partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina ministerie van justitie en veiligheid

Governance zorgt dat alles werkt

Referentiemodel Opdrachtgeverschap

door: Jet van Eeghen

artikelen | 27 februari 2019

Governance is typisch zo’n begrip dat je overal hoort, maar moeilijk is uit te leggen. Bij de Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) van het ministerie van Justitie en Veiligheid dachten ze: we gaan het gewoon doen. Voor de ontwikkeling en het beheer van onze diensten maken we een structuur (de governance!) waarmee iedereen weet wat hij moet doen en wat wiens verantwoordelijkheden zijn. Simpel uitgangspunt, niet zo simpel in de uitvoering.

Smit en Appelboom

Ronald Smit (links), afdelingshoofd Regie, Programma’s en Projecten DI&I. Danny Appelboom (rechts), strategisch opdrachtgever Gemeenschappelijke Informatievoorziening. Beeld: Lex van Lieshout/De Beeldredaktie

Het referentiemodel Opdrachtgeverschap is onder meer een gevolg van de Commissie Elias, het inmiddels beruchte rapport over het parlementaire onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid (2014). De Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) van het ministerie van Justitie en Veiligheid gebruikt dit model sinds 2016 om vorm te geven aan haar governance.

Nico van Oldenbeek, projectmanager bij JenV, hielp dit model ontwikkelen (zie kader). “Het biedt een leidraad voor de verduidelijking van hoe de rolverdeling ligt bij het ontwikkelen van een dienst of product. Een goede governance, dus een structuur, met een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden, maakt de inrichting van een dienst helder. Per rol is duidelijk wie wat doet en welke verantwoordelijkheden erbij horen. De kracht van dit model is dat het bottom-up is ontwikkeld. We zijn met mensen gaan praten om te zien wat er al was, en waar behoefte aan was. Daarop zijn we gaan voortborduren. We hebben onze plannen steeds weer voorgelegd aan en doorleefd met de gebruikers.”

Veel ICT-voorzieningen van JenV worden gemeenschappelijk gebruikt, zoals het Justitie netwerk, beveiligde koppelingen naar buiten, berichtenmakelaars, JenV-registers, toegangsvoorzieningen en documentatiesystemen. Partijen als het OM, de DJI, de politie, de IND, het COA, de Raad voor de Kinderbescherming gebruiken deze voorzieningen en daarom hebben ICT-ontwikkelingen binnen JenV veel afstemming nodig. Van Oldenbeek: “Daar sturing aan geven is een grote governance uitdaging.”

In control

Ronald Smit, afdelingshoofd Regie, Programma’s en Projecten DI&I, is samen met Danny Appelboom, strategisch opdrachtgever Gemeenschappelijke Informatievoorziening, verantwoordelijk voor de implementatie van het referentiemodel.
Er is voor gekozen om architectuur bepalend te laten zijn binnen de ICT-ontwikkelingen bij JenV. Dat zorgt voor een logische rangschikking. De zeven informatiseringsdomeinen die de Enterprise Architectuur Rijk (EAR) heeft gedefinieerd, zijn hierin leidend. Deze domeinen beslaan de diensten voor Werkplekken, Applicaties, Documenten, Gegevens, Connectiviteit, Toegang en Datacenters.

Een beperkt aantal van deze domeinen hield al een bepaalde manier van governance aan. Daar konden we met een relatief eenvoudige ingreep het nieuwe model inpassen. Bijvoorbeeld door bepaalde overleggen een andere naam te geven, of met een kleine wijziging van verantwoordelijkheden.”

De aanpassingen aan de governance-structuur gaan overigens over méér dan alleen overleg. Het is ook: weten hoe de financiering in elkaar steekt, waar je naartoe wilt en hoe alle diensten en producten met elkaar in samenhang staan. “Het gaat om het in control zijn over je planning, je roadmap, de architectonische samenhang en het begrijpen van de belangen van de onderdelen. Weten wanneer er iets nieuws aan komt, en wanneer je wijzigingen kunt verwachten”, zegt Smit. “Dat maakt het werken met een domeinstructuur overzichtelijk en hanteerbaar.”

