partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina ministerie van justitie en veiligheid

I-strategie brengt JenV naar de stip

Informatie van JenV raakt iedereen in de samenleving

artikelen | 29 januari 2018

Het ministerie van Justitie en Veiligheid staat midden in de samenleving. Met als logisch gevolg dat de informatie van JenV iedereen in die samenleving raakt. Informatie is bovendien een belangrijke strategische factor geworden. Dat schreeuwt om een routeplan.

JenV

Emine Özyenici (links), directeur Informatisering en Inkoop van het ministerie van Justitie en Veiligheid en plaatsvervangend secretaris-generaal Ronald Barendse. Beeld: de Beeldredactie

Interactie is het sleutelbegrip in de informatiestrategie van JenV. “Ik vind het belangrijk om te benadrukken dat daar, in de maatschappij, de motivatie ligt voor onze informatieagenda. Interactie onderhouden met slachtoffers, justitiabelen, advocaten en al die andere doelgroepen; dat is de prominente opdracht in de strategische agenda van JenV en daarmee ook in onze I-strategie. En dat doen we zoveel mogelijk open, transparant en digitaal.”

Aan het woord is Emine Özyenici, directeur Informatisering en Inkoop van het ministerie van Justitie en Veiligheid. “In 2016 hebben we de handschoen opgepakt en een strategie uitgestippeld, met daarin actielijnen, tot 2020. Naast die strategie maken we elk jaar een informatieplan met concrete projecten waarmee we de strategie realiseren, onder regie van de CIO-raad. Op die manier kunnen we inspelen op de vragen van de organisatie, maar ook op de razendsnelle technologische ontwikkelingen en veranderingen in wet- en regelgeving. Om een voorbeeld te geven: vanuit de organisatie kwam de dringende vraag om te helpen bij het AVG-proof maken van de gegevensuitwisseling. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is de nieuwe Europese privacywetgeving die in mei van kracht wordt. Bij het opstellen van de I-strategie was dat nog geen issue, dus hebben we het ingebracht in het plan van 2017. Dat is de flexibiliteit die de jaarplannen ons geven; we ademen mee met wat het primaire proces en de bedrijfsvoering vragen. Het gaat erom dat we dáár waarde toevoegen.”

Doelen bundelen

“We doen dit immers niet om onszelf in stand te houden, maar voor de samenleving”, bevestigt plaatsvervangend secretaris-generaal Ronald Barendse. “En er speelt nog een factor mee: we zijn een heel groot departement, met veel organisatieonderdelen. Dat moeten we goed organiseren en daar hoort bij dat we het collectief bewaken. Daar bedoel ik mee dat we niet in elk onderdeel het wiel opnieuw gaan uitvinden. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. We kennen hierbinnen verschillende prioriteiten en snelheden. Vanuit de Directie Informatisering en Inkoop kunnen we makkelijk roepen dat alles AVG-proof moet zijn, maar dat is voor sommige diensten een grote opgave, terwijl andere onderdelen al wel met data werken. En dan is er ook nog het Europa van de verschillende snelheden… Hoe breng je daar samenhang in? Dat is de kracht van de strategie: die bundelt de doelen en zet een stip aan de horizon. Elk onderdeel kan dan de stappen zetten die passen; als het maar op weg is naar die stip.” Özyenici voegt daaraan toe: “We zien dat de informatieplannen van de taakorganisaties en zbo’s afgestemd raken op die stip. Niet allemaal in hetzelfde tempo inderdaad, maar niemand is meer op weg naar een compleet andere wereld. Dat kan niet meer in deze tijd: digitalisering brengt en vraagt om een bepaalde eenheid. Denk aan collectieve voorzieningen, zoals een communicatieserver, die maar één keer voor de hele organisatie wordt aangeschaft. Of strategisch leveranciersmanagement. Want het gaat ook om geld. We kijken iedere keer of wat we erin stoppen er ook uitkomt.”

