Contacten en kennisuitwisseling tussen overheden en ICT-bedrijven liggen gevoelig, zoveel is wel duidelijk geworden. Maar voor het verkrijgen van inzicht in de vraagstukken waar die overheden mee worstelen is overleg onontbeerlijk.
Onder andere het iBestuur Congres draagt bij aan wederzijdse kennis en begrip bij overheidsorganisaties en ICT-leveranciers.
Het jaarwisselingsnummer van dit iBestuur magazine staat traditioneel in het teken van het iBestuur-congres. Een congres dat in een belangrijke behoefte voorziet omdat het bijdraagt aan wederzijdse kennis en begrip bij overheidsorganisaties en ICT-leveranciers.
Ik stel vast dat dergelijke initiatieven in het afgelopen jaar door een aantal serieuze media van kritisch commentaar zijn voorzien. Zo zouden ze met name ‘gezelligheid’ en een wel erg grote onderlinge verbondenheid uitstralen. Terwijl symposia, congressen en in het algemeen kennisoverdracht-bijeenkomsten toch primair in een belangrijke inhoudelijke behoefte voorzien. De publieke zaak is gediend met adviseurs en leveranciers die de publieke sector goed begrijpen. Slechts dan kunnen zij dienstbaar en succesvol zijn.
De kritische opmerkingen verdienen een welwillend luisterend oor. Maar waar nodig ook een inhoudelijk weerwoord. De wezenlijke vraag gaat niet zozeer over symposia, maar over de noodzaak voor overheden en ICT-bedrijfsleven om elkaar voldoende te kennen.
Complexiteit
ICT-bedrijven zoeken, onder andere via contacten met overheden, de kennis die nodig is om complexe of specialistische ICT-projecten voor de opdrachtgevers tot een goed einde te brengen. Of, want zo is de aanloop naar een project, om er in een aanbestedingsproces een serieus te overwegen aanbieding voor te kunnen doen. Hoe werkt die overheidsorganisatie? Wie worden door hen bediend? Wat zijn de belangrijkste baten (ook de maatschappelijke) die een ICT-project moet opleveren? Welke standaarden vindt de organisatie belangrijk? Een deel van die informatie is gedurende een aanbestedingsproces eenvoudig over te brengen. Voor andere informatie geldt dat minder. Daarvoor is rechtstreeks contact noodzakelijk.
Overheden werken mee aan die kennisoverdracht, of nemen daartoe – het afgelopen jaar helaas minder vaak dan daarvoor – zelf het initiatief. De overheid, als vertegenwoordiger van ons allemaal, heeft daar zelf dan ook veel baat bij. Overheid en ICT-bedrijfsleven weten dat er regels zijn die dergelijke contacten aan voorwaarden verbinden. Zo kunnen contacten tussen een potentiële leverancier en een dito opdrachtgever niet plaatsvinden tijdens of vlak voor een aanbestedingsprocedure over het onderwerp van die aanbesteding. Als er op dergelijke momenten wel informatie ter tafel komt, dient deze breed in de markt gedeeld te worden. De antwoorden op gestelde vragen binnen een aanbestedingsprocedure worden gedeeld met alle partijen die een aanbieding overwegen.
Haalbaarheid
Op andere momenten – zoals ver voordat een aanbesteding verwacht wordt, of als er nog geen zekerheid is of die er überhaupt komt – is het kunnen uitwisselen van specifieke informatie van groot belang. Overweegt de aanbestedende overheidsorganisatie om een dienst of product uit te vragen dat inderdaad door (een deel van) de markt geleverd kan worden? Belangrijk om te weten voor de inhoudelijk betrokken afdeling van de opdrachtgever, en voor diens inkoopafdeling. Voor een willekeurig bedrijf: past een verwachte aanvraag bij mij? Zou ik moeten aanbieden of is het beter me ergens anders op te richten?
‘Het vergroten van de afstand tussen partijen is niet echt de optimale oplossing gebleken’
(Maxim Februari over aanbesteden, NRC, 3 februari 2015)
Een veel gehoord tegengeluid: hoe kan het zijn dat die contacten echt nódig zijn? ICT-bedrijven weten toch wel wat ze moeten leveren? Zo niet, dan zijn ze geen knip voor de neus waard! Een voor de hand liggende redenatie, en toch geen correcte. ICT-projecten, zeker die met specifieke functionaliteit te maken hebben, zijn grofweg een bundeling van domeinkennis, projectvaardigheden en technologie. Het Kadaster is geen Belastingdienst, Rijkswaterstaat is geen CBS. Overheidsorganisaties, zeker op rijksniveau, zijn doorgaans ‘monopolisten’ op het gebied van hun primaire taken. Kennis van hun processen komt voort uit studie, verdieping, en jazeker, contacten in groot en klein verband.
Aanbestedingsprocessen zorgen ervoor dat geïnteresseerde partijen dezelfde informatie ontvangen van de overheid. Maar ICT-bedrijven kunnen buiten deze processen natuurlijk zelf ook aan informatiegaring doen. Een bakker die zich meer verdiept in de achtergronden van de knapperige korst scoort ook beter bij zijn klanten dan de amateur die denkt ook wel een broodje te kunnen verkopen.
iDialoog
Dat zowel de overheid als het ICT-bedrijfsleven een dergelijke kennisuitwisseling van belang vindt, toont het gezamenlijk onderschrijven van de zogeheten iDialoog, een belangrijke intentieverklaring die een aantal vormen van kennisuitwisseling ondersteunt.
Zonder het elkaar voldoende kennen mislukken ICT-projecten eerder, of leveren ze wellicht niet de beoogde functionele uitkomsten, ook al voldoen ze voor honderd procent aan de gevraagde technische specificaties. Wie wil dat risico nemen?
Ondanks dat ICT een jonge bedrijfstak is, is de technische ontwikkeling binnen die bedrijfstak zo hard gegaan dat er in grote mate sprake is van specialisatie. Alleen grote organisaties, ook binnen de overheid, kunnen nog zelf informatiebouwstenen ontwikkelen. Voor de rest bakt de overheid zijn eigen brood niet meer. Het wordt ingekocht of uitbesteed. De partij met de beste kennis van zaken en de beste prijs wint.
Die kennis van zaken komt niet zomaar uit de lucht vallen. Daar moet je iets voor doen.
