partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina ECP

Het moeilijke afscheid van het papieren document

Veranderlijke digitale informatie laat zich niet zo makkelijk archiveren

door: Cyriel van Rossum

artikelen | 21 november 2013

Het document bestaat niet meer. Althans niet meer als rotsvaste klont informatie. De overheid moet alle zeilen bijzetten voor het documenteren nieuwe stijl. Daarvoor zijn niet alleen techneuten, maar ook idealisten nodig.

120 kilometer publieke documenten rusten in de kelders van het Nationaal Archief, geoogst in de afgelopen 800 jaar. Hoofdzakelijk overheidsinformatie. Daarnaast is het archief ook de schatbewaarder van digitale overheidsinformatie. Binnen de wettelijke termijn van twintig jaar moeten overheidsorganisaties hun documenten, papier of digitaal, toevertrouwen aan het archief. “Vluchtigheid is inherent aan digitale informatie”, zegt Margriet van Gorsel, preservation officer bij het Nationaal Archief. Het is haar taak om digitale informatie op de lange termijn duurzaam toegankelijk op te slaan en ‘drageronafhankelijk’ leesbaar te houden. “Dat impliceert dat een archivaris al in een heel vroeg stadium van de partij moet zijn: hij moet ervoor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie zo vormgeven dat die later goed bewaard kan blijven: helder gestructureerd en verrijkt met metadata over de techniek, het beheer en de context. Betekenisvol opslaan heet dat. Ik zit heel dicht op de business. Wij kunnen als Nationaal Archief niet blijven wachten tot het archiefmateriaal naar ons toekomt.”


Graag nodigen Het Forum Standaardisatie, het Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren, Internet Society Nederland en ECP u uit voor het Seminar “open document lifecycle” op 3 december in het Nationaal Archief.

  • verdiepingssessies over de ingrijpende gevolgen van digitalisering van informatie voor bedrijven en overheden,
  • praktijksessies hoe bedrijven en overheden (zoals het Nationaal Archief, wetten.nl en de Belastingdienst) omgaan met de snelle digitalisering van informatie
  • internationale sessies waarin internationale sprekers vertellen over de aanpak in onze buurlanden en hoe standaardisatie-organisaties als W3C aan de digitale toekomst werken.

Meer informatie vindt u hier

Content

Het traditionele archiveren achteraf heeft geen toekomst meer. Het document in de klassieke zin van het woord bestaat eigenlijk niet meer. “Het moderne document kan opgebouwd zijn uit allerlei informatiebronnen die overal vandaan zijn gesleept. Het kan zelfs gedrag vertonen, zoals queries in databases en interactieve componenten bevatten, zoals in websites.” Van Gorsel spreekt liever van content dan van document; het is informatie die voortdurend wordt aangevuld en aangepast. Met name ruimtelijke informatie, gelinkt aan GIS-systemen, verandert bij wijze van spreken van dag tot dag, eenvoudigweg omdat de omgeving verandert. Ook die procesgebondenheid dwingt het Nationaal Archief ertoe om zo dicht mogelijk op de geboorte van de content te gaan zitten. “Onze inspanningen zijn niet alleen gericht op het uiteindelijke bewaren van content voor de eeuwigheid”, aldus de preservation officer, “ze dragen er ook toe bij dat mensen niet meer gebonden zijn aan tijd en plaats om met de content te kunnen werken, dat de burger er gemakkelijk bij kan en dat kennis gemakkelijk kan worden gedeeld. Het mes snijdt aan alle kanten.”
Het Nationaal Archief slaat nog niet structureel websites op. Het oriënteert zich op verschillende methoden. Zo is de snapshot-methode beproefd, die de dynamiek van een website geen recht blijkt te doen. “Gelukkig zijn overheidsorganisaties wel gehouden aan webrichtlijnen, wat het opslaan straks wel zal vergemakkelijken. Maar we weten nog niet precies hoe. In het licht van het hogere doel dat wij dienen – een transparante overheid – heeft het opslaan van websites nu geen prioriteit.”

