Partnerpagina ICTU

- - - - -

Rijk werkt aan rijksbreed inzicht softwarelicenties

artikelen, 6 juli 2017

Als de departementen meer zicht hebben op rijksbreed vraag en aanbod van sofwarelicenties, kan dat besparingen opleveren en inkoopmanagers helpen. SAM-Rijk brengt dat in de praktijk. De softwareleveranciers hebben daar uiteindelijk ook wat aan.

Hilly Buyne, vanuit het ministerie van BZK gedelegeerd opdrachtgever voor het programma SAM-Rijk en Hennie de Hoog, programmamanager SAM-Rijk bij ICTU

Hilly Buyne, vanuit het ministerie van BZK gedelegeerd opdrachtgever voor het programma SAM-Rijk en Hennie de Hoog, programmamanager SAM-Rijk bij ICTU


Iets kopen zonder het optimaal te gebruiken is natuurlijk zonde van het geld. Toch gebeurt dat soms in een organisatie. Bijvoorbeeld als het om soft- ware gaat: men weet niet altijd hoeveel licenties er van bepaalde software precies in huis zijn of hoeveel gebruikers er van een pakket zijn. Dat is uiteraard geen wenselijke situatie.
De Haagse departementen zijn al een tijdje bezig om grip te krijgen op het gebruik en de kosten van software en hoe die zich verhouden tot de afgesloten contracten – ‘software asset management’ (SAM). Dat inzicht in de ‘licentiepositie’ helpt bij het inkoopbeleid en de verdere contacten met leveranciers.

Maar het kan nog een stap verder. Leg als rijksoverheid al die departementale licentieposities naast elkaar en een ver- gelijkbaar inzicht ontstaat voor het Rijk als geheel. Sinds 2016 wordt daar aan gewerkt, ondersteund met het program- ma SAM-Rijk. Rijksbreed wordt zo de inzet van software duidelijk en komen vraag en aanbod op een hoger niveau samen. Dat is ook nodig om als Rijk aan tafel te gaan met de grote leveranciers om de ambities rond rijksbreed Strategisch Leveranciersmanagement te kunnen realiseren, met leveranciers zoals Microsoft, SAP en Oracle.

Randvoorwaarde

Dat laatste is belangrijk, stelt Hilly Buyne, die vanuit het ministerie van BZK gedelegeerd opdrachtgever is voor het programma SAM-Rijk. “Na het rapport- Elias is besloten het strategisch leveranciersmanagement rijksbreed een impuls te geven. We weten dat het tijd vergt om dat voor een organisatie op orde te krijgen.” Randvoorwaardelijk voor het rijksbrede leveranciersmanagement is een goed georganiseerd SAM.

Voor Hennie de Hoog, programma- manager SAM-Rijk bij ICTU, begint dat alles met ‘de basis op orde’. “Dat wil zeggen dat we inzichtelijk gaan maken welke contracten we met z’n allen hebben en wat de licentiepositie is. Als we dat weten staan we ook wat steviger richting de leverancier. Dán kunnen we een stap vooruit maken en in overleg over hun roadmap en hoe het Rijk tegen die wereld aankijkt. Maar eerst moet de boel op orde, anders weet je niet waar je het over hebt.”

Het programma SAM-Rijk helpt daar- bij, ondersteund vanuit ICTU. Want het is handiger als de departementen ten aanzien van SAM op dezelfde manier gaan werken. Buyne: “Het is belangrijk dat we niet allemaal hetzelfde wiel gaan uitvin- den, maar juist kennis benutten die er ergens in het rijk al is. Er is daarvoor een toolbox ontwikkeld die door elk departement kan worden gebruikt.” Licenties zijn overigens niet altijd goed vergelijkbaar, wat het consolideren van licentieposities lastiger maakt. “Dat is nog wel een uitdaging.”

De Hoog: “We helpen nu de departementen en grote ZBO’s om de informatie over hun licentieposities zoveel mogelijk standaard aan te leveren, zodat al die informatie op termijn op één plek bij elkaar kan komen. De collega’s van de verschillende departementen laten we op deze manier aan één tafel met elkaar samenwerken.” Bijvoorbeeld op het gebied van software van leveranciers als Microsoft, Oracle, IBM, SAP, Adobe en anderen. “Eigenlijk alle software.”

