partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina Pegasystems

logo pegasystems

Zaakgericht werken leidt tot efficiënt vergunningenproces

door: Marieke Vos

artikelen | 5 mei 2020

Meer inzicht en gestroomlijnde processen: dat levert de invoering van het zaaksysteem RijksZaak op voor de directie Warmte & Ondergrond van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK). “Onze specialisten kunnen zich nu richten op complexe aanvragen. Er ging veel tijd verloren met administratief werk; dat neemt het nieuwe systeem, in combinatie met een deels andere werkwijze door zaakgericht werken, ons nu uit handen.”

Foto bij verhaal Pegasystems

Beeld: Dreamstime

Het cluster Mijnbouw, onderdeel van het directoraat-generaal Klimaat & Energie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, heeft het zaaksysteem RijksZaak ingevoerd. De directie verleent zo’n 400 vergunningen per jaar, onder meer voor grote aardwarmteprojecten, de opslag van CO2 in de bodem en voor de winning van olie en gas. “Voor alle mijnbouwactiviteiten waarvoor je de diepe ondergrond ingaat kom je voor de vergunning bij ons terecht”, zegt Ewout Hoppel, beleidsmedewedewerker directie Warmte & Ondergrond (W&O) en verantwoordelijk voor de implementatie van het zaaksysteem. Waarom voerde zijn directie zaakgericht werken in? “Het documentmanagementsysteem dat we gebruikten was meer gericht op archivering dan op het goed afhandelen van een aanvraag voor mijnbouwactiviteiten. We hadden geen goed overzicht van onze lopende aanvragen, doorlooptijden en kritieke momenten in het proces, terwijl dat wel zeer gewenst is, want wat wij doen is behoorlijk politiek gestuurd en onderhevig aan wettelijke bepalingen. Er zijn regelmatig Kamervragen en vragen van burgers en decentrale overheden die we moeten beantwoorden. Dat vergde veel handmatig uitzoekwerk. Met het nieuwe systeem hebben we het overzicht en voortgangsbewaking, kunnen we zaakgerelateerde informatie gemakkelijk terugvinden en daarnaast geeft het ons actuele managementinformatie. Het maakt ons werk een stuk gemakkelijker en professioneler.”

Het nieuwe zaaksysteem heet RijksZaak, een systeem dat is ontwikkeld door DICTU en is gebouwd met software van onder meer Pegasystems en Alfresco. Via RijksZaak worden een proces, het bijbehorende dossier en de interactie met ketenpartners in één systeem afgehandeld. De invoering ervan bij de directie WO verliep gesmeerd: binnen de vooraf afgesproken tijd en budget. Ewout Hoppel: “RijksZaak wordt al door meerdere rijksoverheidsorganisaties gebruikt, onder meer door een van onze ketenpartners. Het is een flexibel systeem dat werkt met bouwstenen en daardoor snel en gedegen gebouwd kan worden.” Omdat het een systeem is dat is ontwikkeld door DICTU (een IT-dienstverlener van de Rijksoverheid) was er bovendien geen aanbesteding nodig en dat scheelt al snel zeven maanden doorlooptijd, vertelt hij.

Strakke sturing

Het voortraject startte in 2018. In een aantal workshops met eindgebruikers werden alle processen doorgenomen en werd beoordeeld of RijksZaak inderdaad het juiste systeem was. In april 2019 begon de projectgroep, bestaande uit mensen van DICTU en de directie W&O, samen met eindgebruikers aan het inrichten van het systeem. In oktober 2019 werd het systeem in gebruik genomen. Dat het project binnen tijd en budget en met de juiste kwaliteit werd afgerond is te danken aan een aantal succesfactoren, vertelt Marc Gravekamp, projectleider YNNO. Hij noemt de overzichtelijke scope van het project waar gedurende het project strak op werd gestuurd, de betrokkenheid van alle stakeholders en een duidelijke rolverdeling, waar alle partijen zich aan hielden: “Ik zie heel vaak dat er gedurende projecten allerlei nieuwe functionaliteiten worden bedacht die het project breed en moeilijk te sturen maken. Wij hebben er gezamenlijk op gestuurd dat dit niet gebeurde.” Ewout Hoppel vult aan: “We hadden van tevoren ons doel scherp in beeld en daar hebben we aan vastgehouden. We wilden het primaire proces in het systeem onderbrengen, niet meer en niet minder. Allerlei aanvullende wensen schoven we door voor na de eerste fase. Daar komen we nu aan toe.” Een andere succesfactor is de nauwe betrokkenheid van de eindgebruikers bij de inrichting van het systeem: het bouwteam werkte gedurende het hele project op de werkvloer bij de directie. “Die korte lijnen hebben geleid tot grote efficiency”, zegt Peter Brijs, delivery manager DICTU.

Een laatste succesfactor bleek de stroomlijning van processen die in het systeem zijn ondergebracht. Ewout Hoppel: “We organiseerden een aantal workshops met de gebruikers van het systeem en daarin hebben we het hele proces van vergunningverlening doorgeakkerd. Daar is heel duidelijk aan het licht gekomen hoe we het deden en hoe we het anders kunnen doen. Ook tijdens het inrichten van het systeem hebben we processen nog meer gestroomlijnd.”

Flexibiliteit

Het systeem is nu in gebruik voor het primaire proces van de vergunningverlening. Er wordt aan doorgebouwd, zodat het ook secundaire processen zal ondersteunen. Overigens is de inrichting van zo’n systeem nooit klaar, omdat de processen van de directie niet statisch zijn, zegt Ewout Hoppel: “Wet- en regelgeving verandert, bijvoorbeeld de Omgevingswet zal veel betekenen voor ons werk. Processen veranderen en het systeem moet daarin mee veranderen. RijksZaak biedt die flexibiliteit.” Een voordeel van RijksZaak is dat meerdere overheden het gebruiken, zegt hij ook: “Aanpassingen voor andere gebruikers van RijksZaak zijn wellicht ook voor ons handig.” Het systeem levert de directie nu al voordelen op in kwalitatieve zin. Hij besluit: “We hebben nu een goede voortgangscontrole en een veel duidelijker overzicht, waardoor we het werk beter kunnen verdelen. Onze specialisten kunnen zich nu richten op complexe aanvragen. Uiteindelijk kan dit ons gaan schelen in personeel, vooral in onze flexibele schil verwacht ik. Er ging veel tijd verloren met administratief werk; dat neemt het nieuwe systeem, in combinatie met een deels andere werkwijze door zaakgericht werken, ons nu uit handen.”

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.