partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina IBM

IBM

Minder is méér: nut en noodzaak van applicatierationalisatie

door: Rob Nijman, George van Duyneveldt, Patrick van den Bos

artikelen | 18 april 2013

Er bevindt zich een enorm besparingspotentieel in de rationalisatie van de bedrijfsapplicaties van de (rijks)overheid. Maar het ontdubbelen, uitzetten en strategisch ontwikkelen is een strijd tussen hoofd en hart. Een gestructureerde analyse is nodig.

Het lijkt erop dat men het opruimen van applicaties bij (overheids)organisaties als minder interessant ziet dan echt innoveren. En dat terwijl het resultaat van gericht handelen juist ruimte geeft voor innovatie. Applicatierationalisatie is een complexe zaak. Een ding is echter duidelijk: uitstel maakt het niet eenvoudiger.

Er zijn nog ICT’ers en bestuurders van ICT-afdelingen die niets liever willen dan ICT-componenten vasthouden. Zij spreken van middelen, binnen een infrastructuur. En zeker is dat dergelijke componenten tot de kernelementen van een ICT-omgeving gerekend kunnen worden. Maar een specifieke taak uitvoeren, een bedrijfs- of organisatiefunctie leveren, dat doen ze niet. Dat doet de applicatie.

Applicaties zijn dan ook gekoesterde elementen: zij zijn de dragers van de bedrijfsprocessen, leveren daarmee het bestaansrecht van de organisatie, van afdelingen binnen de organisatie en van personen die daarbij betrokken zijn. De kennis van dergelijke specialisten ‘zit’ in de applicatie. Daarom zijn mensen aan applicaties gehecht. Applicaties vormen de spiegel van de deskundigheid van de betrokkenen bij primaire bedrijfsprocessen en generieke bedrijfsvoeringsprocessen. Die deskundigheid is met name nodig voor maatwerkapplicaties, of voor maatwerktoevoegingen aan de standaardapplicaties die van marktpartijen worden verkregen.

Keerzijde

Deze betrokkenheid heeft een keerzijde. Het is lastig om applicaties van de hand te doen of het nut en de effectiviteit ervan zakelijk te beoordelen. Het beheren van een applicatieportfolio is geen technische aangelegenheid. Zelfs geen aangelegenheid van te volgen protocollen. Nee, applicatierationalisatie is een kwestie van de ratio, waarbij hersenen en hart elkaar regelmatig tegenkomen.

Behalve het opschonen of bijhouden van applicaties in de tijd, een noodzaak op zich, zijn er tal van andere aanleidingen om goed naar het applicatielandschap te kijken. Wat te zeggen van het samengaan van organisaties, waarbij van verschillende kanten applicaties worden ‘ingebracht’? Of het door een Shared Services Centre bedienen van (per definitie) meerdere cliënten? De kans is groot dat er dan overlappende applicatiefunctionaliteiten ontstaan, wellicht zelfs applicaties die elkaar regelrecht bijten. Als de nieuwe organisatie zijn eigen standaarden definieert, zal een deel van de inkomende applicaties daar waarschijnlijk niet aan voldoen. Los van deze dynamiek vormen maatwerktoevoegingen aan applicaties binnen één organisatie al een uitdaging voor de applicatiebeheerder, functioneel en technisch. Het resultaat zijn hoge beheerkosten, stammenstrijd binnen de organisatie en een zeer ongeruste directeur Financiën. Die ziet de kosten van de ICT-organisatie oplopen, waarbij al dat geld naar het beheer van de bestaande applicaties gaat, niet naar nieuwe, broodnodige, functionaliteiten. Met als gevolg een CIO die niet voor zijn/haar taak berekend lijkt.

Perspectief

Het probleem is hiermee afdoende geschetst. Maar er is wel degelijk een wenkend perspectief: een betere ‘grip’ op de benodigde functionaliteiten en een kans om substantieel kosten te besparen. Maar ook om de eindgebruikerservaringen te optimaliseren. En last but not least: een kans om een leverancierswalhalla te voorkomen door risico’s met de uitvoerder van de applicatiemodernisering te delen. Een goede dienstenpartner is in staat om deze exercitie in een ’no cure no pay’-aanbieding te gieten.

Een uitgangspunt voor een geslaagde aanpak is de gezamenlijke visie binnen de organisatie op het eindresultaat. Die visie dient vervolgens terugvertaald te worden naar incrementele en daardoor beheersbare stappen en deelprogramma’s waarin verandering een constante is. Daarvoor is een degelijke Business Application Modernization-aanpak nodig, waarin kernbegrippen als Application Rationalization, Portfolio Assessment en Portfolio Management centraal staan. Omdat de wereld waarin de applicatiebeheerder leeft een dynamische is, zeker binnen de overheid, zal een dergelijke aanpak een cyclisch karakter hebben, waarbij een goede Application Decomissioning (het uitzetten van applicaties) leidt tot een overzichtelijker applicatielandschap.

Gestructureerde aanpak
Om tot een goede beoordeling te komen van de aanwezige applicaties is een gestructureerde analyse vanuit verschillende gezichtspunten nodig. Deze aanpak wordt in het volgende plaatje inzichtelijk gemaakt:

IBM hanteert dit model met veel succes. Daarbij is een aantal uitgangspunten van groot belang:

• een belangrijk hoogbestuurlijk commitment;
• een (vroeg)tijdige betrokkenheid van ‘de business’;
• het sterk samen optrekken met de beheerafdeling(en);
• het uitvoeren van Application Rationalization vaststellen als een organisatiebrede langetermijn-KPI.

IBM heeft de nodige grote overheidsorganisaties, in het binnen- en nabijgelegen buitenland, geassisteerd met het op gang brengen van de geschetste applicatiemanagementcyclus. De kostenbesparingen zijn aantoonbaar en goed gedocumenteerd. Van groot belang is het gegeven dat (ook) binnen overheidsorganisaties, en de omgeving daarvan, een dergelijke aanpak zeer succesvol kan zijn als er op basis van ervaring en inzicht terdege rekening wordt gehouden met het complexe stakeholderveld en de dynamiek die de (huidige) overheidswereld eigen is.

tags: , , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.