partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina ICTU

ictu logo

Fundamenteel anders: over verschuivende panelen en bedrijfsvoering nieuwe stijl

door: Daniël van Geest en Raoul Schildmeijer

artikelen | 26 april 2013

Het gaat veel en vaak over bezuinigen de laatste tijd. Maar het draait om meer dan de begroting op orde brengen. Wat we meemaken is een structurele verandering van de publieke sector, volgens Jan Fraanje en Marie-José Smulders, gemeentesecretaris in respectievelijk Boxtel en Purmerend.

ictu logo

“Het is fundamenteel anders geworden”, zegt Smulders. “Het gaat om keuzes over wat we echt belangrijk vinden. We zijn samen bezig met de vraag: wat helpt echt? Waarmee boeken wij resultaten? Dit is hét moment om het anders te gaan doen en te stoppen met dingen die niet meer werken.”

Fraanje: “Maak van minder geld een kans. Niets spreekt meer vanzelf. Wat ons daarbij helpt, is het nieuwe werken en alle digitale instrumenten die je tegenwoordig hebt. Alle medewerkers van Boxtel hebben een iPad en gaan papierloos werken. Als we overstappen op een nieuw kantoorconcept, past dat resterende pakketje papier echt wel in dat kastje dat iedereen dan nog heeft.”

Smulders: “Voor bedrijfsvoering wordt het steeds belangrijker dat je aansluit bij het primaire proces. Als het buiten schoon, heel en veilig moet zijn, hoe organiseer ik dan dat iedereen daaraan bijdraagt? In plaats van: ‘Ik had zo’n mooi systeem bedacht en hoe houd ik dat overeind?’ We zien dat informatie steeds vaker gaat over hoe mensen in de uitvoering met elkaar kunnen communiceren. Ga vanuit bedrijfsvoering dan aan tafel zitten, kruip in de huid van de gebruikers en gebruik je expertise: jullie willen informatie uitwisselen, hoe kan ik dat faciliteren?”

Fraanje: “Er kan al heel veel. Vroeger was het heel veel papier. Veel gedoe om alleen al een rapportage te maken. Je wilt dat een professional gewoon aan de keukentafel zaken kan doen; ICT ondersteunt daarbij.”

Smulders: “Het zijn dus drie sporen. Welk effect wil je bereiken en wat werkt? Waar zijn wij voor? En hoe doen we het zo slim en efficiënt mogelijk? En daar bedrijfsvoering op aan laten sluiten. Goedkopere en betere bedrijfsvoering, uitgaande van het bestaande proces, werd te veel een wereld op zichzelf.”

Fraanje: “Alle gemeenten denken nu na over samenwerking op allerlei manieren. De vraag is: wat moet je nou doen? Moet je nou boven die 408 gemeenten 100 samenwerkingsverbanden maken die operationeel samenwerken? Moet je niet nog een stap verder gaan: één generieke voorziening om zo lokale kracht te ontwikkelen? De drie decentralisaties en de basisgemeente vormen een kans om zaken nu snel, goed en efficiënt te regelen. KING is daar al druk mee bezig. Wat we nodig hebben, zijn gedeelde collectieve voorzieningen waarmee je het gemeenten gemakkelijk maakt.”

Smulders: “Ook daar moeten we dus het primaire proces centraal stellen. Om de frontoffice in positie te brengen. Niet meer professionals opleggen hoe zij hun werk moeten doen. Zo van ‘Je hebt zo veel tijd voor dit gesprek en dan ga je door.’ Maar: maak je eigen afweging. Voor de arena van ondersteunende mensen eromheen is dat ingewikkeld. Zij moeten nu loslaten en gaan geloven dat de collega in de frontoffice heel goed in staat is om naar zijn cliënt te luisteren en een professionele afweging te maken.”

Fraanje: “In de bedrijfsvoering blijft geen steen op de andere. We zijn voortdurend aan het zoeken en aan het aftasten hoe dat het beste kan. Het is interessant om in tijden waarin alles in verandering is, te zoeken naar de beste aanpak. De meest efficiënte manier van verbeteren is te zoeken naar best practices. De vraag is, weet je goed van elkaar wat de ander goed doet? Daarom doen wij mee met Vensters voor Bedrijfsvoering. Met acht Brabantse gemeenten en Venlo hebben we een leerkring. Deze ondersteunt het creatieve proces om te komen tot verdere verbetering. Als je al die indicatoren presenteert, krijg je managers op het puntje van de stoel. En dan krijg je het gesprek: hoe doe je dat? Het met steun van ICTU ontwikkelde instrument is daarbij goud waard.”

Smulders: “Sommige collega’s zijn bang dat je discussies krijgt over cijfers en dat je appels met peren vergelijkt. Maar het is wel belastinggeld en daar mag je elkaar vragen over stellen. Ook als je de dingen niet hetzelfde hebt geregeld, staat dat het leren van elkaar niet in de weg.”

Fraanje: “Het is leren en ontwikkelen. Op basis van verbazing en verwondering sla je nieuwe wegen in. Met de vensters open naar elkaar en naar de maatschappij.”

Daniël van Geest is projectleider bij ICTU en medeverantwoordelijk voor het project Vensters voor Bedrijfsvoering. Raoul Schildmeijer is senior organisatieadviseur bij adviesbureau Leeuwendaal. Zij interviewden Fraanje en Smulders in het kader van Vensters voor Bedrijfsvoering, een initiatief van VGS, ICTU, KING en FAMO. www.venstersvoorbedrijfsvoering.nl.

reacties: 1

tags: , , , ,

  • theo kremer #

    7 juni 2013, 08:56

    Mooi verhaal, strekking onderschrijf ik. Maar is de business zelf niet bezig om te komen tot eenvoudige volledige informatie,die buiten de “normale” informatieprofessionals omgaan? Bijvoorbeeld wat nu binnen bouw/infrawereld gebeurt?

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.