Klont

Voor de rijksoverheid is er heel veel werk aan de winkel. Weliswaar worden alle nieuwe wetsteksten en andere officiële publicaties vandaag de dag elektronisch bekendgemaakt, de pdf is nog steeds de officiële tekst: één klont informatie. Pdf’s zijn van origine geen documentatietool, maar gewoon een opmaaktool. Nu zijn ze tegenwoordig wel opgesteld in XML en dus is het mogelijk om de tekst te ‘taggen’ tot op het niveau van wetsartikelen, leden daarvan of zelf tot op zinsniveau. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP), ressorterend onder het ministerie van BZK, houdt zich onder meer bezig met het toegankelijk en bewerkbaar opslaan van officiële publicaties. Dankzij verrijking en fijnzinnige structurering van de teksten met metadata hoeft bij de minste of geringste verandering in een wet niet meer een tiental ambtenaren handmatig alle beleidsregels of uitvoeringsmaatregels die op die wet stoelen, aan te passen.
De dynamiek van moderne documenten vereist speciale aandacht voor het gebruik van hyperlinks. Die kunnen door veranderingen elders in de software van contentmanagmentsystemen als het ware afsterven. Linkrot heet dat verschijnsel. Om dat te voorkomen moeten url’s een logische, gestandaardiseerde en onveranderlijke opbouw krijgen.
Ook de decentrale overheden moeten hun bekendmakingen gaan moderniseren. Vanaf 1 januari volgend jaar zijn zij verplicht hun algemeen verbindende voorschriften elektronisch bekend te maken. KOOP heeft daartoe een gemeenschappelijke elektronische faciliteit ingericht. De gemeenten zijn overigens niet verplicht daar gebruik van te maken, ze mogen hun elektronische bekendmakingen ook zelf regelen. Op termijn zullen ook alle terinzageleggingen volledig elektronisch geschieden.

Vinkje

De overheid is nu al zo’n tien, vijftien jaar aan het digitaliseren. Er is een enorme berg content ontstaan, waarvan niet altijd duidelijk is wat wat is, wat waarbij hoort, en wat de oorspronkelijke versie is. “In feite kun je niet meer spreken van versies van een document: de notie document erodeert, verdwijnt langzamerhand”, zegt Max Beekhuis, directeur van Doxis. Zijn bedrijf helpt de overheid bij de omzetting van analoge informatie in digitale.
“Neem nou een bouwvergunning voor een dakkapel. De aanvraag daarvan is het startsein voor een sterk geautomatiseerde workflow. Je doorloopt allerlei stapjes en op een gegeven moment krijg je de melding dat je hem mag gaan bouwen. Van een echte vergunning in de reguliere betekenis van het woord is geen sprake meer. De vergunning is in feite slechts een vinkje in het systeem. Een ander mooi voorbeeld is een reisverzekering. Je spreekt een bandje in en je bent verzekerd. Geen polis, die krijg je pas zodra je reclameert.”

Roze olifant

De kunst van het documenteren anno 2013 verdient wel wat meer waardering en aandacht, vindt Beekhuis. “Van de ene kant wordt Het Nieuwe Werken in de boardroom geprezen: eigen initiatief, creativiteit, pro-activiteit, out of de box, allemaal noties die hoog worden aangeslagen. Maar anderzijds introduceren managers volstrekt dichtgetimmerde workflowsystemen en inflexibele zaaksystemen.” Sommige werkzaamheden lenen zich nu eenmaal absoluut niet voor Het Nieuwe Werken, benadrukt Beekhuis. Documenten bouwen en bewaren is niet sexy, het is strak productiewerk en managers moeten dat leren erkennen en op waarde leren schatten, luidt Beekhuis’ boodschap. “Je kunt niet zeggen: hier heb je een toolbox en kies maar wat je kunt gebruiken. De regels zijn scherp en het adagium one size fits all gaat hier niet op.” Volgens Beekhuis hebben zowel opdrachtgevers als ICT-aanbieders de neiging om alles integraal te willen fixen. “Maar je kunt niet alles met één stuk software regelen. Beloof het dan ook niet. Ons devies is dan ook: keep it simple, stupid!”
Managers moeten ook leren inzien dat het investeringen vergt. “Overheden hebben soms het idee dat effectiviteit en kostenefficiëntie altijd hand in hand kunnen gaan. Maar effectiviteit kost geld, en vaak kun je er eenvoudigweg niet op beknibbelen zonder de kwaliteit aan te tasten.”

