Op alle mogelijke niveaus en onderwerpen worden data verzameld, verwerkt en gegenereerd om verder te innoveren. Van gemeentelijke subsidies tot landelijke infrastructurele vraagstukken: er zijn data voor nodig om inzicht te krijgen. Data en vooral goed databeheer dragen bij aan het vertrouwen van de burger in de overheid. Dat betekent onder andere dat de overheid daarin zo transparant mogelijk moet zijn. Als al deze data niet goed worden gemanaged kan er bovendien een data sprawl, of wildgroei ontstaan. Dat betekent dat informatie ondoordringbaar en uiteindelijk ook onbruikbaar wordt.
Er groeit een steeds grotere kloof tussen waar de data-organisatie van de overheid zich nu bevindt en waar deze zou moeten zijn voor een optimaal ontwikkelklimaat. Het is hoog tijd om deze zogenaamde Business Integrity Gap te benoemen. Want als deze achterstand op datagebied niet wordt ingehaald, zal innovatie bij de overheid vrijwel onmogelijk worden.

Kloof

Niet iedere overheidsinstantie zal zich direct aangesproken voelen door het woord ‘business’, in de term ‘Business Integrity Gap’. Dat is wellicht terecht, want de aard en operatie van een commerciële organisatie is vaak anders dan die van over­heden. Toch is de Business Integrity Gap ook van toepassing op overheden. De term duidt namelijk op de kloof die er is tussen de huidige data-organisatie, die vooral geschikt is voor het bewaren van data, en een data-organisatie die ook geschikt is voor ontwikkeling en innovatie.
In de praktijk betekent dit dat overheden niet zo snel kunnen reageren op nieuwe ontwikkelingen als ze zouden willen. Als de Business Integrity Gap niet wordt overbrugd, kunnen ontwikkeling en innovatie helemaal stil komen te staan – of zo complex worden dat ze te duur worden. Uiteindelijk kan een data-organisatie die niet up-to-date is zelfs het vertrouwen van de burgers in de overheid schaden. Daarom is het van belang dat overheden hiervoor aandacht hebben want zo’n kloof kan op de lange termijn grote consequenties hebben.

Check in vijf stappen waar de Business Integrity Gap binnen de organisatie zit

Om de omvangrijke data-organisatie onder controle te houden zijn er vijf punten die goed gemonitord moeten worden:

1. Datafragmentatie: doordat er nog niet overal binnen de overheid gebruik wordt gemaakt van (centrale) cloudoplossingen zijn data verspreid, dubbel of ontoegankelijk voor andere departementen.
2. Meer (mogelijkheden voor) cyberaanvallen: doordat data bij de overheid verspreid zijn over verschillende systemen en infrastructuren is het steeds lastiger om de gegevens goed te beveiligen.
3. De lat ligt steeds hoger bij het vertrouwen in de overheid: datamanagement moet voldoen aan steeds meer wet- en regelgeving over compliance of privacy zoals GDPR en CCPA. De eisen worden steeds strenger, juist voor overheden die veel persoonlijke data registreren, bewaren en beheren.
4. Schaalbaarheid en innovatie­tempo nemen af: data zijn niet altijd beschikbaar voor alle onderdelen van de overheidsorganisatie. Terecht (bijvoorbeeld vanuit beveiligingsoogpunt) of onterecht; deze beperkte beschikbaarheid kan het innovatietempo flink afremmen.
5. Gebrek aan automatisering zorgt voor een beperkte aansluiting met de maatschappij: de voorgaande punten kunnen uiteindelijk allemaal zorgen dat bepaalde overheidsprocessen nog maar heel beperkt worden geautomatiseerd. Hierdoor kan de overheid de aansluiting met de burger of het bedrijfsleven makkelijk verliezen.

Vijf stappen

De oorzaken van de Business Integrity Gap zijn nauw met elkaar verbonden. Om de kloof te overbruggen is het belangrijk om alle factoren in beeld te hebben. In vijf stappen kun je checken hoe en waar de Business Integrity Gap bij een overheidsorganisatie ontstaat. Hou er daarbij rekening mee dat een Business Integrity Gap bij overheden ook vergroot wordt als er geen integrale en eenduidige visie is op datamanagement.
Doordat er te veel inspanning gaat naar het beheer en de beveiliging van de data, is er vaak vrijwel geen ruimte meer voor verdere automatisering. De data-organisatie wordt een status quo en er is geen mogelijkheid meer om door te groeien naar de data-organisatie die nodig is voor groei en innovatie. Om te voorkomen dat de data-organisatie van de overheid ondoordringbaar wordt, is meer standaardisatie nodig. Van de manier waarop data worden verzameld, tot het beheer en de opslag van data: er moeten duidelijke protocollen voor komen.
Hoewel standaardisatie en protocollen misschien klinken als een ‘strak keurslijf’, zorgen ze in de praktijk juist voor een meer flexibele data-organisatie. Een data-organisatie die juist door de strakke protocollen ook heel snel output kan leveren wanneer dat nodig is.

Benieuwd naar de tips van AnyLinQ over andere actuele IT-thema’s binnen de overheid? Download dan gratis het volledige e-book ‘Heel veel spannender dan bij de overheid wordt het niet op IT-vlak’ via worldof.anylinq.com.

Vincent van der Mast is Technical Field Manager bij AnylinQ.