partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina CGI

CGI-logo

“Het is jullie systeem.”

CGI en ministerie VWS nemen medewerkers mee in transitie naar papierloos werken.

door: Nicole van der Steen

artikelen | 16 januari 2015

Een negatief inspectierapport over de archivering bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) en een vervelende ervaring met een eerder ICT-project. Twee zorgelijke gebeurtenissen gingen vooraf aan project Marjolein. Maar juist deze bleken belangrijk voor haar succes.

ministerie van VWS, programma Marjolein

Inmiddels stromen nagenoeg alle documenten digitaal door het ministerie: vanaf de binnenkomst tot en met de archivering. ICT-dienstverlener CGI en het ministerie leerden een belangrijke les uit de eerdere negatieve ervaringen en deden er hun voordeel mee. Patrick Dochez Kok, principal consultant bij CGI brengt het met nadruk naar voren bij zijn toehoorders: “We concludeerden dat Marjolein veel meer is dan een ICT-project. Het is een verandertraject waarin we de medewerkers van VWS moeten betrekken bij àl onze stappen in de transitie naar papierloos werken.”

Koninkrijkjes

Arnold van Rijn, projectleider Digitalisering, trok het project vanuit het ministerie van VWS en vertelt: “Ons uitgangspunt is altijd geweest dat het systeem voor de medewerkers is, voor de ondersteuning van hun werk. We hebben niet vanuit de techniek maar vanuit hun werkprocessen gedacht. Ook zijn we niet eerder begonnen dan nadat het management van VWS achter het project stond.” Dat laatste was volgens Dochez Kok geen sinecure. “VWS heeft twintig directies. Dat zijn allemaal koninkrijkjes met eigen ideeën.”

De principal consultant vervolgt: “Vanuit veranderoogpunt hebben we elke directie met een afvaardiging – van hoog tot laag – uitgenodigd. We gaven hen de boodschap mee: ‘het is jullie systeem’. Daarbij maakten we duidelijk dat Marjolein niet alleen voor de eindstukken is. Nee, voor alle documenten die de medewerkers ontvangen. We zijn het zaadje al vroeg bij hen gaan planten.” Van Rijn geeft aan dat er in eerste instantie bewust nog niet gecommuniceerd is dat project Marjolein tijd oplevert. “Voor elke medewerker is het de eerste keer altijd lastig om het werk op een andere manier te doen”, legt hij uit.

Omslagpunt

“De pilot van Marjolein was geen technische pilot”, laat Dochez Kok weten. “We organiseerden een combinatie tussen een training, simulatie en presentatie. Ook deze was erop gericht om medewerkers mee te nemen in de transitie.” Volgens Dochez Kok wierp de aanpak vruchten af. “Op een gegeven moment was er een omslagpunt. In plaats van het project als een vijand van het werk te zien draaide de mindset en wilde de meerderheid van de medewerkers digitaal.” Dochez Kok concludeert: “We hebben ruim 5 jaar samengewerkt met het ministerie. We kunnen echt van een succes spreken. Er wordt nu vrijwel papierloos gewerkt.”

iBC2015-CGI en ministerie VWS nemen medewerkers mee in transitie naar papierloos werken.
Ron Roozendaal, CIO van het ministerie van VWS helemaal links, en Patrick Dochez Kok, principal consultant bij CGI rechts, tijdens de presentatie.


Van Rijn verhaalt over de resultaten: “De postkamer, postverwerking en postdienst zijn volledig digitaal. Alle ambtenaren van VWS kunnen hun documenten zo veel mogelijk digitaal bewaren in Marjolein en samenwerken in digitale dossiers. Ook het paraferen van stukken door het management gebeurt digitaal en opmerkingen in een dossier worden opgeslagen”, vervolgt hij. “Daarnaast ondersteunt Marjolein werkprocessen als het beantwoorden en afhandelen van Kamervragen en van Commissiebrieven.” De komende maanden gaat het VWS onder meer de ministerraadstukken digitaliseren en de stukken die naar buiten gaan: naar burgers, bedrijven en andere instanties.

Allergoedkoopste

Het publiek van deze sessie van het iBestuur Congres is benieuwd naar wat voor systeem er is geïmplementeerd: ‘is het nu een zaaksysteem of een archiefsysteem? En is dit in andere organisaties toe te passen?’ Dochez Kok: “Het is een zaaksysteem, maar ook een archiefsysteem. Inderdaad komt die combinatie minder voor. In principe is het ook toepasbaar voor andere ministeries. We hebben zoveel mogelijk met het standaard systeem gewerkt, namelijk Filenet van IBM. Maar”, blijft de principal consultant benadrukken: “80% van de uitdaging zit niet in de techniek maar in de uitdaging om voor elkaar te krijgen dat iedereen ermee wil werken.”

Ron Roozendaal, CIO van het ministerie van VWS: “Ik durf de stelling aan dat we door onze aanpak een van de allergoedkoopste systemen hebben.” Van Rijn en Dochez Kok knikken instemmend. De laatste vat net voordat het publiek naar buiten wordt geleid nog een keer de aanpak voor project Marjolein samen: “Het toverwoord is: betrekken, betrekken, betrekken.”

Lees meer over Marjolein in een eerder artikel uit iBestuur magazine!

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.