partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina CGI

CGI-logo

Tijd dringt voor migratie naar SEPA

artikelen | 23 januari 2013

Op 1 februari 2014 is SEPA, de nieuwe Europese betaalmarkt, een feit. De migratie naar deze nieuwe standaard is complex en kost veel tijd. Maar de deadline is hard: organisaties die op 1 februari 2014 niet SEPA-proof zijn, kunnen geen geld meer overmaken en geen geld incasseren.

CGI-logo

Ministeries en grote uitvoeringsorganisaties zijn er volop mee bezig, maar veel gemeenten moeten nog beginnen met hun migratie naar SEPA. Monique Kienhuis, principal business consultant Payments bij Logica (nu onderdeel van CGI): “We belden onlangs met honderden gemeenten en hebben met ruim 100 van hen inmiddels een gesprek gepland over de impact van SEPA. Het was logisch geweest als ze hadden gezegd dat ze druk bezig zijn met de migratie. Maar dat is niet zo, veel moeten er zelfs nog mee beginnen. Daar ben ik van geschrokken.” Gemiddeld duurt een succesvolle SEPA-migratie tussen de 9 en 18 maanden, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie. Peter Scheilen, projectleider bij de Centrale Treasury van de gemeente Den Haag, onderschrijft dat: “Op tijd beginnen is de crux.”

Den Haag begon in 2008 met de SEPA-migratie en loopt volgens hem ver voor op andere gemeenten. “Veel zijn wel begonnen, maar kwamen er toen achter dat de migratie veel meer is dan het omzetten van een paar rekeningnummers. Dan moet je in je organisatie op zoek naar mensen en budget en dat is in deze tijd niet eenvoudig. De softwareleveranciers werkten ook niet echt mee en hebben hun pakketten laat of nog niet aangepast. Daardoor zijn veel gemeenten vastgelopen en hebben ze lange tijd niets gedaan.”

Grote risico’s

SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is de Europese richtlijn die het grensoverschrijdende betalingsverkeer binnen 32 Europese landen standaardiseert. Dit heeft gevolgen voor het uitvoeren van betalingen. Zo komt er een nieuw, langer rekeningnummer (IBAN) en wijzigt het formaat van betaalopdrachten. Het heeft ook gevolgen voor het aanleveren van automatische incasso’s, waarvoor de regels veranderen. De komst van SEPA wordt wel eens vergeleken met het euro- of millenniumprobleem. Onterecht, zegt Kienhuis: “Het is in eerste instantie een businessproject, omdat je heel goed moet nadenken over hoe je de processen vormgeeft. Pas daarna komt de IT.”

Het belangrijkste knelpunt is volgens Kienhuis de incasso, SEPA Direct Debit genoemd. Die verandert wezenlijk. Kienhuis legt uit dat in SEPA alle machtigingen digitaal en als systeemdata worden vastgelegd en bijgehouden, in een aparte administratie (de mandaatadministratie). Bij elke afzonderlijke incasso-opdracht worden de bijbehorende mandaatgegevens meegestuurd naar de bank. Als die gegevens niet correct zijn, stuurt de bank de opdracht terug en wordt er dus niet geïncasseerd. Als dat op grote schaal gebeurt, heeft een organisatie een administratief en een financieel probleem, omdat er dan geen geld binnenkomt.

Harde deadline

De gemeente Den Haag heeft inmiddels overboekingen SEPA-proof gemaakt en is nu bezig met automatische incasso. Een belangrijk onderdeel, omdat het gros van de gemeentelijke belastingen via automatische incasso wordt geïnd. Lastig voor dit gedeelte van de migratie is dat veel softwareleveranciers hun financiële pakketten niet op tijd hebben aangepast aan SEPA. Scheilen: “De mandaatadministratie in ons systeem ondersteunt nog onvoldoende wat wij nodig hebben.” Er wordt nu hard aan gewerkt om het op tijd af te krijgen: “Begin 2013 hopen we de eerste concrete versie te testen.” De ontwikkel- en testfase duurt zeker een half jaar en illustreert hoeveel tijd er nodig is om SEPA-proof te worden, zeker voor relatief complexe organisaties. Kleinere overheden hebben het voordeel dat hun organisatie minder complex is, met minder financiële systemen die aangepast moeten worden. Maar voor hen is het vaak weer lastig om voldoende mensen en middelen vrij te maken, merkt Scheilen op. De deadline van 1 februari 2014 is echter hard en komt rap naderbij. Scheilen: “Het is geen keuze, je moet SEPA-proof zijn. Ik maak me voor ons geen zorgen, maar gemeenten die niet op tijd zijn begonnen, hebben straks wel een probleem.”

Logica begeleidt SEPA-migraties bij overheden en bedrijven, en heeft enkele oplossingen ontwikkeld die dit probleem ondervangen, zoals de Logica Mandate Manager. In deze SaaS-oplossing kan een organisatie haar mandaten beheren en de mandaatgegevens aan de SEPA-incassobestanden toevoegen voordat ze naar de bank gaan. Een andere oplossing is de Corporate Payment Hub, die onder andere gebruikt wordt om bestanden in het huidige formaat van en naar het SEPA XML-formaat te converteren.
Logica heeft een gratis SEPA Scan ontwikkeld: http://www.logica.nl/sepascan.

reacties: 1

tags: , ,

  • Peter Westerhof #

    24 januari 2013, 12:32

    De 5e Europese voortgangsrapportage van afgelopen november gaf reeds aan dat Nederland achterblijft met de SEPA-migratie.
    Uit andere rapportages blijkt dat daarbij met name lagere overheden achterblijven.
    Overigens zouden volgens de nationale SEPA-planning de software-leveranciers reeds sinds 1 oktober van het afgelopen jaar hun software SEPA-compliant moeten hebben.

    Zie verder:
    * SEPA Migration: Facts, Figures and Best Practice
    www.europeanpayments…
    * Time is of the Essence: Get Ready for SEPA. Act Now!
    www.europeanpayments…

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.