Het outsourcen van ICT aan ‘de markt’ is een reële optie met besparingspotentie. Maar zulke allianties vergen wel wederzijds vertrouwen en geloof in elkaars kennis. Het ‘hoe’ moet niet leidend zijn.
iBestuur Congres 2014, 15 januari, Den Bosch
Bezoek de IBM-sessie ‘Publiekprivaat Bouwen’:
Overheid en outsourcing van ICT: risico of kans? Vooruitlopend op de uitkomst van hét Kamer-onderzoek bespreken Edgar Heijmans (minBZK) en George Duyneveldt (IBM) hoe ICT-projecten tussen overheid en markt wél succesvol kunnen zijn.
Kavel 7: iBestuur, zaal Dexter 25-26, 14.00 uur tot 14.30 uur.
In het najaar van 2014 wordt het eindrapport verwacht van het parlementaire onderzoek naar falende ICT-projecten bij de overheid. “Wat gaat er mis, hoe kan het beter en kan het voor minder?” omschreef een kamerlid de belangrijkste onderzoeksvraag. Aanleiding voor het onderzoek zijn overschrijdingen in tijd en budget, en kwaliteitsproblemen bij projecten als C2000 en het EPD.
Ondertussen lijkt het wel of het beeld bestaat dat ICT-projecten van de overheid bij voorbaat kansloos zijn. Vooruitlopend op de uitkomst van het parlementaire onderzoek willen wij in dit artikel graag aangeven hoe ICT-projecten tussen overheid en markt (outsourcing) wél succesvol kunnen zijn.
ICT is een jonge industrie die zich razendsnel ontwikkelt. Veel innovaties volgen elkaar in hoog tempo op. Een steile learning curve is hier inherent aan. Binnen de overheid is het onomkeerbaar dat bedrijfsprocessen afhankelijk zijn van ICT-dienstverlening. Maar ICT is nooit corebusiness van de overheid geweest en moet dat ook niet worden. Kortom, ICT-projecten zullen alleen succesvol zijn als de overheid goed samenwerkt met de markt.
Wat maakt een alliantie succesvol?
De overheid heeft allianties met de markt nodig om succesvol te kunnen zijn bij ICT-projecten. Allianties moeten dan wel veel verder gaan dan de gebruikelijke opdrachtgever-leverancierrelatie. In die traditionele samenwerkingsvorm wordt een leverancier verteld wat nodig is, die op zijn beurt vervolgens precies levert wat gevraagd wordt.
ICT-projecten falen zelden omdat de techniek hapert of, omgekeerd, zijn zelden succesvol omdat de applicaties feilloos draaien. Het succes ligt geborgd in de samenwerking, in de manier van samenwerken.
Anticiperen en vertrouwen
Een strategische partner anticipeert op wat de ander nodig heeft en gaat coalities aan op basis van vertrouwen. Wantrouwen is een splijtzwam. Wie er niet van overtuigd is dat je samen succesvoller zult zijn dan alleen, moet niet aan publiek-private samenwerking (PPS) beginnen. Wie de ICT-markt ervan verdenkt dat het hem enkel en alleen om het geld te doen is en de specificaties waar mogelijk dichttimmert, is niet klaar voor PPS.
Uitvragen richten zich meer en meer op resultaat en voorkomen overspecificatie. De overheid richt zich op de regierol, de markt neemt zijn eigen verantwoordelijkheid. Er zijn goede voorbeelden waarin de markt met de gegeven vrijheden bewezen heeft binnen het budget en op tijd de gevraagde resultaatverplichting te kunnen leveren.
Een goede samenwerking is ook in staat te anticiperen op innovaties die bij aanvang nog niet kunnen worden voorzien. Ook daarom moet de initiële vraag bij outsourcing functioneel zijn: niet beschrijven hoe de dienstverlening moet worden uitgevoerd, maar wat de doelstelling van de diensten is.
Transparantie moet
De uitgangspunten voor een succesvolle strategische alliantie zijn elkaar vertrouwen, overtuigd zijn van elkaars capaciteiten, ervan uitgaan dat de ander het goed zal doen. Dit betekent niet dat de partijen elkaar niet hoeven te controleren. De ervaring leert dat openheid en transparantie zeer belangrijke succesfactoren zijn. Zijn rapportages niet helder en duidelijk, dan kan dat onbedoeld, en onterecht, de indruk wekken dat er iets te verbergen valt. Van belang is de problemen tijdig te bespreken.
Voorbeelden
In Nederland staat publiek-private samenwerking binnen het ICT-domein nog in de kinderschoenen. Omvangrijke voorbeelden zijn er nog niet. Voor een project van grote omvang zijn er wel goede voorbeelden te vinden in de buurlanden, zoals het Verenigd Koninkrijk, waar HM Revenue & Customs (aandeel 10 procent) samenwerkt met een consortium onder leiding van de markt (aandeel 90 procent) in een tienjarig contract.
In Duitsland is het project Herkules van het Duitse ministerie van Defensie een aansprekend voorbeeld, looptijd tien jaar en omvang meer dan 7,1 miljard euro. Herkules is tot op heden het grootste privaat-publieke ICT-samenwerkingsproject in Europa. Het doel is de civiele administratieve informatie- en communicatietechniek van het Duitse leger te moderniseren.
Een motivatie voor samenwerking was dat de modernisering van het Duitse leger niet zelfstandig zou kunnen worden doorgevoerd, door het gebrek aan financiële middelen bij defensie. De modernisering is sneller en efficiënter tot stand gekomen, juist door inzet van de marktpartijen en door gebruik te maken van hun technologische capaciteiten, projectmanagement en de financiële mogelijkheden.
Dus: risico of kans?
Rijk en burger zullen per 2017 volledig digitaal communiceren. Als overheid en markt bereid zijn strategische allianties aan te gaan en op elkaars kennis en kunde te kapitaliseren, zonder blind te zijn voor de risico’s, dan is het mogelijk die doelstelling zonder falen of enquêtes te realiseren. De allianties zullen ons als maatschappelijk collectief verder brengen. Het is aan de overheid en de markt om dit potentieel voor het Rijk te laten werken.
George van Duyneveldt, Rob Nijman, IBM Nederland B.V. – Sector Overheid