Geen verkokering

Een bijkomend voordeel van de implementatie van dit model is dat de hoeveelheid overleggen vaak sterk kan worden teruggebracht. Appelboom: “Een sturing per product, per dienst, per systeem breng je naar een sturing per domein. Want binnen een domein zit je voor verschillende producten of diensten vaak met dezelfde mensen aan tafel. Dan kun je net zo goed zorgen dat je twee onderwerpen op de agenda zet, in plaats van twee overleggen in te plannen. Zo maak je daar een optimalisatieslag. Bovendien pluk je de vruchten van het in samenhang bekijken van je diensten om de meest optimale keuzes voor JenV-onderdelen te maken. Dat gaat verkokering tegen.”

De implementatie is al een eind op streek. De financiën en alle begrotingen zijn per domein ingericht. Alle architectuurplaten zijn inzichtelijk en toegankelijk gemaakt, net als de koppeling naar de primaire systemen binnen de onderdelen. Ook de roadmaps en de overleggremia zijn ingericht conform het model. Appelboom: “De stap die we nog moeten maken is het samenbrengen van de gremia in een overkoepelend gremium dat de hele levenscyclus van de Gemeenschappelijke Informatievoorziening kan sturen, bij voorkeur binnen ons CIO-stelsel. Per domein hebben wij al grote stappen gemaakt. Voor het domein Connectiviteits- en Datacenterdiensten (Infrastructuur) zijn we daar mee rond. Bij het domein voor de Toegangsdiensten (onder andere IAM) en de Documentdiensten (onder andere zaak- en archiefvoorzieningen) hebben wij al flinke stappen gemaakt. Ook met de Gegevensdiensten (onder andere informatieregisters en gegevensknooppunten) hebben wij recentelijk goede voortgang geboekt. De inrichting van de domeinen Werkplek- en Applicaties zijn nog compleet in ontwikkeling.”

Er valt nog wel wat winst te behalen voor wat betreft de synergie en samenhang tussen de applicaties bij deze laatste twee diensten. Volgens Smit de reden dat het wat ingewikkelder is om aan te sluiten op het referentiemodel.

Nieuw ontwikkelde gemeenschappelijke diensten binnen een domein dat al is ingericht volgens het referentiemodel, vallen nu in een soort gespreid bedje van de beschikbare governance-structuur. Hiermee is meteen duidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft.

DI&I heeft begin 2018 een reorganisatie doorgemaakt. “Voor ons was dat heel gunstig”, zegt Smit. “Nu kunnen we voor de beschikbare rollen mensen aantrekken die beschikken over de competenties die daarvoor specifiek nodig zijn. Zo kunnen we het proces verder professionaliseren.”

Wat is governance?

Governance is een veelgebruikt containerbegrip, dat vaak zorgt voor verwarring en onduidelijkheid. JenV omschrijft het als volgt: governance is een georganiseerd samenwerkingsverband dat een vooraf gedefinieerd doel nastreeft. Een governance-verband geeft invulling aan een informatiesysteem dat voorziet in de realisatie van (bijvoorbeeld) het verlagen van de bedrijfskosten, het vereenvoudigen van ketensamenwerking en het verlagen van de ‘time-to-market’ van diensten. Bovendien geeft JenV met het verhogen van kwaliteit van de diensten aan burgers en bedrijven invulling aan maatschappelijke relevantie, namelijk: een veiliger en rechtvaardiger Nederland. Voor dat samenwerkingsverband is het van belang de rol en verantwoordelijkheid van elk teamlid helder vast te leggen.

Resultaten van het referentiemodel

Plaatje jenv

Wat levert een goede governance nu eigenlijk op? JenV heeft veel voorbeelden die het rendement aantonen van een heldere en consequente inrichten van de besturing.

