partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina Pegasystems

logo pegasystems

BPM-tussenlaag werkt voor mkb én voor overheid

artikelen | 22 juli 2015

MKB Brandstof kan met behulp van een extra softwarelaag veel sneller en makkelijker verder groeien en nieuwe diensten toevoegen. Pegasystems-partner BPM Company legt uit waarom daarbij de grootte van een bedrijf er niet zoveel toe doet.

Als een organisatie flexibeler wil worden en snel nieuwe wensen wil kunnen realiseren, moeten processen vlot en met minimale inspanning kunnen worden opgezet en aangepast. Dat is precies wat BPM Company mogelijk heeft gemaakt bij MKB Brandstof. “Het bedrijf is organisch vrij snel gegroeid, maar zijn automatisering was nog heel erg als eilandautomatisering vormgegeven”, vertelt Eelco Vissinga, directeur van BPM Company. Er was een back-endsysteem waarin de tanktransacties werden vastgelegd en waarmee het maandelijkse facturatieproces werd uitgevoerd. Het bedrijf maakt ook gebruik van allerlei dienstverleners, zoals Graydon, dat kredietwaardigheidschecks uitvoert voordat iemand echt klant kan worden. Bij de Kamer van Koophandel wordt nagegaan of iemand tekenbevoegd is. En dan is er nog Travelcard, dat uit naam van MKB Brandstof de fysieke tankpas verstrekt. Aan de ‘voorzijde’ is er de website waarop de klant zich kan aanmelden, naast een klantportaal waar bestaande klanten een aantal gegevens kunnen raadplegen. Maar dat alles werkte niet optimaal samen. Vissinga: “Wat eraan ontbrak was de mogelijkheid snel verder te kunnen groeien en nieuwe diensten te kunnen toevoegen, zonder daarvoor ook meteen de organisatie fors te laten groeien. De processen moesten vergaand geautomatiseerd over die eilanden heen.”

In fasen

Als organisatie is MKB Brandstof met dertig medewerkers niet zo groot. Maar de volumes zijn fors; er gaat jaarlijks inmiddels 200 miljoen liter brandstof door de administratieprocessen. Maar voor een groot ICT-project was geen ruimte. Toen BPM Company met de Pega-software door de selectieronde kwam, koos deze dan ook voor een gefaseerde aanpak. Vissinga: “We zijn begonnen met de automatisering van het aanmeldproces voor nieuwe klanten. Daar zat een aantal stappen in die veelal handmatig werden afgehandeld. Mensen meldden zich aan op de website, maar in de backoffice werd die informatie handmatig in spreadsheets bijgehouden. We hebben het hele proces geautomatiseerd en gekoppeld aan de website zodat die informatie automatisch binnenkomt en de checks worden uitgevoerd. Vervolgens wordt het proces in gang gezet.” De volgende fasen waren het SEPA-compliant maken van de processen, het toevoegen van functies aan het klantportaal (zoals het melden van verloren tankpassen – dat moest voorheen via het callcenter of schriftelijk), en de optimalisatie van financiële processen.

Wijzigingen

Het bestaande ICT-landschap van MKB Brandstof is daarbij intact gebleven. Er is alleen stapsgewijs procesfunctionaliteit uit de back-endsystemen gehaald en naar de Pega-proceslaag overgebracht. In die laag zijn vervolgens veel makkelijker proceswijzigingen aan te brengen – ook door de eigen medewerkers. Daarbij valt te denken aan vernieuwingen als het afrekenen bij parkeergarages of de elektrische laadpaal. Een aantal medewerkers van MKB Brandstof is inmiddels getraind in het beheer van de Pega-omgeving en het doen van kleine aanpassingen. Voor grotere aanpassingen wordt BPM Company erbij geroepen. Vissinga: “Dat is een kwestie van schaalgrootte.”

Overheid

De parallel met de overheid is eenvoudig te trekken. “MKB Brandstof heeft een relatief kleine organisatie, maar vaak gaat het bij de overheid ook zo”, zegt Jan Willem Boissevain, Account Executive bij Pegasystems. “Die heeft gewoon die flexibele laag nodig. De overheid zet nogal in op het vervangen van de backofficesystemen, maar de Belastingdienst is er bijvoorbeeld al achter dat ze dat beter niet kunnen doen. Het komt uiteindelijk neer op een flexibele tussenlaag die je in staat stelt te veranderen. En het leggen van verbindingen is typisch iets wat met Pega heel goed kan, evenals klein beginnen en vervolgens agile ontwikkelen, stapje voor stapje.”

MKB Brandstof
Het bedrijf MKB Brandstof is opgezet rond de MKB Brandstofpas, waarmee inmiddels ruim 80.000 mkb’ers en zzp’ers overal kunnen tanken, autowassen en parkeren. De transacties worden gebundeld op één maandelijkse verzamelfactuur. Om flexibeler te worden en beter de concurrentie met andere partijen aan te kunnen – bijvoorbeeld met nieuwe diensten als parkeren – wilde MKB Brandstof zijn ICT-systemen aanpassen. Dat resulteerde in de inzet van de Pega-applicatielaag voor business process management (BPM), die tussen de bestaande back-endsystemen en de website van MKB Brandstof is gezet. Pega-partner BPM Company ontwikkelde en implementeerde de Pega-software en blijft betrokken bij verdere aanpassingen.

BPM Company
BPM Company is een softwareconsultancybedrijf met business process management (BPM) als vertrekpunt. Het bedrijf is sinds 2011 partner van Pegasystems en heeft zich vooral gespecialiseerd in de inzet van de Pega-software, op basis van het Pega7-platform. De consultants zijn dan ook door Pegasystems gecertificeerd. Inmiddels telt BPM Company achttien consultants die ook bij grotere bedrijven als Rabobank en Achmea worden ingezet. Jan Willem Boissevain, account executive van Pegasystems: “BPM Company is een typisch nichebedrijf met hoogwaardige consultants die snel kunnen acteren. En die binnen tijd en budget opleveren.”

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.