Partnerpagina ICTU

- - - - -

Samenwerken zonder ‘heg’

RvIG, ICTU en DICTU vormen strategische alliantie

door: Freek Blankena

artikelen, 3 februari 2016

Drie grote overheidspartijen hebben elkaar gevonden. RvIG, DICTU en ICTU werken gezamenlijk aan het definiëren, bouwen en beheren van onderdelen van systemen rond persoonsgegevens. Met hun strategische alliantie houden ze kennis vast, voeren ze structurele verbeteringen door en gaan er geen zaken ‘over de heg’.

Willem Zwalve, directeur van DICTU, Gerdine Keijzer-Baldé, directeur van de RvIG en ICTU-directeur André Regtop

Het realiseren van belangrijke onderdelen van de Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur (GDI) vergt zorgvuldigheid. Dan helpt het niet als er discussies achteraf zijn over wat gerealiseerd is, mensen zich terugtrekken in de eigen ‘kolom’ en ‘over de heg’-gedrag vertonen, en hun essentiële kennis na een paar jaar verloren gaat. Het besef dat de basisregistratie BRP en aanverwante stelselapplicaties een betere aanpak verdienen bracht de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG), DICTU (de ICT-dienstverlener binnen het ministerie van EZ) en ICTU tot een strategische samenwerking. Ze willen verder gaan dan de tot dusver gebruikelijke manier waarop de functioneel leidende partij met de ontwikkelende en de beherende partijen samenwerkt.

Zoektocht

Gevraagd naar de oorsprong van de alliantie begint Gerdine Keijzer-Baldé, directeur van de RvIG, bij de zoektocht naar een nieuw datacenter. Dat werd het nieuwe Overheidsdatacenter Noord, (ODC Noord) vanwege de vele persoonsgegevens waar RvIG mee werkt. Dat was voor haar een goede ervaring. “Vervolgens zochten we een nieuwe partij voor het beheer van de technische infrastructuur en voor het technisch applicatiebeheer, een moeilijke zoektocht, moet ik zeggen. Uiteindelijk kwamen we terecht bij DICTU. Het heeft nog een hele tijd geduurd voordat we het technisch beheer van onze applicaties ook konden overdragen aan DICTU. Dat hebben we in een rustig tempo aangepakt. En wederom is dat goed gegaan, beter dan we van tevoren hadden gehoopt.”

Keijzer-Baldé: ‘Ik wil die dialoog van tevoren voeren’

Het besef dat de samenwerking nog intensiever zou moeten, begon mede bij gesprekken die Keijzer-Baldé had met Hans Verweij van ICTU. “We hebben een paar keer meegemaakt dat er stelselvoorzieningen waren opgeleverd waarop we moesten aansluiten. En dan bleek het gewoon niet te passen, omdat het toch nét even volgens andere afspraken en standaarden was opgelost. Dat soort dingen hebben we toen vaak zitten bespreken: hoe kan het nou dat wij met elkaar in het stelsel werken elkaar zo vaak raken, maar het dan soms nét niet werkt? Daar wil ik van af. Ik wil die dialoog van tevoren voeren.”

Geen verrassingen

Die dialoog voert Keijzer-Baldé sinds een jaar nu regelmatig met haar collegadirecteuren Willem Zwalve van DICTU (dat niet alleen voor het eigen ministerie van EZ de ICT-diensten levert, maar ook voor een aantal andere ministeries) en André Regtop van ICTU (dat voor alle overheden systemen ontwikkelt).
“We bedachten dat het mooi zou zijn de functionele mensen, de technische beheerders en de partij die ontwikkelt er samen voor te laten zorgen dat er beter geleerd wordt en dat je niet elke keer voor verrassingen komt te staan. Daarom zijn we met zijn drieën om tafel gaan zitten.”
Dit soort langjarige samenwerkingen ‘met de markt’ oplossen ligt minder voor de hand, vinden de drie. Want dan moet er toch om de zoveel jaar een aanbesteding plaatsvinden. “En dan kan er zomaar weer een andere partij uitkomen”, zegt Keijzer-Baldé. “Dat zijn onvoorstelbaar grote en kostbare operaties.”

