eerder verschenen nummers

zoeken binnen de website

Waar is de informatievolwassen bestuurder?

door: Frans Smit | 10 november 2016

Bestuurders lijken niet te beseffen dat de bal bij hen ligt als het gaat om de opbouw en toegankelijkheid van archieven. Zij zijn toch echt wettelijk verplicht om goed te zorgen voor de informatie die de overheid genereert en beheert. Daar zijn wat simpele stappen voor te zetten.


Eerder dit jaar was ik bij een bijeenkomst over het duurzaam beheer van informatie voor bestuurders en (laat ik ons zo maar noemen) ‘informatiemensen’. Daar stelde een bestuurder tot mijn verbijstering dat ‘de bestuurders door de ambtenaren verleid moeten worden om het onderwerp van belang te vinden’. Pardon? Hier ligt de bal toch echt bij de bestuurders! Er zijn er te weinig die waarmaken wat ze volgens de wet zijn: zorgdrager!

Al sinds de jaren negentig van de vorige eeuw waarschuwen instanties als de Algemene Rekenkamer, de Rijksinspectie en talloze gemeentelijke rekenkamers en inspecteurs dat het niet goed gaat met het zorgen voor digitale informatie die de neerslag vormt van het handelen van de overheid. We noemen die informatie ook wel: archieven.

Klagen

Niet alleen de experts signaleren al zo’n 20 jaar dat de overheid beter op zijn informatie moet letten, ook politici doen dat. Maar dan alleen als ze er zelf last van hebben. Het gebeurt regelmatig dat gekozen raadsleden en Kamerleden klagen over het gegeven dat informatie bij gemeenten, rijksinstellingen of andere overheidsorganisaties niet, of anders slechts na veel moeite beschikbaar is. Zo klaagde de raadscommissie daarover in 2010 bij de Noord-Zuidlijn in Amsterdam. Dat ging zelfs zover dat de commissie stelde dat de wethouder (dus de zorgdrager die toegankelijkheid moet waarborgen) archiefstukken niet beschikbaar wilde stellen. De gecontroleerde speelde de baas over de controleur. Bij het recente onderzoek naar het Fyra-debacle was het niet anders. En de commissie-Elias klaagde al over hetzelfde. Het bizarre is dat geen van die commissies heeft aanbevolen om het beheer van de informatie flink te verbeteren. De kans is dus ook groot dat een kamercommissie bij het volgende schandaal weer hetzelfde constateert, zonder dat er iets gebeurt. Politici ijveren ook zelden voor investeringen om de beschikbaarheid van informatie te verbeteren.

Politici merken regelmatig dat informatie bij de de overheid niet of moeilijk boven water komt.

In de laatste jaren zijn nieuwe wetten en regels vastgesteld op informatiegebied. En dat zal de komende jaren doorgaan. Belangrijke nieuwe wetten bij ons zijn de Wet hergebruik van overheidsinformatie en de aanstaande Wet open overheid. Daarnaast is de regelgeving inzake privacy aangescherpt. Als overheden bescherming van persoonsgegevens van burgers en medewerkers al niet serieus namen, dan is er nu ook een stok om ze mee te slaan: een flinke boete.

Verleiden?

Maar niemand heeft het over de basis van gezonde overheidsinformatie: voor je informatie zorgen. Om ervoor te zorgen dat je informatie blijft bestaan. Zonder een goed beheer van je informatie kun je een open overheid vergeten. Je kunt niet waarborgen dat je burgers erop kunnen vertrouwen dat je goed met hun persoonlijke informatie omgaat. Je kunt nooit vaststellen of het echt goed zit met de veiligheid. Zorgen voor informatie betekent ook: werken aan de opbouw van een betrouwbaar en toegankelijk geheugen waardoor toekomstige generaties kunnen begrijpen wat er in onze tijd gebeurde. Mag ik aannemen dat bestuurders niet ‘verleid’ hoeven te worden om in te zien wat daar belangrijk aan is? De digitalisering van de wereld is een veel te overweldigend fenomeen om volledig te overzien door wie dan ook. Dat zou een extra reden moeten zijn om vol in te zetten op goede zorg voor informatie, zodat duurzaamheid zoveel mogelijk geborgd wordt. Na een jaar of dertig experimenteren hebben we informatievolwassen bestuurders nodig. Die handelen naar wat ze zijn: zorgdragers.

Bestuurder aan zet

Wat kan een bestuurder doen om beter te zorgen voor overheidsinformatie in deze dynamische tijden?

• De enige manier om in een digitale wereld zekerheid te verkrijgen dat informatie goed wordt bewaard, is om het meteen bij het begin te regelen. Achteraf een digitaal archief op orde krijgen is een praktische onmogelijkheid. Zorg ervoor dat ‘archiving by Design’ in de praktijk wordt gebracht. Eis dit in de ontwikkeling van ieder nieuw project of programma.

• Gelukkig is het zo dat veel bestuurders inmiddels beseffen hoe belangrijk privacy en informatieveiligheid zijn. Het is handig om van die 2-eenheid een 3-eenheid te maken: governance op informatie veronderstelt dat privacy, veiligheid én beheer altijd goed geregeld zijn! Zorg ervoor dat die onderwerpen als 3-eenheid in ieder beleidsstuk, plan of programma aan de orde komen.

