Partnerpagina ICTU

- - - - -

Vensters: benchmark als leerinstrument

artikelen, 31 januari 2018

Hoe sta je er als overheidsorganisatie voor en wat kun je leren van andere overheden? Om daarachter te komen gebruiken inmiddels ruim 110 publieke organisaties Vensters, een benchmarktool met een focus op leren.

ICTU - Vensters

Daniël van Geest en Maik van Veldhoven, duo-programmamanagers Vensters bij ICTU. Beeld: Studio Oostrum

Efficiënter en effectiever werken. Dat is het doel waar het gros van de overheidsorganisaties zich de afgelopen jaren voor gesteld ziet, ook al omdat er steeds minder budget beschikbaar is en het aantal taken juist toeneemt. Om dat doel te bereiken, is het voor publieke organisaties zinvol om kritisch te kijken naar zaken als bedrijfsvoering en dienstverlening. Daarvoor gebruikt een groeiend aantal overheidsorganisaties het benchmark-instrument Vensters.

“Een van de redenen om in 2012 met Vensters te starten, was het grote aantal benchmarks en het niveau ervan”, aldus Daniël van Geest (duo-programmamanager Ven- sters bij ICTU). “Het benchmarklandschap was erg verbrokkeld. Of de bestaande benchmarks hadden te weinig deelnemers waardoor er niets te vergelijken viel, of ze richtten zich op deelonderwerpen. Voor een aantal partijen was dat reden om Vensters te ontwikkelen, een benchmark waarmee aan de hand van een groot aantal indicatoren en vanuit meerdere invalshoeken het gesprek (zie kader) kan worden aangegaan met en tussen overheden.”

Wat is Vensters?

Vensters is in opdracht van BZK ontwikkeld, samen met de VGS. De dagelijkse leiding van het programma ligt bij ICTU, samen met VNG Realisatie verzorgt zij de uitvoering van het programma. Zij worden bijgestaan door een stuurgroep met vertegenwoordiging uit gemeenten, provincies en waterschappen, maar ook uit de FAMO, VIAG en VDP. In november ontving het team van Vensters het Best Practice-certificaat bij de European Public Sector Award (EPSA) 2017.


Dat er behoefte was aan een instrument als Vensters bleek niet alleen uit het groeiend aantal deelnemers, maar ook uit de verbreding van de scope. Waar in eerste instantie de focus lag op de bedrijfsvoering, werd al snel ook dienstverlening toegevoegd aan de methodiek. Dat het instrument zo aansloeg, heeft volgens Maik van Veldhoven (duo-programmamanager Vensters bij ICTU) vooral te maken met het leereffect. “Neem gemeenten. Die hebben – als het gaat om bedrijfsvoering en dienstverlening – de nodige overeenkomsten en dús kunnen ze van elkaar leren. Dat geldt zeker voor kleinere gemeenten, die vaak minder menskracht en middelen hebben om informatie met andere gemeenten te vergelijken. Het leereffect is er ook omdat het instrument meerjarig inzicht geeft; de ontwikkeling in cijfers biedt waardevolle informatie.”

Vensters in één dag

Vensters blijft vernieuwen, onder andere om het invullen zo makkelijk mogelijk te maken. Een vernieuwing op dat vlak is ‘Vensters in één dag’. “In één dag doorlopen wij het hele traject van Vensters, waarbij alle mensen die van belang zijn voor het onderzoek worden uitgenodigd om bij te dragen”, schetst Van Geest. “Tijdens die dag spreken wij al die mensen, halen we informatie op en aan het eind van de dag presenteren wij de resultaten. Het mooie van deze werkwijze is dat er binnen één dag erg veel mogelijk is en dat er een goed gesprek met elkaar te voeren is over hoe het er binnen de eigen organisatie voor staat.” Bijkomend voordeel is volgens Van Veldhoven dat ook degenen die de informatie verzamelen, betrokken zijn bij de uitkomst.

Vensters op Omgevingswet

De ontwikkeling van Vensters staat niet stil. Naast bedrijfsvoering en dienstverlening is de methodiek van Vensters ook gebruikt bij de ontwikkeling van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) en in oktober 2017
is een Vensters-pilot gestart rondom de Omgevingswet. Van Geest: “Mark Rutte noemde de Omgevingswet bij de introductie ‘een waanzinnige doorbraak, op de langere termijn een van de grote revoluties van dit kabinet’. Het is een wet die ertoe leidt dat er voor overheden veel verandert. Wij monitoren in opdracht van het programma ‘Aan de Slag met de Omgevingswet’ wat die veranderingen zijn en wat publieke organisaties daarbij van elkaar kunnen leren. Waar wij bij de Omgevingswet benieuwd naar zijn is of de cultuurverandering, het anders omgaan met vragen van burgers, ook echt zo beleefd wordt. Met belevingsonderzoek vangen we die zachte kant. Daarnaast gebruiken we indicatoren zoals de termijn waarop vergunningen worden verleend en het aantal verordeningen, om inzicht te geven in de voortgang rond de Omgevingswet. Als gemeenten van vergelijkbare grootte bijvoorbeeld werken met sterk verschillende aantallen verordeningen, dan zegt dat iets over de manier waarop een gemeente wordt bestuurd. Dat verschil zie je pas als je cijfers met elkaar vergelijkt. Met Vensters kan dat.”

Meer informatie: https://www.venstersvoorbedrijfsvoering.nl/

Duidingsgesprek

De vraagstukken die onderdeel zijn van Vensters zijn divers en de insteek is breed, waarmee ook de kans bestaat dat een enkel cijfer een eigen leven kan gaan leiden. Terwijl het gaat om de samenhang tussen de cijfers en hoe deze zich verhouden tot de gewenste organisatieontwikkeling. “Om die redenen combineert Vensters een online omgeving met een offline ontmoeting: het duidingsgesprek”, aldus Eelke Horselenberg (adviseur en duider Vensters bij VNG Realisatie, voorheen KING). “In een gesprek met het topmanagement gaan we in op wat de cijfers voor hen betekenen en spiegelen we deze aan andere deelnemers. Hoe werkt je strategisch HRM-beleid door in het opleidingsbudget en vergrijzing? Heb je de belasting uitbesteed en hoe efficiënt is dit ten opzichte van gemeenten die dit zelf doen? Voldoet dit aan het gewenste beeld? Dat soort vragen.” Naast de individuele gesprekken ondersteunt Vensters leerkringen van deelnemers rond actuele thema’s.


tags: ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.