Zonder informatie geen politieke besluitvorming, geen beleid en geen uitvoering. Het op orde zijn en houden van de informatiehuishouding is essentieel voor een goed functionerende overheid. Sprekers onder andere Sylvia Bronmans, directeur SSC-ICT Haaglanden en Hans Kaashoek, expert in Enterprise Information Management. Het iBestuur symposium vond plaats in Nieuwspoort (Den Haag) op 16 juni 2015.
Grote organisaties zitten vaak opgescheept met een informatiebrij, die ondoorzichtig is voor medewerkers en klanten (en burgers). Een moderne informatiehuishouding gaat veel verder dan ‘het archief op orde houden’; die moet het primaire proces ondersteunen. Van contentmanagement voor de medewerker naar informatiemanagement voor de organisatie.
In presentaties en discussies wordt ingegaan op de nieuwste ontwikkelingen in het opslaan en toegankelijk maken van informatie. Uiteraard komen ook de huidige vraagstukken, zoals zaakgericht werken, en de praktijk van de informatiehuishouding van de overheid aan bod.
Sprekers zijn onder andere:
- Hans Kaashoek, expert in Enterprise Information Management en managing partner bij Strategy Partners.
- Sylvia Bronmans, directeur SSC-ICT Haagladen, voorheen directeur P-Direkt en directeur ICT bij het ministerie van Binnenlandse Zaken.
- Gespreksleiding: Marcel Thaens
Het symposium werd georganiseerd door iBestuur, in samenwerking met IBM.
In iBestuur magazine nummer 14 verscheen onderstaand artikel als opmaat naar deze bijeenkomst.
De informatiehuishouding op orde
Informatie is de grondstof voor de overheid. Het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding is dan ook essentieel. Over digitale dossiers, zaakgericht werken en slimme analyse.
door: Marieke Vos
Er zijn twee soorten informatie als het gaat om de informatiehuishouding: gestructureerde en ongestructureerde. Gestructureerde informatie ligt vast in databases, zoals in een ERP-systeem. De rest is ongestructureerde informatie, zoals documenten, e-mails, foto’s en berichten op social media. Voor de overheid is ongestructureerde informatie van groot belang. Dit is immers de informatie die wordt gebruikt om beleid te maken, subsidies en vergunningen te verlenen, Kamervragen te beantwoorden. Het opslaan en toegankelijk maken van ongestructureerde informatie wordt ondersteund door software die valt onder de naam EIM: Enterprise Information Management. Software voor workflow, documentmanagement, procesmanagement en casemanagement vallen onder EIM.
Fantastische plannen
Hans Kaashoek is managing partner bij Strategy Partners. Hij onderzoekt en adviseert organisaties over EIM. Het op orde hebben van je digitale informatiehuishouding is een vereiste voor het realiseren van je digitale ambities, stelt hij. “Wij zien veel organisaties die samen met een strategisch communicatieadviesbureau fantastische plannen hebben voor digitale interactie en dienstverlening. Als je dan gaat kijken in hun informatiehuishouding, dan blijkt dat ze meerdere ECM-systemen gebruiken, twee e-mailsystemen, tientallen Sharepoint-systemen, allemaal met verschillende inhoud en inrichtingen… Dan kun je nog zulke mooie plannen maken; zolang je dit niet op orde hebt, strand je in de kwaliteit van je dienstverlening.”
Het op orde brengen van de informatiehuishouding heeft technische aspecten, maar minstens zo belangrijke organisatorische consequenties. “Het vraagt onder meer vaak om een analyse, (her)classificatie en consolidatie, zodat je informatie actualiseert en gaat ordenen in het belang van de organisatie, in plaats van in het belang van een afdeling. Het gaat ook om de wil tot veranderen, om de competentie te kunnen veranderen.” Kaashoek noemt als voorbeeld van een succesvol EIM-traject een grote uitvoeringsinstelling waar alle informatie was geordend per gespecialiseerde afdeling. “Deze instelling wilde transformeren naar een generieke kennisorganisatie, waarin alle medewerkers toegang kregen tot alle informatie, ondersteund door een adequaat EIM. Dat is gelukt, men heeft de structuur volledig omgegooid. Dat was een proces van heel zorgvuldige heranalyse en herclassificatie van informatie.”
Nieuwe versie DigiJust
Een zestal departementen gebruikt het documentmanagementsysteem van Filenet, inmiddels onderdeel van IBM. Ze bouwden dat uit met functionaliteit voor zaakgericht werken. Deze koppelt alle benodigde informatie, het proces en de betrokken personen aan een zaak. Dit maakt het proces efficiënter en het maakt dat achteraf verantwoord kan worden hoe het proces is verlopen. Zoals het verlenen van een subsidie of het beantwoorden van een Kamervraag. Rik Kop, senior ECM sales specialist bij IBM, vertelt dat meerdere departementen inmiddels bezig zijn om deze maatwerksystemen te vervangen door standaardsoftware voor zaakmanagement. “De beheerkosten lopen steeds verder op en er is inmiddels goede standaardsoftware voorhanden.”
Het ministerie van V&J gebruikt sinds 2006 het documentmanagementsysteem DigiJust, gebaseerd op IBM/Filenet. Momenteel wordt gewerkt aan een vernieuwde versie. Hierbij wordt zo veel mogelijk gebruikgemaakt van standaardfunctionaliteit, bijvoorbeeld de Advanced Case Management-module van IBM. Gerben Kleine, senior adviseur Bedrijfsvoering bij V&J: “In nauwe samenwerking met een gebruikersgroep bouwen we dit jaar in iteraties de diverse functionaliteit van het nieuwe DigiJust. Eind dit jaar wordt de oude versie vervangen door de nieuwe omgeving.” Die heeft een intuïtievere gebruikersinterface. “Je kunt bijvoorbeeld documenten naar mappen slepen. Omdat het standaardsoftware is, kunnen we in de ontwikkeling samenwerken met andere ministeries. Dat doen we bijvoorbeeld met VWS en BZK. Zij maken gebruik van hetzelfde IBM-systeem.” Ook benut V&J de overgang naar het nieuwe systeem om de informatiehuishouding op te schonen. “We kijken hoe we dit deels geautomatiseerd kunnen doen, ook als het straks in gebruik is.”
Watson
Het wordt in het nieuwe systeem gemakkelijker om zaakgericht te werken, meer greep te krijgen op goedkeuringsprocessen en om digitaal duurzaam te archiveren, vertelt Kleine. Met de nieuwe DigiJust wordt het aantal gebruikers bovendien uitgebreid: het oude DigiJust wordt gebruikt door het bestuursdepartement, bij het nieuwe systeem sluiten ook grote delen van taakorganisaties aan, zoals de IND en de Raad voor de Kinderbescherming. “We zijn nu met hen aan het onderzoeken hoe dit het beste kan. Dit project heeft niet alleen technische, maar vooral ook organisatorische en informatiekundige aspecten. Je wilt bijvoorbeeld wel dat iedereen informatie op een eenduidige manier opslaat.”
Als informatie goed digitaal ontsloten is, wordt een volgende stap mogelijk, zegt Kop van IBM: “Datamining op content. Wat al langere tijd gebruikelijk is bij gestructureerde data, kan ook met documenten.” IBM laat met supercomputer Watson zien wat mogelijk is. Watson analyseert razendsnel enorme hoeveelheden informatie en kan daarmee ook de overheid ondersteunen, bijvoorbeeld bij het opsporen van overlappingen in wet- en regelgeving. Op deze manier gaat een informatiehuishouding die op orde is echt helpen om het werk van de overheid gemakkelijker en beter te maken.