partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina Pegasystems

logo pegasystems

Staatstoezicht op de Mijnen overgestapt op RijksZaak

door: Fred van der Molen

artikelen | 29 april 2019

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) werkt sinds januari 2019 met RijksZaak, de standaard clouddienst voor zaakgericht werken. Die dienst biedt overheidsorganisaties de mogelijkheid om zaakgegevens, proces, dossier en interactie in één systeem af te handelen. De implementatie werd binnen tijd en budget in tien maanden door DICTU en SodM verwezenlijkt.

Pega - SodM

Beeld: SodM

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) is de vierde overheidsorganisatie die is overgeschakeld op de standaard clouddienst RijksZaak. De Raad van Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) was in 2017 de eerste gebruiker van de oplossing. Vanaf dat moment is het systeem doorontwikkeld. Inmiddels zijn ook Agentschap Telecom (EZK) en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (VWS) overgestapt.

SodM is de onafhankelijke toezichthouder op de delfstoffen- en energiewinning in Nederland. De organisatie ziet toe op de veiligheid en milieubescherming bij mijnbouwactiviteiten, het gasnetwerk en wind op zee. De inspecteurs van SodM gebruikten een verouderd registratiesysteem, vertelt Yvon Perquin. Zij is hoofd Informatiemanagement bij SodM en als zodanig verantwoordelijk voor keuze en implementatie van het nieuwe zaaksysteem. “Niets doen was eigenlijk geen optie meer”, typeert zij de urgentie van de modernisering. “Er diende zich een continuïteitsprobleem aan en we konden geen nieuwe ontwikkelingen uitvoeren. Daarbij wilden we meer grip op de werkprocessen en meer stuurinformatie. Kort gezegd: meer zaakgericht werken.”

Het oude systeem oppoetsen of vervangen door nieuw maatwerk was geen serieuze optie. Perquin: “Dat past ook niet meer in de strategie van het Rijk. We hebben nog gekeken bij andere toezichthouders, maar zagen daar een vergelijkbare worsteling met verouderde IT en oriëntatie op vernieuwing. En zelf een Europese aanbesteding in de markt zetten leek ons als kleine organisatie niet erg aantrekkelijk. Zo kwamen we – met enige aarzeling, dat zeg ik er eerlijk bij – uit bij DICTU en RijksZaak. Dat was toen nog in ontwikkeling bij RSJ; een heel andere organisatie, met veel homogenere processen dan bij ons.”

Die kennismaking viel positief uit. Het toetsen van het SodM programma van eisen en het gezamenlijk uitvoeren van een proof of concept (POC) gaf vervolgens meer vertrouwen. Perquin: “Het gezamenlijk opstelling van de POC was een zeer nuttige fase. Dat leverde veel inzicht op in zowel de technische eisen als in de te kiezen aanpak. Wat betekent het voor allebei? Wat is goed opdrachtgeverschap? Zo kregen we ook vertrouwen in elkaar. Zonder vertrouwen wordt het helemaal niets.”

Groen licht

Namens DICTU is Thijs Gaanderse als projectleider betrokken bij het traject: “We hebben het vanuit DICTU vanaf het begin als een gemeenschappelijk project gezien. Als je de problemen van de opdrachtgever probeert te snappen, werkt het veel prettiger samen.” Half februari kwam er groen licht voor de implementatie. Perquin: “Direct voorzien van een strak implementatiekader. Het moest 1 januari 2019 in de lucht zijn en binnen budget worden gerealiseerd. En dan is het helemaal belangrijk dat je geen tijd besteedt aan de verkeerde dingen.”

Gaanderse: “We hebben daarom redelijk vroeg in het traject samen het minimale product bepaald: wat we wel doen en (nog) niet doen. We werken daarbij intensief samen in een scrum-achtige aanpak. Om te voorkomen dat de eisen uit de hand lopen, hebben we veel baat bij de definitie van het minimale product. De koppelingen hebben we zo veel mogelijk doorgeschoven naar een volgende fase.” Op het lijstje wél te realiseren koppelingen stond de integratie van e-mail en van Kofax, een applicatie om grote hoeveelheden documenten in te scannen.

Big bang

Begin januari is SodM met een big bang overgestapt. Perquin: “Dat kon ook niet veel anders. Opknippen bleek heel lastig. We hebben het wel zo goed mogelijk voorbereid met handleidingen, trainingen en ondersteuners op de werkplekken. De overstap heeft natuurlijk tot gemor geleid, toch is de invoering soepel verlopen. Het is altijd moeilijk voor gebruikers om van een systeem afscheid te nemen waarmee je kunt lezen en schrijven. Om de acceptatie te vergemakkelijken hebben we snel kleine onhandigheden gefixt. Wel ligt bij ons nog een flinke opgave om de kwaliteit van HAVIK te verhogen, en het gebruik en de acceptatie te verbeteren.”

Gaanderse: “De laatste maanden komt er een ander soort vragen. Van het type: is het niet slimmer als… Of kunnen we niet ook…”Je weet pas wat je wilt als je ermee werkt. Het leidt ook tot een andere blik op al die vastgelegde informatie: wat kunnen we daar nog meer mee? We kunnen nu werken aan optimalisatie.”
Perquin kijkt tevreden terug op de implementatie: “Er werd vooraf bij ons nogal aangehikt tegen de kosten. Maar het hele project is binnen budget gerealiseerd. En er is ons veel technische ellende uit handen genomen, zodat onze aandacht uit kon gaan naar onze SodM-gebruikers in plaats van naar de techniek. Na 30 jaar in de IT zie ik iets waarvan ik zeg: die weg moeten we op.”

Basiscomponenten RijksZaak

1. Pega voor zaakmanagement en ontwikkeling van applicaties voor de afhandeling van zaken.
2. Alfresco voor document-, dossier- en archiefbeheer.
3. DocGen voor het genereren van documenten.
4. EnterpriseDB als database.
5. OpenShift: containerplatform als basis voor de clouddienst.

Zie: www.rijkszaak.nl

Voordelen RijksZaak

• Veilig: voldoet aan eisen Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Baseline Informatie-beveiliging Rijksdienst (BIR).
• Snel: in korte tijd geïmplementeerd.
• Gestandaardiseerde oplossing.
• Afrekening per gebruiker.
• Clouddienst: schaalbaar en stabiel.
• Online en offline beschikbaar op alle devices.

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.