partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina Pegasystems

logo pegasystems

Doorwerken in coronatijd

door: Marieke Vos

artikelen | 7 juli 2020

Van werken bij de klant naar werken vanuit huis, terwijl de deadlines hetzelfde blijven. Voor menigeen werd dat de realiteit in deze coronatijd, zo ook voor de mensen van DICTU. “We zagen van iedereen de haren langer worden en de werkplek netter.”

Zoom-overleg Pega - DICTU

Met de klok mee: Edwin Gras (programmamanager DICTU); Jan Willem Boissevain (Pegasystems); Marten Poutsma (Pegasystems) en Thijs Gaanderse (projectmanager/scrum master bij DICTU) tijdens een overleg via Zoom, mei 2020.

DICTU is een IT-dienstverlener van de Rijksoverheid die zich onder meer bezighoudt met de invoering van het zaaksysteem RijksZaak, dat door DICTU is ontwikkeld en is gebouwd met software van onder meer Pegasystems en Alfresco. De meeste RijksZaak-projecten hebben een deadline, omdat ze vaak samenhangen met de inwerkingtreding van nieuwe regelgeving die de opdrachtgevers met dit systeem willen uitvoeren. Vóór de lockdown deed DICTU deze projecten samen met de klant bij de klant, in gemengde teams, vertelt Edwin Gras, programmamanager DICTU: “Die cocreatie is heel belangrijk, omdat een systeem natuurlijk goed moet aansluiten bij de processen van de klant. Onze 150 medewerkers werken verdeeld over kleinere teams van ongeveer tien personen bij verschillende klanten. Maar op 13 maart zaten ze ineens allemaal thuis.” Videobellen, software ontwikkelen en beheren en aan documenten werken in een gedeelde online omgeving werd de norm, zoals bij zoveel organisaties.

Online kick-off

Tijdens deze periode rondde DICTU een project af, werden andere lopende projecten voortgezet en een nieuw project opgestart. Bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd werd de implementatie van RijksZaak afgerond en overgedragen aan de eigen beheerorganisatie. Bij Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) liep de implementatie van RijksZaak door. En bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) startte DICTU een nieuw project voor de invoering van RijksZaak, ter ondersteuning van de afhandeling van mijnbouwschade buiten Groningen. Dat gebeurde allemaal vanuit huis. De kick-off bij RVO ging “hartstikke goed,” vertelt Thijs Gaanderse, projectmanager/scrum master bij DICTU, al moet de echte test nog komen: “We zijn nu drie weken bezig en het loopt goed, we hebben nog geen echte hobbels gehad. Als dat gebeurt, zal blijken hoe makkelijk we elkaar vinden. Ik heb er alle vertrouwen in, want de samenwerking is open en positief. Een project starten in deze tijd kan dus prima.” Gras vervolgt: “Normaal gesproken houden we diverse workshops bij de start van een project, om de behoeftes van de organisatie goed in kaart te brengen en elkaar te leren kennen. We komen dan bij de klant bij elkaar. Dat hebben we nu via videoconferenties gedaan, in korte intensieve sessies. We hebben extra checks ingebouwd om zeker te weten dat we elkaar echt goed begrijpen, want het is toch anders via video dan wanneer je elkaar fysiek ontmoet. Verslaglegging en terugkoppeling zijn dan extra belangrijk.”

Laptop op de strijkplank

DICTU werkte direct vanaf het begin van de lockdown met videoconferencing van WebEx. De communicatie via dat platform verloopt goed, maar de samenwerking is wel heel anders dan wanneer de teams fysiek bij elkaar zitten. “Met een klant als SodM hebben we veel informeel contact, daar werken we al heel lang mee samen. Het even snel bij elkaar binnenlopen om iets te overleggen, de afstemming bij het koffieapparaat: dat missen we nu zeker”, zegt Gaanderse. Om het informele contact te onderhouden kwamen er appgroepjes en een wekelijkse online vrijdagmiddagborrel. “Het klinkt tegenstrijdig, maar voor dit soort informele contacten moet je ook iets afspreken met elkaar”, zegt Gras. Naarmate de situatie langer duurde, ontstond er een routine en discipline die het thuiswerken makkelijker maakte, vertellen ze. Gras: “We werken met een dashboard waarin de status van alle projecten is te volgen en dat dashboard is nu netjes bijgewerkt. Online overleggen blijkt bovendien erg efficiënt; voor overleg waar we voorheen een uur nodig hadden is nu een halfuur genoeg.” De werkplekken thuis werden ook beter. Gaanderse: “In het begin had ik een sessie met iemand waarvan het camerabeeld erg wiebelde. Bleek zijn laptop op de strijkplank te staan.” Gras: “Sommige mensen zaten op zolder tussen de verfpotten. Ikzelf zat onder een dakraam waar het erg warm werd. Ik heb nu zonnewering. We zagen in die weken bij veel mensen het haar langer worden en de werkplekken netter.”

Papieren processen

Digitaal werken is de norm geworden tijdens de coronasituatie en Gras en Gaanderse vermoeden en hopen dat dat zo blijft. Gras: “We krijgen nu veel vragen van organisaties die meer willen weten over RijksZaak. Ik spreek organisaties die met de handen in het haar zitten omdat een deel van hun processen nog op kantoor moet gebeuren, met fysieke dossiers. Die merken nu hoe beperkend dat is.” Gaanderse, die bij DICTU werkt via adviesbureau YNNO: “Dat geldt niet alleen voor de overheid; bij YNNO merken we een toenemende vraag vanuit het bedrijfsleven. Veel organisaties hebben het de afgelopen maanden met wat creatief kunst-en-vliegwerk gered en willen nu een structurele oplossing. Er komt een inhaalslag, dat is de positieve kant van deze situatie.”

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.