In 2018 is de besturing op de documentmanagementvoorziening ingericht in lijn met het referentiemodel Opdrachtgeverschap. Dit zaaksysteem speelt een belangrijke rol bij het behandelen van Kamervragen binnen JenV en ondersteunt de Wet openbaarheid van bestuur.

Door onduidelijkheid over wie waarover gaat, voelde de voorziening nogal eens aan als een slecht georganiseerd voetbalteam. Met het referentiemodel zijn alle betrokkenen goed in positie gebracht. De resultaten mogen er zijn:
• Voorspelbaar proces door een planmatige werkwijze, met het gezamenlijk opleveren van meerjarige ontwikkelplannen en financiële prognoses.
• Groeiend draagvlak voor de voorziening door doelgerichte communicatie aan bestaande en potentiële gebruikersgroepen.
• Inzicht en overzicht door toepassing van standaard architectuurmodellen, principes en middelen.
• Intensivering van de afstemming met gebruikers en andere belanghebbenden voor een optimale prioritering.
• Betere oplossingen voor de business door zaken in een bredere samenhang te beschouwen.
• Verscherpte aansturing met een positief effect op de prijs- en prestatieverhoudingen van de voorziening.
Daarnaast is eigenlijk het belangrijkste effect van een goede besturing: het groeiende werkplezier en het toenemende vertrouwen in elkaar. Want van een goed geolied team wordt iedereen blij.

‘Gebruik en verrijk ons model!’?

Directeur DI&I, Emine Özyenici, werd eind 2018 gekozen tot Overheidsmanager van het Jaar. De jury roemde haar authentieke leiderschapsstijl en de manier waarop ze met DI&I actief de verbinding zoekt met andere delen van de organisatie en ook daarbuiten.

Gemeenschappelijke voorzieningen zijn voor JenV heel belangrijk, zegt Özyenici. “We creëren voorzieningen waar iedereen aan kan deelnemen. Van oudsher gaat dat om de infrastructuur, dus echt de ‘harde’ techniek. Inmiddels zijn allerlei applicaties, zoals DigiJust, gemeenschappelijk verklaard. Zo hoeven we niet meerdere keren te investeren in vergelijkbare systemen die niet met elkaar kunnen communiceren. Dat scheelt kosten. Samen gebruikmaken van eenzelfde dienst of product bevordert bovendien de collectiviteit en het ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie op waar je als organisatie heen wilt. Het geeft toekomstbestendige digitalisering. Terwijl wij ons bezighouden met het zo eenvoudig en stabiel mogelijk houden van deze diensten, kunnen andere organisaties binnen JenV ze probleemloos gebruiken en zich focussen op hun core business: asielzoekers helpen, terugdringen van criminaliteit en veiligheidsrisico’s, et cetera.”

Governance is daarbij een belangrijke randvoorwaarde. “Het zorgt ervoor dat het hele construct functioneert zoals het moet werken en dat iedereen weet wat hij moet doen en wat wiens verantwoordelijkheden zijn. Dat is heel belangrijk, zeker als je bedenkt dat wanneer die gemeenschappelijke diensten niet goed functioneren, alles plat ligt”, zegt Özyenici, terwijl ze het afklopt op tafel.

De orderportefeuille van DI&I is in tien jaar tijd vertienvoudigd. “We doen dus kennelijk iets goed. Ik denk dat er steeds meer vraag komt naar gemeenschappelijke voorzieningen. Als je datagedreven werken als uitgangspunt neemt, dan verwacht ik dat datagedreven voorzieningen ook gemeenschappelijk zullen worden. Daar zie ik al een opmaat toe. Data-uitwisseling beheersen en data-analyse worden steeds belangrijker. De huidige stand van de techniek maakt dat mogelijk. Ik hoop bovendien dat organisaties binnen JenV, en ook daarbuiten, kennis zullen nemen van ons referentiemodel, het gaan hergebruiken en misschien zelfs gaan verrijken!’

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.