Partnerpagina ministerie van justitie en veiligheid

 

- - - - -

e-Justice in de EU

artikelen, 6 december 2017

ICT en de business, het blijft een spraakmakend onderwerp. Ook in EU-context is er nog veel te winnen als ICT en organisatiedoelen een hechter huwelijk zouden vormen. Op die manier wordt beleid beter uitvoerbaar en komt de potentie van techniek meer tot zijn recht. Gevolg: blijere eindgebruikers. Het e-CODEX-project van het ministerie van Justitie en Veiligheid laat zien dat het kan.

Justitie

Beeld: Dreamstime

Het is niets nieuws: ICT’ers en de rest van een organisatie spreken niet altijd dezelfde taal. En bij de vertaling gaat weleens wat mis. Of de techniek doet niet helemaal wat de organisatie voor ogen had, of in de organisatiedoelen wordt slecht rekening gehouden met de (on)mogelijkheden van techniek. En hoewel het steeds beter gaat – door de naschok van de commissie Elias én de onderkenning van het belang van dit onderwerp – is de praktijk weerbarstig. Niet alleen in de Nederlandse context: ook in de EU moeten ICT en beleid beter samenwerken.

EU-beleid komt vaak tot stand op basis van langetermijnagenda’s. In die agenda’s komt IT zelden voor als ‘enabler’. De plannen zijn vooral van juridische aard en gaan over welke regelgeving er moet komen of aangepast moet worden. Daardoor wordt de factor IT bij grote beleidsontwikkelingen weleens verkeerd meegenomen.

Zoals bij de introductie van de Dienstenrichtlijn in 2006: de betreffende commissie deed destijds de aanname dat er voldoende middelen beschikbaar waren om dienstverleners over grenzen digitaal te laten communiceren met overheden. Maar die middelen zijn nu nog steeds in de maak! Was het niet beter geweest als de commissie vooraf gecheckt had welke (on)mogelijkheden er in digitale zin waren?

Het is te makkelijk om te zeggen dat alleen de beleidsmen- sen ‘het niet begrijpen’. De ICT-discipline neemt op haar beurt te weinig het perspectief van de eindgebruiker en bijbehorende beleidsdoelen mee. Jammer, want het gebruik van de ICT-oplossing bepaalt het succes, niet de manier waarop het technisch in elkaar steekt.

Uitwisseling justitiële gegevens

Tegen deze achtergrond is het interessant te kijken naar de zogenoemde Large Scale Pilots (LSPs) van de Europese Commissie. Deze commissie subsidieert deze pan-Europese ICT-projecten met als doel Proofs of Concept van ICT-middelen te laten ontwikkelen die helpen bij lidstaatoverschrijdende communicatie tussen officiële instanties en burgers en bedrijven. Een van die LSPs is e-CODEX, een project dat van december 2010 tot mei 2016 werd uitgevoerd binnen e-JUSTICE, een programma van de Europese Commissie en 23 lidstaten. e-CODEX (voluit: e-Justice Communication via Online Data Exchange) richt zich op verbetering van de grensoverschrijdende digitale uitwisseling van justitiële gegevens. Voor Nederland ligt de verantwoordelijkheid in handen van het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Bij de start van e-CODEX lag de focus vooral op de technisch kant: hoe maken we een oplossing die past binnen de subsidiariteit van lidstaten, en toch veilige en snelle machine-to-machine communicatie tussen systemen in lidstaten mogelijk maakt? Vanuit deze centrale vraag ontwikkelden de e-CODEX-deelnemers een oplossing die decentraal georganiseerd is en daarmee volledig voldoet aan de wensen omtrent subsidiariteit. De Proof of Concept werkt, is getest en heeft daarmee voldaan aan de primaire doelstellingen.

Bij veel ICT-projecten blijft het hierbij. Maar de ambitie van het Nederlandse e-CODEX-team reikte verder: men wilde de houdbaarheid voor de lange termijn borgen. E-CODEX is namelijk voor een belangrijk deel gestoeld op een Nederlandse werkwijze. Het ‘uploaden’ van die werkwijze naar EU-niveau heeft zowel financiële als praktische voordelen voor het ministerie van VenJ.

Om die ambitie te vervullen is het Nederlandse e-CODEX-team niet overhaast te werk gegaan, maar is de tijd en ruimte genomen om de sustainability van het project goed te regelen. De oorspronkelijke projectduur is daartoe zelfs met tweeënhalf jaar verlengd. Een tweede essentiële keuze was het nadrukkelijk aansluiting zoeken bij de organisatiedoelen; de gebruikte techniek is daar ‘slechts’ een afgeleide van. De eindgebruikers, bijvoorbeeld de officier van justitie, hadden in alle pilots en bijbehorende werkzaamheden een belangrijke stem. Het team liet zich speciaal bijstaan op het onderwerp ‘gebruikersgericht werken’, zodat men voortdurend scherp bleef op deze aanpak.