Licenties overhevelen

Helaas is het ene softwarecontract het andere niet. De voorwaarden die een leverancier in de contracten heeft verwerkt kunnen per departement verschillen en die contracten hebben ook verschillende ‘verjaardagen’. “Die zijn niet opgesteld in het besef dat je je licenties ook zou kunnen uitwisselen met een ander”, aldus De Hoog. Maar dat besef komt wel. Zo kunnen er bijvoorbeeld licenties worden overgeheveld tussen Dienst Justitiële Inrichtingen en het CJIB. “Dan zegt het CJIB: dat is mooi, dan neem ik wel de onderhoudskosten over, maar ik hoef de investeringen niet te doen. En DJI is blij, want die heeft die onderhoudskosten niet meer. Dat principe kunnen we straks rijksbreed gaan inzetten.”


Alles gebeurt bij voorkeur in samenspraak met de leveranciers


Dat alles gebeurt bij voorkeur in samenspraak met de leveranciers. Want al is het juridisch vaak wel afdwingbaar dat software gewoon verhandelbaar is en uitwisselbaar tussen overheidsorganisaties, een constructieve relatie met de leverancier is natuurlijk wel van belang. “Dus je zit met een leverancier aan tafel en bekijkt samen de doelstellingen van de organisatie en hoe men hier een bijdrage aan kan leveren. Je bezuinigt uiteindelijk dus niet alleen óp maar ook mét de leverancier. Het gaat tenslotte ook om belastinggeld.”

Voordelen leveranciers

Dat niet alle leveranciers meteen zullen staan te springen om de departementen te helpen besparen op hun licentiekosten ligt voor de hand. Maar er zijn ook voordelen voor die leveranciers. Er zijn minder afzonderlijke afnemers waarmee ze in conclaaf moeten en ze hoeven minder energie te steken in software-audits bij die afnemers omdat die meer grip heb- ben op het daadwerkelijke gebruik.
Uiteindelijk moet er een situatie ontstaan waarin de strategisch leveranciersmanager met de uitkomst van de SAM-Rijk-inspanningen op zak aan tafel gaan met de Oracle’s en de Microsofts van deze wereld om naar de geconsolideerde licentieposities te kijken. Buyne: “En het is ook toekomstgericht: bij nieuwe overeenkomsten, die we veel meer vanuit het Rijk afsluiten, zullen we ook makkelijker kunnen gaan uitwisselen. Dat vergt overigens nog wel wat gesprekken met de leveranciers”, zegt ze glimlachend.


‘Bewustwording belangrijk’

“Het belangrijkste voordeel van SAM is de bewustwording op de werkvloer over het inzetten van software. In het verleden werd software bij wijze van spreken nog weleens in een kast gelegd en kwam men later tot de ontdekking dat deze eigenlijk toch minder werd gebruikt dan verwacht.”
“Vanuit SAM kunnen we nu laten zien welke software rechtmatig is aangekocht, wat er precies is geïnstalleerd, en wat er wordt gebruikt. Er is kortom dus veel eerder een signalering over wat wordt gebruikt of niet.”
“Binnen OCW gaan alle aankopen, verlengingen van maintenance en support en nieuwe aanvragen via SAM. Bij verlengingen kijken we vooraf of de software nog gebruikt wordt. We hebben het afgelopen jaar al een paar keer een verlenging voorkomen voor software die niet meer gebruikt werd. Hiermee hebben we een flinke besparing gerealiseerd. Er is ook een proces ingericht voor nieuwe aanvragen. Daarin stemmen we af met de Centrale Regie Organisatie (CRO) zodat we gecontroleerd nieuwe functionaliteit binnenhalen. Onze ervaring: door meer inzage in de programmatuur die je in huis hebt kom je meer in control.”

Hilda Wever, Software Asset Manager, Ministerie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap


‘Meer grip op proces’

“De invoering van SAM draagt vooral bij aan risico- en kostenbeheersing, door het verkrijgen van inzicht in welke licenties in huis zijn en daadwerkelijk worden gebruikt. Daarmee heeft de organisatie meer grip op budget en kun je effectief over de inzet van software adviseren.”
“Wij werken inmiddels vijf jaar met SAM en hebben er goede ervaringen mee. Nog een tip voor andere departementen en/of uitvoeringsorganisaties: houd aandacht voor het proces. Met alleen de inrichting van SAM in je organisatie ben je er niet. SAM is een continu proces dat altijd in beweging blijft en aandacht vraagt. Belangrijkste winst wat mij betreft: een continu inzicht in de licentiepositie van de politie. Door de invoering van SAM hoeven we bijvoorbeeld niet meer langs allerlei verschillende rekencentra om informatie op te halen. Met het gebruik van de tooling ten behoeve van SAM is de informatie nu veel eenvoudiger, eenduidiger en centraal beschikbaar.”

John Haenen, Software Asset Consultant, Politie



tags: , , ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.