Partnerpagina PBLQ

- - - - -

Digitalisering is geen keuze... de manier waarop wel

door: Ruud Mollema en Bert Aalbers

artikelen, 26 juli 2017

De laatste jaren is er een golf van vernieuwing in ICT en informatievoorziening over de gemeenten gerold. De basisregistraties, zaakgericht werken, koppelingen met ketenpartners en vernieuwingen in het sociaal domein zijn aansprekende voorbeelden. De impact op de organisatie is groot. De vraag die nu opdoemt is: investeren in ICT-hardware of in mensen?

PBLQ partnerverhaal over scenario's

Gemeenten staan met hun dienstverlening direct in contact met de samenleving en de impact van digitalisering is bij hen het grootst. De afgelopen jaren investeerden gemeenten vooral in infrastructuur en techniek. De initiële kosten daarvan waren vaak onverhoopt hoog. Maar de kwaliteit – voor ambtenaar, burger en bedrijven vaak onzichtbaar – is toegenomen. De kwetsbaarheid is met een stevige investering ingeruild voor een solide basis en continuïteit, terwijl de exploitatiekosten niet eens zoveel zijn gestegen. In veel gevallen is de basis voor een goede dienstverlening op orde. Maar bovenin de piramide vragen gemeenteraden zich af waarom van de beloofde daling van kosten voor ICT zo weinig terechtkomt. Gemeenten hebben veelal zelf door de bundeling van ICT-taken, gezamenlijke aanschaf van infrastructuur en door informatisering binnen en tussen gemeenten onnodige kosten vermeden.

Hoe nu verder?

Gemeenten en hun bestuur staan nu voor de vraag wat de volgende stap moet zijn. Hun zorgvuldig opgebouwde en beheerde machinepark zullen zij over enige jaren systematisch vervangen. Nieuwe technologie voor het beheer en ontsluiten van data wordt ook binnengehaald. Om aan de toenemende eisen te kunnen voldoen is ontwikkeling en bijscholing van medewerkers van belang. Daarnaast zal nog stevig in applicatielandschappen gesnoeid worden om kosten te reduceren. Het in positie brengen van de opdrachtgevers binnen gemeenten met een hulpmiddel als portfoliomanagement, komt net op gang. Ondertussen komt de Omgevingswet eraan en binnen het sociaal domein is nog veel te doen om de doelstellingen rond WMO, Jeugdzorg en Participatie te halen. Kortom, het is aan het management van de gemeenten om te bepalen welke volgende stappen zij nemen. Maar eenvoudig is dat niet. Voor ICT-afdelingen en ICT-samenwerkingsorganisaties tekenen zich twee scenario’s af.

De scenario’s

Scenario 1

Een efficiënte betrouwbare dienstverlener voor applicaties, connectiviteit en onderliggende infrastructuur.


Dit scenario is effectief bij stevige sanering van het applicatielandschap door de aangesloten organisaties en het zoveel mogelijk op één lijn brengen van processen binnen de (aangesloten) gemeenten. Het saneren van applicaties is een ingrijpend proces met hoge kosten en grote inspanning door de gemeenten. In dit scenario kan de infrastructuur in eigen beheer worden gehouden of elders (in de cloud) worden ondergebracht. De kwaliteit van het beheer moet naar een hoger niveau worden gebracht, zowel voor de processen als de competenties van medewerkers.

Scenario 2

Een serviceprovider die de beste informatieoplossingen biedt voor aangesloten gemeenten.


In dit scenario staat niet de beheerde infrastructuur voorop, maar de ontwikkelrichting die de aangesloten gemeenten kiezen. De gevraagde oplossingen worden bij de serviceprovider in eigen huis of elders gezocht en gevonden. De grote winst zit in dit scenario in de processen, wanneer de gemeenten besluiten deze gezamenlijk (opnieuw) vorm te geven. Ook dit scenario vraagt om aanvullende en nieuwe competenties van zowel de medewerkers van de samenwerkingsorganisatie als aan de opdrachtgeverskant bij gemeenten. Hierin speelt de serviceprovider de rol van intermediair, de makelaar, die steeds de juiste beheersmatige en kosteneffectieve oplossing kiest.

Beide scenario’s zijn groeiscenario’s met een doorlooptijd van minstens vier jaar, die om stevige regie vragen. In deze jaren zal door de deelnemers aanzienlijk geïnvesteerd worden in de samenwerking. In het eerste scenario ligt de investering in het verbeteren van de competenties van medewerkers en het sterk terugbrengen van het aantal applicaties. Daarbij zullen opnieuw grote investeringen in infrastructuur nodig zijn, of een kostbare eenmalige grote migratie naar een andere beheerorganisatie of naar de cloud. Het grootste deel van de investeringen zal dus in hardware plaatsvinden. In het tweede scenario zullen de veranderingen die beschreven staan in het eerste scenario ook doorgevoerd worden, maar in een ander tempo en vanuit andere drijfveren.

Welke keuzes te maken?

Digitalisering door gemeenten is geen keuze. Maar voor de wijze waarop zijn verschillende scenario’s denkbaar. Het eerste scenario richt zich op optimalisatie van applicaties, infrastructuur en beheer, het tweede richt zich op kwaliteit van dienstverlening en de mensen die het doen. Met de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 voor de deur, is dit het moment om de koers voor de ICT-samenwerkingsorganisatie te bepalen. Het vastleggen van de gewenste investeringen in ICT, informatievoorziening én mensen (lees: competenties) als strategische basis voor digitale dienstverlening 2020 en daarna in de collegeprogramma’s is een must en een kwestie van regie!

Ruud Mollema en Bert Aalbers zijn adviseur bij PBLQ en voeren onderzoeken uit naar de status en waarde van gemeentelijke shared services en andere samenwerkingsvormen op het gebied van ICT binnen gemeenten en het Rijk.

reacties: 1

tags:

- - - - -

  1. Frans Haverkamp #

    6 augustus 2017, 13:04

    Beste Ruud en Bert,
    Klinkt logisch deze 2 scenario’s, echter waar het bij mij gaat schuren is het totaal ontbreken van de klant, burger en ondernemer.
    Applicatielandschappen saneren en processen harmoniseren, prima, hoewel doorgaans zeer moeizame, kostbare en tijdrovende trajecten. En vaak ook nog ‘functioneel-neutraal’.
    Dus blijf ik steken bij de belangrijkste vraag: wanneer en waarmee wordt de klant hier blij van?

    - - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.