Signaal van betrokkenheid

Barendse: “In die zin bevordert de I-strategie gemeenschappelijkheid. Die collectieve voorzieningen zijn een mooi voorbeeld. Je kunt bij een gemeenschappelijk loket je applicatie aanmelden als collectieve dienst. Als de CIO-raad daar akkoord mee gaat, mag niemand meer een ander systeem met hetzelfde kunstje ontwerpen. Maar die gemeenschappelijkheid zit ook in de omgang met elkaar, in het samen willen bereiken van de doelen. De CIO-raad heeft voor elk onderwerp in het I-plan een portefeuillehouder aangewezen. Bij het opstellen van het plan voor 2018 vonden wij dat er te veel op de agenda stond en dat er wel wat af kon. Toen bleek dat de portefeuillehouders zich daartegen verzetten; niet alleen voor hun eigen onderwerp, maar ook voor dat van de anderen. Eerst vonden we dat lastig, maar al snel begrepen we dat dat een signaal van betrokkenheid is. Pure winst dus. Zo is zo’n informatieplan aan de ene kant inhoud, maar aan de andere kant ook een middel om gemeenschappelijk een koers vast te zetten en daar met elkaar aan te werken.”

We gebruiken de metafoor van de informatierotonde, die staat voor de vier ketens: strafrecht, executie, jeugd en de vreemdelingenketen

Een strategie ontwikkelen is mooi, maar als ministerie ben je ook afhankelijk van de plannen van de regering. De PSG: “Het had zomaar gekund dat dit departement was opgeknipt in de kabinetsformatie, maar dat is gelukkig niet gebeurd. We blijven bij elkaar en dat is een impuls om op de ingeslagen weg te blijven. Die ingeslagen weg is zoals gezegd gemotiveerd door een maatschappelijke opgave. Om dat te illustreren hebben we een metafoor bedacht; die hebben we ook ingebracht in de formatie om wat extra geld te claimen. Die metafoor noemen we de informatierotonde van JenV. Die staat voor de vier ketens: strafrecht, executie, jeugd en de vreemdelingenketen. De ketens maken gebruik van elkaars gegevens en dat gaat vaak goed, maar daar is ook nog een hoop werk te doen. De rotonde staat voor al die koppelvlakken en uitwisselingen in data- en berichtenverkeer. Oftewel voor een goede informatie-uitwisseling waardoor je als burger bijvoorbeeld niet jarenlang hoeft te wachten op een vonnis. Dat is die maatschappelijke opgave en die stimuleert ons enorm om aan de informatiestrategie te blijven werken.”

Collectief belang

Concreet betekent dat onder meer dat er allerlei projecten worden uitgevoerd in ‘living labs’. Zoals bij de Raad voor de Kinderbescherming, waar big-data-analyse is ingezet voor het beter herkennen van kindermishandeling. Özyenici: “Goed voor de betreffende dienst en vooral voor de burgers om wie het gaat. Maar het gaat verder. Zo’n experiment brengt allerlei vraagstukken met zich mee. Niet alleen technologische, maar ook ethische, en vraagstukken over veiligheid en privacy. En die zijn dezelfde voor heel JenV. Op die manier draagt het experiment bij aan de gemeenschappelijke aanpak, wat ook fijn is voor kleinere DG’s die niet zelf een datalab kunnen bekostigen. Daar zit ook een andere kant aan. Het komt voor dat een individueel organisatieonderdeel iets moet inleveren ten gunste van het collectief. Of een relatief hoog bedrag moet meebetalen voor een gemeenschappelijke voorziening. Dat zijn niet altijd eenvoudige boodschappen voor de CIO-raadleden en hun CTO’s om ‘thuis’ te verkopen. Maar dat doen ze geweldig en als dat nodig is, helpen we. De motivatie zit bij dat collectieve belang. En het is goed om te zien dat we daar met elkaar open en eerlijk over in gesprek gaan. Dat we als het lastig is met elkaar zoeken naar oplossingen. Aan dit traject zit ook een mooie culturele kant, wat weer aansluit op ons motto ‘JenV verandert’. Briljant!”

Discussiepunten

De I-strategie en de jaarlijkse I-plannen vormen dus de context waarbinnen JenV werkt aan de informatieagenda. Barendse: “We hebben hiermee een vehikel om die eerdergenoemde rotonde rond te maken. Én waarbinnen we essentiële discussiepunten op tafel kunnen leggen. Hoever ga je bijvoorbeeld met nieuwe concepten als artificial intelligence? Waar ligt de grens? Wat is het juiste evenwicht tussen effectiviteit en rechtsbescherming? Hoe anticipeer je op ontwikkelingen? Want we gaan naar die stip aan de horizon, maar die verandert wel geregeld; omdat de wereld om ons heen verandert. Daarom mag een plan niet statisch zijn; wendbaarheid is een vereiste. En verder is het gewoon hard werken. Maar dat is door het enthousiasme en de voortvarendheid van de CIO-raad, de CTO’s en iedereen in de projecten geen enkel probleem.”

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.