Partnerpagina ICTU

- - - - -

Kiesraad klaar voor referendumformulieren

door: Freek Blankena

artikelen, 11 augustus 2015

De Kiesraad handelt sinds 1 juli de verzoeken tot het houden van een raadgevend referendum af. Gelukkig hoeven ze niet met zakken vol papieren formulieren aan de slag. ICTU digitaliseerde het proces – voor zover mogelijk.

Van boven naar onder: Pamela Young, plaatsvervangend secretaris-directeur van de Kiesraad, Karin van der Mijnsbrugge, projectleider vanuit de Kiesraad en Fred Uiterweerd, projectleider vanuit ICTU. Foto: Studio Oostrum

Van boven naar onder: Pamela Young, plaatsvervangend secretaris-directeur van de Kiesraad, Karin van der Mijnsbrugge, projectleider vanuit de Kiesraad en Fred Uiterweerd, projectleider vanuit ICTU. “Als het moet, kan het proces ook snel helemaal digitaal”, zegt de laatste. Foto: Studio Oostrum

Sinds 1 juli is de Wet raadgevend referendum (WRR) van kracht. Burgers kunnen daardoor vragen om een referendum over een wet die net is aangenomen. Een referendum wordt alleen gehouden als voldoende mensen een verzoek daartoe indienen. In eerste instantie zijn dat er 10.000 (het ‘inleidend verzoek’) die in een periode van vier weken binnen moeten zijn, waarna de procedure verder kan. Zijn er vervolgens 300.000 geldige ondersteuningsverklaringen binnen (‘definitief verzoek’), dan kan het raadgevend referendum in gang worden gezet. Als de opkomst ten minste dertig procent is en een meerderheid daarvan tegen is, bespreekt de Kamer het voorstel opnieuw.
De Kiesraad is belast met de afhandeling van alle verzoeken die binnenkomen. Dat zou voor deze kleine organisatie een lastige klus kunnen worden, realiseerde Pamela Young zich. Zij is plaatsvervangend secretaris-directeur van de Kiesraad en samen met Karin van der Mijnsbrugge, de projectleider vanuit de Kiesraad, verantwoordelijk voor het traject. “Toen de wetgeving bekend werd, hebben we ons afgevraagd hoe we dit gaan afhandelen. Ik zag bij wijze van spreken de vrachtwagens al voor komen rijden met zakken vol formulieren en dacht: dat moeten we toch anders gaan doen. Het lastige is dat je niet weet hoeveel mensen daadwerkelijk een verzoek gaan indienen, maar je moet met veel verzoeken rekening houden.”

Papieren stroom

Uiteindelijk is gekozen voor een klein team dat zich bezig gaat houden met het referendum – met opschalingsmogelijkheden – en voor digitalisering, in samenwerking met ICTU. Maar helemaal digitaal wordt het proces niet. “De minister vindt het belangrijk dat de kiezers de verzoeken op papier indienen. Dat betekent dat we wel te maken hebben met een papieren stroom.”
ICTU heeft daarom twee referendumapplicaties (RAPP) gebouwd om die papieren stroom zo gestroomlijnd mogelijk in het proces te passen. “Het bleek dat er best veel tijd en werk zou gaan zitten in het uitpakken en verwerken van die post”, zegt Fred Uiterweerd, projectleider vanuit ICTU. “Daarom hebben we contact gezocht met de Belastingdienst; die heeft er tenslotte ervaring mee.” De Belastingdienst (in Heerlen) werd ‘scanpartner’ en zorgt er nu voor dat de ingevulde formulieren digitaal bij de Kiesraad binnenkomen. “Dat levert natuurlijk een flinke tijdwinst op.”
Aan de voor- en achterkant van dat papieren proces is alles wel digitaal. De website die ICTU heeft gebouwd, laat zien welke wetten er op enig moment ‘referendabel’ zijn (per jaar zijn dat er een paar honderd), hoe een verzoek is in te dienen en in welk tijdvak dit kan. De burger kan er een formulier invullen en afdrukken, om deze vervolgens handmatig te ondertekenen en per post op te sturen.

Schermwerk

De ingescande formulieren komen digitaal binnen in de backofficeapplicatie van de Kiesraad, waar medewerkers ze op hun scherm kunnen controleren, categoriseren en tellen. Er is voorzien in een koppeling met de GBA-V om te controleren of iemand kiesgerechtigd is. Ook zijn er koppelingen met de Belastingdienst en KOOP. Uiteraard voorziet het systeem ook in managementinformatie.
Uiterweerd noemt schaalbaarheid als belangrijk uitgangspunt voor de software. “De frontoffice is vrij eenvoudig qua ontwerp, waardoor grote aantallen burgers op die site terechtkunnen. Maar qua uitdaging is het traject behoorlijk complex: het is een nieuwe wet met juridische vraagstukken eromheen. We hebben heel wat scenario’s doordacht, maar uiteindelijk hebben we een vrij eenvoudig werkproces ontwikkeld dat we goed kunnen ondersteunen.” Belangrijk bij deze implementatie is de samenwerking met de beheerpartij DICTU.

Eerste keer scrum

De site en de backofficeapplicatie zijn gebouwd met de agile scrummethode (waarbij een multidisciplinair team in korte ‘sprints’ van twee weken afgesproken functionaliteit oplevert). En dat moest in zes maanden tijd. “Dat is wel krap”, zegt Uiterweerd. Maar het basissysteem is zo goed als klaar en getest. De software scoort hoog op onderhoudbaarheid, volgens kwaliteitsnormen van SIG. “Voor ons was het de eerste ervaring met scrum”, zegt Pamela Young. “Ik zie de voordelen dat je al heel vroeg een bepaald resultaat boekt en goed kunt sturen als opdrachtgever. De werkwijze gaf ook mooi inzicht in hoe intensief het proces eigenlijk is. Er zijn toch drie mensen van de Kiesraad zo goed als fulltime mee bezig, veel meer dan we dachten. Je ziet ook hoe belangrijk die rol van productowner is. Die vormt de schakel, ook terug richting de organisatie.”
Rond het voorproces van het referendum geldt geen stemgeheim of andere waarborgen die normaliter het stemproces omgeven. Daarom zag de Kiesraad ook wel wat in het digitaal inleveren van de verzoeken. “Er is ook in de regelgeving een mogelijkheid opgenomen om dat alsnog te regelen, alleen moet dat dan met nadere regelgeving worden ingevuld”, zegt Young. “Vooralsnog heeft de minister daarvan afgezien.”
Uiterweerd: “Natuurlijk is er ook nagedacht over het gebruik van DigiD en de mogelijkheid van een geheel digitaal proces. Als deze regelgeving wordt geactiveerd, kunnen we deze extra mogelijkheid ook benutten.”

tags: ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.