, waaronder permanente aandacht voor Applicatierationalisatie, is daarom van groot belang. Daarmee wordt via verschillende invalshoeken objectief gekeken naar nut, noodzaak en toekomstbestendigheid van applicaties. Met de keuze voor IBM slaat het Ministerie van Economische Zaken een weg in waarbij rationalisatie een belangrijke rol speelt De komende vier jaar zal IBM ondersteuning bieden op generieke pakketsoftware, maatwerkapplicaties op basis van standaard pakketten als ook volledige maatwerkapplicaties. Tevens zijn we verantwoordelijk voor het beheer, klein onderhoud en releasematig onderhoud van deze applicaties.

De juiste dienstverlener is in staat grip op de benodigde kenmerken van applicaties te krijgen. Een goed uitgangspunt is de gezamenlijke visie binnen de organisatie op het eindresultaat. Die visie dient terugvertaald te worden naar beheersbare stappen en deelprogramma’s die tot kostenbesparingen en innovatiepotentieel leiden. Voor een overheidsorganisatie als het Ministerie van Economische Zaken is dit de aanbevolen weg, omdat er rekening wordt gehouden met het complexe stakeholderveld en de dynamiek die de (huidige) overheidswereld eigen is.