Partnerpagina ICTU

- - - - -

Het belang van succesfactoren

door: Freek Blankena

artikelen, 26 augustus 2015

De problemen met ICT-projecten die de commissie-Elias signaleerde, zijn niet zomaar opgelost. Het is goed dat de faalfactoren worden geïdentificeerd, vinden ze bij ICTU, maar wat zijn nou eigenlijk de succésfactoren? Vroegtijdig alle stakeholders op één lijn krijgen is in ieder geval heel belangrijk.

Nanja Appel, Hans Verweij en Jaap Korpel van ICTU: “Zo vroeg mogelijk expliciet maken wat het verschil in belangen, begrip en prioriteiten is.”

Het goed laten verlopen van overheidsprojecten met een belangrijke ICT-component blijft een actueel onderwerp. Voor ICTU is het alleen maar meer gaan leven na het verschijnen van het rapport-Elias. Hans Verweij, hoofd delivery management en directielid bij ICTU: “We hebben het onderzoek van de commissie-Elias goed gevolgd en het rapport en de kabinetsreactie gezien. Daar staan een paar behoorlijke regels in, voor ons ook zeer herkenbaar.” Maar tegelijkertijd mist hij in die uitwerking aandacht voor de elementen die naar succes leiden.
Jaap Korpel, een van de adviseurs bij ICTU, ziet nu vooral aandacht voor controle, zoals de instelling van het Bureau ICT Toetsing. “Ja, je kunt kijken naar wat er moet gebeuren als het mis dreigt te gaan. Maar wat er moet gebeuren aan het begín om te zorgen dat het niet alleen niet misgaat, maar vooral ook gewoon góed gaat, dat is voor ons een veel interessantere vraag. Veel in het rapport-Elias is herkenbaar, maar dat is niet wat ons werk interessant, spannend en succesvol maakt.” ICTU ziet het als haar plicht om de overheid te helpen met het succesvol laten verlopen van projecten en van acceptatie en ingebruikname van producten.

Succes

Van een succesvol project is voor ICTU pas sprake als een product dat wordt gebouwd, in beheer wordt genomen, tevreden gebruikers heeft en het beoogde beleidsdoel realiseert. “En dat gaat natuurlijk verder dan waar wij als ICTU over gaan, maar het is wel waar wij een bijdrage aan leveren”, zegt Nanja Appel, projectleider bij ICTU. Doorgaans is er een opdrachtgever met een beleidsdoel en financiering, een groep eindgebruikers die heel ergens anders zit en vaak ook nog een beheerorganisatie met eigen afwegingen. Die spelers moet je vanaf het begin met elkaar verbinden. “Daarbij moet je vooral zo vroeg mogelijk expliciet maken wat het verschil in belangen, begrip en prioriteiten is. Een opdrachtgever heeft een bepaalde doelstelling die ergens anders binnen de overheid moet worden uitgevoerd, maar misschien hebben ze daar heel andere prioriteiten. Hoe ga je daar dan mee om?”
Verweij: “Er zijn vaak vele spelers, met hun eigen ICT-domeinen, en die moet je met elkaar verbinden. Die eerste stap is essentieel. Zet je die niet, dan kom je in de problemen.” Hij laat de termen de revue passeren: stakeholdermanagement (hoe houd je de beïnvloeders op één lijn), maar ook batenmanagement (werkt het, wat we doen?) en procesmanagement doen ertoe. “Daar waar het faalt, is er ergens met een van die drie iets misgegaan.”

Zonder een goed kwaliteitssysteem en kwaliteitsgedreven aanpak heb je een probleem

Modulair werken is ook een belangrijk uitgangspunt, want de relatief kleine schaal waarop ICTU-projecten worden uitgevoerd, is ook een succesfactor. “Als ik naar de aanpak van zo’n megaproject kijk slaat de schrik me om het hart”, zegt Korpel. Verweij: “Modulair werken zorgt ook voor prioriteiten en de goede scherpte. Als de hoeveelheid stakeholders daardoor heel groot wordt, zijn wij als ICTU wel meer afhankelijk van een goede opdrachtgever die snapt hoe stakeholdermanagement werkt.”

Meer dan ICT

‘ICT-projecten’ zijn nooit honderd procent ICT-projecten en dat inzicht moet bestendigd. Korpel: “In het begin is het verhaal vaak ‘context-plus-techniek’, maar als je niet oplet versmalt de aandacht tot ‘hoe staat het eigenlijk met het realiseren van de techniek’.” En ook het ‘neerzetten’ van die techniek vergt aandacht. “Wij nemen af en toe de verantwoordelijkheid om te vragen: is er al nagedacht over hoe het gebruikt gaat worden?”

Verweij is beducht voor de neiging standaardprojectmethodieken (Prince2, scrum, lean enzovoort) als panacee te zien. “Het is altijd een combinatie van een aantal dingen. In softwareontwikkeling werkt agile scrum bijvoorbeeld goed, maar zonder een goed kwaliteitssysteem en kwaliteitsgedreven aanpak heb je een probleem. Het is bijna altijd complex. Je moet zorgen dat de juiste inhoud en mensen worden ingebracht.” De ketens waarmee ICTU te maken heeft staan een standaardaanpak vaak in de weg, ziet Appel: “Scrum gaat uit van ontwikkeling binnen één organisatie, terwijl wij veel ketenprojecten doen met verschillende partijen met eigen werkwijzen. Je moet dus afspraken maken die afwijken van het standaardscrumboekje.”

Investeren

Geen ‘ICTU-handboek’ dus, maar wel een benadering waarbij kennis en kwaliteit vooropstaan. “En die ontwikkelen we verder”, zegt Verweij. “We investeren sinds een paar jaar nadrukkelijk in de ICTU-kwaliteitsaanpak, waarbij het gaat om zowel softwarekwaliteit als gebruikskwaliteit, en Elias heeft ons gestimuleerd om dat nog meer te doen.” Korpel: “Methodieken zijn zeker een hulpmiddel, maar je kunt niet zonder inhoudelijke achtergrondkennis. En die is over overheids-ICT-aspecten zoals architectuur, open standaarden en basisregistraties binnen ICTU in ruime mate aanwezig.” Genoeg ervaring om het makkelijker te maken in een vroeg stadium – soms zelfs in een speciale ‘voorfase’ – problemen te signaleren. “We willen die ervaring graag delen.”

Een essay over dit onderwerp is verschenen op de website van ICTU.

tags: , ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.