Momentum

Voor zover er nog van documenten kan worden gesproken, moeten die van een lay-out voorziene content van nu af aan een ‘levend geheel’ vormen, en dus geen ‘platte tekst met dooie plaatjes’, zegt Boudewijn Rempt, directeur van KO GmbH. Hij richtte het bedrijf enkele jaren geleden op omdat hij zag dat overheidsdocumenten slecht toegankelijk waren en niet goed te bewerken. “Voor een goed bestuur is dat funest. Openheid en transparantie zijn absolute voorwaarden en daaraan kun je pas voldoen als je je documenten levend houdt.” Volgens Rempt heeft de overheid de afgelopen jaren al tamelijk veel gedaan om haar documenten doorzichtiger en toegankelijker te maken. “Ze heeft mijn verwachtingen overtroffen, want het is een grote en ingewikkelde exercitie. Maar er zijn nog wel heel wat moeilijke trajecten te gaan. Ik denk daarbij vooral aan de zorg, omdat daarvoor zo ontzettend veel regels bestaan, met name in de sfeer van de privacy.” Een ander terrein waar heel wat uitdagingen liggen is de ruimtelijke ordening, aldus Rempt. “Die is bijna altijd gekoppeld aan een geografisch informatiesysteem, een GIS. En als er iets is wat in constante verandering is, dan zijn het wel GIS-data.”
De toekomst van het overheidsdocument is geen technocratisch monopolie. Voor de overheid is het nu vooral zaak om het momentum vast te houden, meent Rempt. “Momentum dat nodig is om de rijkdom van documenten op het web te ontsluiten voor de burger. Dat is geen louter technische onderneming. Daar zit een grote dosis idealisme bij. Voor mij dan toch. Dus ik mag aannemen dat datzelfde idealisme bij de overheid leeft.”

Nog maar 14 jaar geleden

In januari 2000 verscheen in opdracht van het ministerie van BZK het rapport De Digitale Overheid en de wet, met de zware ondertitel: de juridische kaders en een marsroute voor het gebruik van digitale overheidsdocumenten en automatiseringsprojecten bij overheden. Enkele opzienbarende citaten daaruit tonen aan hoe ‘onrijp’ de geesten toen nog waren voor een digitale overheid.
“Met name in de besluitvormingsrelatie met de burger zal de overheid niet altijd volledig kunnen overstappen op een uitsluitend elektronische communicatie. De elektronische besluitvormingscommunicatie komt hier naast en niet in plaats van de conventionele processen.”
“Met name bij archiefbescheiden die gedurende een zeer lange termijn bewaard moeten worden, moet de keuze voor een volledige elektronische informatiehuishouding niet bij voorbaat vaststaan. Van groot belang is dan voor ogen te houden in hoeverre naast de communicatie op elektronische wijze ook de mogelijkheid van communicatie op de traditionele schriftelijke of mondelinge weg open moet blijven staan.”
“In hoeverre kunnen derden rechten ontlenen aan op elektronische wijze verzonden mededelingen? Onder vele e-mailberichten treft men de zinsnede, ‘aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend’ aan. In feite is een dergelijke clausule overbodig, nu het in toenemende mate onwaarschijnlijk is dat men daarop met succes een beroep kan doen.”

Bron: De Digitale Overheid en de wet, gebaseerd op een rapport van het Centrum voor Recht, Bestuur en Informatisering van de Katholieke Universiteit Brabant, door prof.mr. J.E.J. Prins, dr. L.J. Matthijssen.

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.