Kennis borgen

“Wij menen dat we met zijn drieën serieus beter gezamenlijk producten kunnen maken voor de overheid, dan dat we dat afzonderlijk puur vanuit onze eigen disciplines zouden kunnen doen”, aldus André Regtop.

Zwalve: ‘Werken met eigen mensen en kennis borgen’

Willem Zwalve benadrukt vooral het belang van het behouden van kennis en ervaring bij de overheidspartijen zelf. “Voor ontwikkeling, bouw en beheer van de belangrijke stelsels helpt het natuurlijk enorm als je mensen in vaste dienst hebt die precies weten hoe de zaak in elkaar zit en hoe er doorontwikkeld kan worden. Dan bereik je continuïteit, kwaliteit en efficiëntie in de hele aanpak. En juist voor basisregistraties is het heel belangrijk om dat zo te doen. Werken met eigen mensen en kennis borgen.”

Overlegstructuur

Op alle niveaus werken de drie inmiddels samen. “We hebben goed vastgelegd wat onze rechten en plichten zijn over en weer”, zegt Keijzer-Baldé. “Het gaat niet vanzelf, dus we hebben goed nagedacht over welke werkzaamheden tot het gezamenlijke deel behoren en welke niet.” Er zijn diverse overlegstructuren ingericht en de drie directeuren zien elkaar ten minste elke twee maanden. De verantwoordelijke managers van de drie organisaties vormen een soort dagelijks bestuur van de alliantie. “Daarnaast hebben we op operationeel niveau teams waarin het feitelijke werk gebeurt. Scrum- en beheerteams die we met elkaar aan ontwikkeltrajecten hebben gezet in het gezamenlijke portfolio. Zo hebben we bijvoorbeeld een kwaliteitsmonitor op de BRP en op de reisdocumenten. Dat is zo’n product dat elk jaar herzien moet worden als gevolg van nieuwe wetgeving.”

Start of staart

Regtop meent dat een dergelijke samenwerking al in de richting gaat van de aanbevelingen van de commissie-Elias. “Die wees op het falende opdrachtgeverschap. Daar zij wij juist sterk in met elkaar, omdat we weten dat het probleem vaak in de start zit en niet in de staart. Dus bij de opdrachtverlening aan de kant van de RvIG kijken we goed naar de vraag ‘begrijpen we elkaar wel goed’? Daar kun je in zo’n strategische samenwerking de tijd voor nemen.”

‘Elkaar diep in de ogen kijken’

Drie overheidsorganisaties – Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, DICTU en ICTU – zijn een samenwerking aangegaan met als doel kennis en ervaring over het integrale beheer (de ontwikkeling en exploitatie) van applicaties (en basisregisters) binnen de overheid te bundelen. Dit om de benodigde infrastructuren en applicatielandschappen – in eerste instantie voor RvIG – zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen beheren en waar nodig (door) te ontwikkelen. Maar vooral ook om de opgedane kennis, ervaring en middelen breder binnen de overheid beschikbaar te stellen.

In de samenwerking berust de functionele kennis en het opdrachtgeverschap bij RvIG. ICTU brengt de kennis in omtrent de (door)ontwikkeling van applicaties en DICTU draagt zorg voor het beheer en exploitatie van de beveiligde infrastructuur. Een dergelijke gezamenlijke aanpak kan op diverse plekken zijn nut bewijzen. Directeur Willem Zwalve van DICTU raadt geïnteresseerde overheidspartijen aan eens te komen praten. Zijn advies: “Elkaar diep in de ogen kijken. Wil je ervoor gaan? Wat wil je bereiken? Heb je ambities die goed in elkaars verlengde liggen? Kun je meerwaarde definieren met elkaar?”

