Beeld: Shutterstock

Online een compleet nieuw project of een cocreatiesessie starten: dat vinden veel teams met wie ik praat toch wel spannend. Hoe breng je een nieuw team samen en zorg je dat ze effectief zijn? Hoe schep je online een omgeving waarin creativiteit, onderzoek en innovatie plaats kunnen vinden? Voor veel deelnemers aan dit wereldwijde experiment zijn dat nieuwe vragen; maar gelukkig niet voor iedereen.

In de digitale sector is samenwerken op afstand niet meer dan normaal. Multinationals werken allang op afstand samen en met teams in verschillende landen. Er zijn bedrijven met meer dan 1.000 werknemers die helemaal geen kantoor hebben. Deze organisaties bewijzen dat samenwerken op afstand heel goed werkt. Uiteraard hadden zij wel een grote voorsprong: zij hebben jarenlang bewust gewerkt aan het perfectioneren van samenwerken op afstand. Veel teams moeten nu in korte tijd leren hoe dit werkt.

De afgelopen weken hebben we bij IBM gezien hoe snel dit met de juiste begeleiding kan gaan. Cocreatiesessies, procesoptimalisatieworkshops, het testen van prototypes en designconcepten, ze gingen allemaal door; online en met succes! We vatten dit samen in drie lessen.

1. Een ander medium vraagt om een andere aanpak

De oude manier van werken online doorzetten werkt niet. Voorheen organiseerden we vaak cocreatiesessies van één, twee dagen of design sprints van vier, vijf dagen. Vertaal dat eens door naar meerdere dagen deelnemen aan een videovergadering! Vermoeiend en niet erg effectief.

Maar als reizen niet langer een factor is heb je opeens tijd om op een nieuwe manier na te denken over je opzet. Waar biedt het meerwaarde om samen tegelijk aanwezig te zijn en welke activiteiten kun je ook heel goed individueel doen op een zelfgekozen tijdstip? Door werkvormen slim te combineren kun je veel beter inspelen op de verschillende voorkeuren en manieren van werken van je teamleden. Extra flexibiliteit is ook meer dan welkom nu velen thuiswerken combineren met zorg voor kinderen en familie.

2. Goed gereedschap is het halve werk

Zoals een goede camera aanschaffen niet meteen betekent dat je betere foto’s gaat maken, maken tools ook niet automatisch een omgeving waarin teams effectief kunnen werken en innoveren. Ze zijn wél een basisvoorwaarde, omdat ze nieuwe manieren van werken voor je team mogelijk maken en een hoop communicatieproblemen kunnen voorkomen.
Tools voor online vergaderen, het delen van bestanden en het bijhouden van acties en taken zijn inmiddels standaard. Maar er is nog veel meer: online whiteboards zorgen ervoor dat workshops en cocreatiesessies effectief zijn. Tools om prototypes te maken en gebruikersonderzoek te doen, zorgen ervoor dat we concepten snel kunnen testen.

3. Een goed raamwerk is cruciaal

Werken op afstand vraagt een meer gestructureerde aanpak dan als je samenwerkt op één locatie. Er zijn minder spontane gesprekken tijdens de lunch en in de wandelgangen, dus je zult dit op een andere manier moeten faciliteren.
Het helpt om binnen je organisatie een raamwerk en een set methodes te hebben die innovatie en cocreatie op een gestructureerde manier aanpakken. Binnen IBM gebruiken we het Enterprise Design Thinking raamwerk om ervoor te zorgen dat we met een multidisciplinair team innoveren vanuit het perspectief van de gebruikers. In deze aanpak is ook veel aandacht besteed aan ervoor zorgen dat teams de juiste focus houden en dat afstemming met stakeholders regelmatig plaatsvindt. Door dit op een structurele en visuele manier te doen behoudt je snelheid en effectiviteit in je team, ook op afstand.

Aanvullend zorgt de IBM Garage methode ervoor dat innovatieve ideeën snel kunnen groeien en schaalbaar zijn. Juist nu teams elkaar minder vaak spontaan tegenkomen, is een aanpak waarbij we al vanaf het begin kijken hoe een goed idee kan groeien nuttig. En deze aanpak heeft zich al bewezen voor virtuele teams.

Bereid je voor op het nieuwe normaal

We zullen voor langere tijd te maken hebben met verschillende maatregelen waardoor we onze manier van werken moeten aanpassen. Dat lijkt misschien vervelend, maar het biedt juist de mogelijkheid om opnieuw na te denken over hoe je teams samenwerken en innoveren. Veranderingen die je nu invoert kunnen daardoor ook in de komende jaren veel voordelen bieden.

Leren van organisaties die al veel ervaring hebben met werken op afstand en het gestructureerd aanpakken van cocreatie en innovatie is een natuurlijk en goed startpunt. Om u op weg te helpen heeft IBM tijdelijk het online leerplatform over Enterprise Design Thinking gratis toegankelijk gemaakt.

Vincent Vijn is User Experience Research & Design Lead IBM