• De meest concrete tip: zorg ervoor dat in besluitvorming altijd wordt nagegaan welke maatregelen genomen moeten worden om de zorg voor informatie te waarborgen. Geen besluit zonder item over concrete maatregelen ten aanzien van de zorg voor informatie.

In de informatiemaatschappij is ICT maar een deel van het verhaal. Een werkelijk informatievolwassen maatschappij beschikt natuurlijk over infrastructuur maar heeft bovenal kennis, inzicht en vaardigheden nodig om informatie te kunnen begrijpen en te kunnen verwerken. Met een Generieke Digitale Infrastructuur alleen kom je er dus bij lange na niet. Er is vooral kennis en inzicht in de waarde van de informatie zelf nodig. En die waarde blijft alleen behouden als goed voor die informatie wordt gezorgd. Een informatievolwassen bestuurder is derhalve een bestuurder die zelfstandig en betrokken handelt naar wat hij is: een zorgdrager. En die zichzelf dus prima kan verleiden.

Frans Smit is senior beleidsmedewerker bij de Gemeente Almere, docent, schrijver en lid van de adviescommissie Archieven van de VNG. Deze bijdrage is op persoonlijke titel.

reacties: 3

tags: ,

  • Rienk Jonker #

    23 november 2016, 08:27

    De fascinatie voor de techniek leidt af van de essentie namelijk de informatie, haar belang, haar context en haar betekenis.

  • Luuc Elzinga, Manager ICT en Documentbeheer Metro en Tram, Gemeente Amsterdam #

    21 december 2016, 10:12

    In dit artikel schrijft de auteur onder meer: “Het gebeurt regelmatig dat gekozen raadsleden en Kamerleden klagen over het gegeven dat informatie bij gemeenten, rijksinstellingen of andere overheidsorganisaties niet, of anders slechts na veel moeite beschikbaar is. Zo klaagde de raadscommissie daarover in 2010 bij de Noord-Zuidlijn in Amsterdam. […] Het bizarre is dat geen van die commissies heeft aanbevolen om het beheer van de informatie flink te verbeteren.”
     
    Graag wil ik er op wijzen dat het niet correct is dat de genoemde raadscommissie (raadsenquête onder leiding van de heer M.H.J. Limmen) geen (conclusie en) aanbevelingen zou hebben gedaan om het beheer van informatie te verbeteren. Ik lees in het betreffende rapport van de commissie één conclusie en twee aanbevelingen rond documentbeheer. Respectievelijk conclusie 24 (pagina 44) en aanbeveling 11 en 12 (pagina 72 en 73). De onderbouwing voor deze conclusie en aanbevelingen wordt beschreven in paragrafen XIV.4. en XIV.6. (pagina 371-377). Samengevat in mijn woorden schrijven Limmen c.s. dat het informatiemanagement flinke verbetering behoeft om grip te krijgen op het risicovolle project NoordZuidlijn én te zorgen voor ‘institutioneel geheugen’. Het rapport is overigens gewoon op internet te vinden. 
     
    De afgelopen zes jaar heb ik leiding mogen geven aan een team ‘informatiemensen’ om de aanbevelingen van het rapport te realiseren. Aandacht, tijd en geld hebben geleid tot degelijk informatiebeheer. De afgelopen week bijvoorbeeld, ontvingen we een positief advies van de gemeentelijke archiefinspectie op onze procedure om met terugwerkende kracht het grootste deel van de papieren documenten door digitale exemplaren te vervangen.
     
    Het argument dat geen van de genoemde commissies heeft aanbevolen om het beheer van de informatie flink te verbeteren is onwaar. Gelukkig maar, want juist die aanbeveling heeft ruimte gemaakt voor verbetering.

  • Frans Smit (auteur) #

    21 december 2016, 10:14

    Inderdaad, het klopt dat in het geval van de raadsenquete Noord-Zuidlijn juist wel aanbevelingen zijn gedaan. Dat was te kort door de bocht geschreven, mijn excuus! Het is al helemaal mooi dat juist die aanbeveling heeft geleid tot meer aandacht en capaciteit voor informatiebeheer. En complimenten voor het fraaie oordeel van de gemeentelijke archiefinspectie!

    Wel denk ik dat het jammer is dat het zover heeft moeten komen voordat vanuit bestuurlijke hoek zoveel aandacht is gegeven. Zie pag 371 e.v. in hetzelfde rapport over de treurige situatie waarin de commissie zijn werk moest doen. 

    Waar ik voor pleit in mijn opiniestuk is dat ook op bestuurlijk niveau besluiten worden genomen die ertoe leiden dat we zoveel mogelijk vanaf het begin, by design, het informatiebeheer in gaan richten. Dat zou ertoe leiden dat al mijn collega’s in den lande die informatie duurzaam toegankelijk willen en kunnen houden, op het juiste moment aan de juiste tafel hun expertise kunnen inbrengen om dit soort situaties zoveel mogelijk uit te bannen. 

    Het is nog steeds een dagelijks gevecht om dat voor elkaar te krijgen. Een paar goede bestuurlijke duwtjes in de rug helpen zeer, zoals hier maar weer blijkt.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.