Zwalve denkt dat er binnen de rijksoverheid meerdere combinaties zoals RvIG/DICTU/ICTU mogelijk zijn. “Ik zie ook wel dat we die beweging maken met elkaar. Ik zit zelf in de CTO-raad en daar merk je wel dat er over structurelere samenwerkingsverbanden wordt nagedacht op rijksniveau.”

De strategische alliantie van RvIG, DICTU en ICTU kreeg het afgelopen jaar vorm. Het eerste jaar stond vooral in het teken van het praktisch overbrengen van bestaande ‘applicatielandschappen’ van RvIG naar de exploitatie- (DICTU) en ontwikkelpartij (ICTU). Binnen de alliantie zijn er governanceafspraken gemaakt en zijn de werkprocessen tussen de drie organisaties op elkaar afgestemd. Er wordt gewerkt aan het standaardiseren van de gebruikte infrastructuur en de softwarecomponenten die worden ingezet. Ontwikkeling vindt plaats middels de agile/scrum-aanpak, met waar nodig de bijbehorende aanpassingen in de organisaties.

In 2016 gaan de drie organisaties verder invulling geven aan deze gezamenlijke missie.

Hans Verweij (ICTU): “Onze kennis omtrent registers, basisregistraties, koppelvlakken, architecturen en software bouwen brengen we graag mee in deze samenwerking. Door bundeling van onze expertise kunnen we gezamenlijk de digitale overheid versterken.”

Nico van Baarsen (RvIG): “De operationele processen lopen goed en dat biedt de mogelijkheid om verschillende componenten binnen de alliantie meer generiek te maken en breder in te zetten voor de overheid als geheel. Dat bespaart kosten en leidt tot meer uniformiteit.”

Ko Smidt (DICTU): “Via deze alliantie kan DICTU als Shared Service Organisatie van de rijksoverheid er nog beter voor zorgen dat gewenste registers altijd beschikbaar zijn voor gebruik.”

Dit soort samenwerking komt overigens niet zonder slag of stoot van de grond, bevestigen ze alle drie. Zwalve constateert dat ‘samenwerken’ zelf al verschillende betekenissen bleek te hebben voor de deelnemende partijen. “Het gaat over mensen. Je moet elkaar wel eerst vinden. Er was nog erg de neiging te gaan wijzen.”

Regtop: ‘Uiteindelijk krijg je zo een beter product’

Regtop weet uit eigen ervaring dat dat niet werkt. “Als je strategisch samenwerkt, kun je wel gaan wijzen, maar je weet dat je elkaar de volgende keer weer nodig hebt. Dan komt het terug. Dan leer je op een andere manier samen te werken. Dat is echt een cultuuraspect. Je moet je mensen daarop wijzen, je moet met ze praten, het met ze doornemen. En dat kost een tijdje. Maar het essentiële voordeel is dat je elkaar leert kennen en elkaar sneller begrijpt. Uiteindelijk krijg je daardoor een beter product.”

Tijd nodig

Ook het omschakelen naar een situatie waarin de afhankelijkheid van externe kennis is geminimaliseerd vergt tijd. Regtop: “Als er een strategische alliantie is en je weet dat je meerjarig aan elkaar verbonden bent, kun je zeggen ‘dat doen we dus met een kern van eigen mensen’. Maar dat krijg je niet van vandaag op morgen voor elkaar. Daar werk je naar toe met elkaar.”

Marktpartijen hoeven volgens Zwalve niet bang te zijn dat ze op deze manier door de overheid overbodig worden gemaakt. “De dingen waar marktpartijen beter in zijn, moet je ze vooral laten doen. Vanuit DICTU werken we heel intensief met marktpartijen samen. Maar als het om structurele taken gaat, dicht bij de overheid, heeft het geen zin met die partijen ingewikkelde constructen aan te gaan. Want je kunt de kennis niet borgen. Dan ligt het voor de hand dat je dat als overheid zelf doet. We hebben een pakket niet-strategische applicaties aan de markt uitbesteed. Dat heeft opgeleverd dat wij ons beter kunnen focussen op wat we overhouden.”

tags: , ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.