Partnerpagina KPN

- - - - -

Een digitale werkplek ontwikkel je samen

artikelen, 1 november 2018

Burgers hoeven steeds minder vaak in de rij te staan bij een fysieke gemeentebalie. Leve de digitale dienstverlening! Wat nog wel beter kan? Het intern aanbieden van digitale werkplekken die medewerkers helpen om de digitale dienstverlening naar een nog hoger niveau te tillen.

muis in de hand

“Medewerkers zijn thuis gewend om van alles via hun smartphone te regelen, dat verwachten ze ook op hun werk.” Beeld: Dreamstime

Gemeenten willen dat hun medewerkers locatieonafhankelijk kunnen werken, ook via een mobiel device. Maar hoe zorg je ervoor dat ze dat op een veilige en betrouwbare manier kunnen doen? En hoe zorg je voor een goed applicatiebeheer, met de nodige aandacht voor gebruikersgemak? Best complexe materie en gemeenten willen daarbij niet over één nacht ijs gaan.

“Vergeleken met het bedrijfsleven is de lokale overheid nog niet zo ver als het gaat om het aanbieden van digitale werkplekken”, bevestigt Tanya Bondarouk, professor Human Resources Management bij Universiteit Twente. “En dat is een probleem. Om jonge talenten aan te kunnen trekken, moet je ze een werkomgeving bieden waarin ze volop gebruik kunnen maken van de digitale mogelijkheden. Zij willen de vrijheid om te werken waar en wanneer ze willen. En met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het extra belangrijk om daar als gemeente aandacht aan te besteden.” Bij de ontwikkeling van digitale werkplekken moet de focus niet op het besparen van kosten liggen. “Je moet medewerkers een werkplek bieden die ze helpt om de dienstverlening naar burgers te verbeteren. Dát moet het uitgangspunt zijn. Mijn advies is om HRM bij de ontwikkeling en lancering van digitale werkplekken te betrekken. Medewerkers krijgen namelijk te maken met een nieuwe werkwijze. Dat kan weerstand oproepen. Je moet kunnen uitleggen waarom zij een digitale werkplek krijgen en wat het doel daarvan is. Je moet de waaromvraag kunnen beantwoorden. Daarbij moet dat antwoord aansluiten bij de persoonlijke behoeftes van medewerkers. Hoe beter ze weten wat een digitale werkplek te bieden heeft, hoe groter de kans op snelle acceptatie.”

Ingewikkelde klus

Wat zijn voor gemeenten de grootste uitdagingen bij de digitalisering van werkplekken? Om te beginnen houden zij zich met veel verschillende onderwerpen bezig: van paspoortaanvraag tot gemeentelijke belasting en van milieuzaken tot sociale dienst. Bij een gemiddelde gemeente draaien al snel zo’n 200 verschillende applicaties. Veel meer dan bij een gemiddeld bedrijf. Vaak gaat het om applicaties die privacygevoelige informatie bevatten. Neem de applicatie voor paspoortaanvragen: die moet natuurlijk goed dichtgetimmerd zijn. En dat betekent ook dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot deze applicatie. Daarbij moeten zij altijd de meest recente versie hebben, waarbij ook de laatste veiligheidsupdates zijn doorgevoerd. Een uitdaging voor de IT-afdeling, want dat beheer moet regelmatig ’s nachts en in de weekenden gebeuren. Daarbij moeten ze ervoor zorgen dat alle systemen en alle processen goed op elkaar zijn afgestemd. En wie mag wat op welk moment? Alles bij elkaar is dat een ingewikkelde klus die gemeenten graag uitbesteden. Aan Dutch Delta Group (DDG) bijvoorbeeld.

“Wij hebben 220 van de 380 gemeenten als klant”, vertelt Michaël Leushuis, commercieel manager bij Dutch Delta Group. “Het is onze taak om ervoor te zorgen dat hun bedrijfskritische applicaties en databases beschikbaar zijn en veilig functioneren. Met onze kennis zijn wij in staat om gemeenten te ondersteunen met het verder doorvoeren van de applicatierationalisatie. Door het aantal applicaties terug te dringen, wordt het proces beter hanteerbaar. Zo kunnen gemeenten flink op hun jaarlijkse ICT-kosten besparen. Ook zorgen we ervoor dat de applicaties via verschillende devices toegankelijk zijn. En naast een goede technische beveiliging, maken we de gebruikers bewust van mogelijke veiligheidsrisico’s. Ook gaan we gemeenten helpen om de overstap naar de cloud te maken. En dankzij onze samenwerking met KPN kunnen we compleet ingerichte digitale werkplekken bieden waarin alle bedrijfskritische applicaties eenvoudig toegankelijk zijn en probleemloos werken.”

Shadow-IT

“Een goede digitale werkplek is voor lokale overheden een must”, benadrukt Chantal Roest, Sales Director bij KPN. “Kijk alleen maar naar de ontwikkelingen waar gemeenten een actieve rol in spelen, zoals de energietransitie, gezondheidszorg, duurzaam wonen, infrastructurele uitdagingen en de circulaire economie. Veel gemeenten zijn op zoek naar een betrouwbare partner die van hun complexe IT-landschap één geheel kan maken en die daarnaast de gewenste digitale werkplekken kunnen aanbieden. Dankzij onze samenwerking met Dutch Delta Group kunnen wij goed op die vraag inspelen. DDG weet welke applicaties er binnen gemeenten draaien en welke processen nodig zijn. Wij leveren de technologie die nodig is voor betrouwbare en veilige digitale werkplekken die aansluiten bij de wensen van medewerkers.”

Dat maatwerk is essentieel, benadrukt ze. “Medewerkers worden steeds mondiger en willen regie. Thuis zijn ze gewend om van alles via hun smartphone te regelen. En dat verwachten ze ook op hun werk. Faciliteer je dat niet? Dan ontstaat er al snel een shadow-IT. Medewerkers gaan bijvoorbeeld zelf Dropboxen.”

En de oudere generatie die minder handig is met digitale oplossingen? “Op het vlak van begeleiding bieden we verschillende opties aan, zoals workshops of een servicedesk. En soms gaan we naast een medewerker zitten om hem of haar op weg te helpen. Het werkt overigens niet altijd om de persoonlijke begeleiding door IT’ers te laten doen. Het is beter om directe collega’s in te zetten, medewerkers die affiniteit hebben met IT. Ook hier is het niet meer dan logisch als IT en HR een koppeltje vormen.”

tags:

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.