Vooraf had de projectleiding de belangrijke spelers voor borging van e-CODEX in het primaire proces al goed in beeld gebracht en waar mogelijk aansluiting gezocht bij hun belangen. Want vanaf dag één besefte het team dat het succes afhing van de mate waarin deze spelers het projectresultaat zouden omarmen. Er was dan ook veel aandacht voor het proces binnen het project; voor het verbinden van betrokken disciplines en belangen.

Het e-CODEX-team schroomde niet om het project actief op de kaart te zetten. Een van de activiteiten was een nationale e-Justice conferentie waarbij alle beroepsgroepen geënthousiasmeerd werden door minister en ambtelijke top. Zo kreeg e-CODEX brede bekendheid en nam de bereidheid tot werken met e-CODEX toe. Daar komt natuurlijk bij dat de potentie en behoefte van zo’n oplossing voor het strafrechtdomein groot is. Dat gaf e-CODEX de ruimte om binnen de EU aansluiting te zoeken bij de beleidsvoorbereiders van de Europese Raad van ministers. In het tweede meerjaren e-Justice actieplan (2014-2018) wordt e-CODEX zelfs gezien als een echte game changer.

Het resultaat? De e-CODEX-methode en -techniek worden gevat in EU-regelgeving en krijgen een officiële plek binnen de Europese Raad van ministers en het EU-ondersteunende IT-apparaat. In de tussentijd zorgt een aantal deels door de EU gefinancierde nieuwe projecten ervoor dat meer partijen gebruik kunnen maken van de e-CODEX-techniek waardoor het aantal gebruikers enorm zal uitbreiden.

Uiteindelijk leidt dit tot betere toegang van de rechtspraak voor burgers en bedrijven in lidstaatoverstijgende zaken. En voor Nederland is het prettig dat de eigen aanpak de basis vormt, en dus beschermd is voor toekomstige wijzigingen vanuit EU-beleid.

Succesfactoren e-CODEX- project:

• De eindgebruiker centraal: de Nederlandse werkwijze die op EU-niveau is overgenomen is use case gedreven, dus afhankelijk van concrete casussen met bijbehorende gebruikers. Zo ontstaat een technische oplossing die direct op praktisch niveau bijdraagt aan verbetering.
• Veel aandacht voor het proces: de Nederlandse overall projectleider focuste op het soepel laten verlopen van alle processen binnen en rondom het project, binnen Nederland maar vooral ook binnen de EU. De voortgang en andere projectmatige verantwoordelijkheden werden opgepakt door een technisch en inhoudelijk projectleider.
• De gang naar de beslissers: door de nadruk van e-CODEX op de toegevoegde waarde voor concrete bedrijfsdoelen was het nut van e-CODEX ook op hoog ambtelijk en politiek niveau duidelijk. Hierdoor ontstond de ingang naar de Europese Raad van ministers waar e-CODEX nu in het primaire proces van Justitie geborgd is.
• Noodzaak tot borging: eerdere EU Large Scale Pilots hadden de noodzaak tot borging naar de toekomst bij de Europese Commissie op de agenda gezet. Gecombineerd met de aandacht voor het primaire proces tijdens e-CODEX ontstond veel aandacht voor het regeren voorbij de eigen opleverdatum. Het kon in sommige gevallen immers niet meer ‘uit’ worden gezet.
• Vertrouwen tussen Europese Commissie en e-CODEX: de lidstaten en de Europese Commissie hadden vanuit het e-Justice Action Plan en daaraan verbonden subsidieprojecten ervaring opgedaan met onderlinge samenwerking, en resultaten behaald. Die ervaring heeft ertoe geleid dat vanaf de start van e-CODEX duidelijk was dat de lidstaten en de EC hetzelfde doel nastreefden, dat samenwerking tot betere resultaten zou leiden en dat elkaar assisteren in het realiseren van de beleidsdoelen tot brede acceptatie zou leiden op het niveau van de lidstaten, en op Europees niveau.
• De juiste man/vrouw op de juiste plek: het blijft mensenwerk. Zeker bij ICT-projecten speelt communicatie tussen techniek en business een grote rol. Om dit succesvol te laten verlopen is iemand nodig die beide werelden begrijpt en deze aan elkaar kan verbinden.

Voor meer informatie:

Sandra Taal
Ernst Steigenga
Jaap Romme


tags:

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.