Partnerpagina PinkRoccade Local Government

Binnen lean draait om het wegnemen van verspillingen. Het begon ooit bij de productieprocessen van Toyota, maar vandaag de dag kijken we zo naar elk proces. En ik weet zeker dat je ook met iBurgerzaken efficiënter kunt handelen wanneer je let op onderstaande 8 verspillingstypen. Ik daag je uit: bekijk je eigen werkzaamheden eens bewust voor minimaal één dag. Werk jij bij een gemeente die weinig tot geen verspillingen heeft, werk jij volgens de lean principes?

We hebben de eerste 3 stappen richting hét Kenniscentrum Publiekszaken gezet. De frisse wind binnen de afdeling Services zorgt voor een duidelijke visie op dienstverlening: We willen gemeenten concreet helpen bij het verhogen van hun werkplezier en het verbeteren van hun dienstverleningsprocessen aan burgers en bedrijven. Daarbij richten we ons op de behoeften van mensen in plaats van de techniek. Want mensen staan centraal. Of het nu gaat om geboorte, huwelijk of verhuizen. Niets staat ons in de weg om onze dienstverlening aan gemeenten naar een hoger niveau te tillen: we presenteren aan jullie het “Kenniscentrum Publiekszaken”!

Het is door mij al vaker gezegd: Het jaar zijn we begonnen met onze eigen hero’s journey vol met ambities voor 2018. Het gehele jaar gaan we hier flink op inzetten. Daarbij gaan wij als managementteam mensen niet aan het handje meenemen. ‘Ga het maar gewoon doen!’, dat is ons motto. Dat het spoor ‘Klantgroepen per app’ ook vorm begint te krijgen, ligt dan ook aan de mensen in de teams die de bal hebben opgepakt. Dat vind ik geweldig om te zien en de eerste ideeën deel ik graag met jullie.

21 maart was het eindelijk zover, de verkiezingen van 2018. Het was een spannende maar succesvolle dag voor onze kwartiermakers en mij. De gemeenten Ede, Ommen, Hardenberg, Helmond en Utrechtse-Heuvelrug hebben namelijk (de voorbereidingen van) de verkiezingen met iVerkiezing doorlopen. En laten we eerlijk zijn…als eerste werken met een nieuwe applicatie is nou eenmaal spannend!

Lean heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd allemaal toegevoegde waarde hebben. Deze toegevoegde waarde kan herkend worden door 3 vragen te stellen. Zo worden de verspillingen benoemd die van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat van een onderneming. Deze zijn te zien ‘op de werkvloer’ en in het proces, ze zijn tastbaar en meetbaar. Ik daag je uit om daar nu zelf mee aan de slag te gaan, voordat #LSG18 van start gaat…

Een betrouwbare overheid betekent zo min mogelijk fouten maken in de dienstverlening. Het snel en makkelijk raadplegen van kennisbanken is daarvoor essentieel. Basisinformatie van de gemeente Amsterdam, PinkRoccade Publiekszaken en 5 kwartiermakergemeenten werken daarom aan de geïntegreerde koppeling tussen iBurgerzaken en het Handboek Burgerzaken Amsterdam (HBA). Door deze unieke combinatie kun je jouw dienstverlening binnenkort nog efficiënter inrichten.

Het was een zeer spannende week, zoals vorige week al aangegeven. Het was tenslotte de week van 5 februari. De datum van kandidaatstelling. Rond deze dag wordt door de gemeente het kiesbestand aangemaakt en aangeleverd aan de drukker. Met een nieuwe applicatie en meerdere drukkers bij de verschillende kwartiermakers was dit natuurlijk extra spannend. En zoals beloofd zou ik deze week terugkomen op hoe dit is verlopen…

Een opgelegde verandering werkt niet, een zelf bedachte oplossing wel. Het is bewezen dat kwalitatief mindere oplossingen die zijn bedacht door en met medewerkers zelf, tot vele male betere resultaten leiden dan opgelegde veranderingen. Dat is exact de reden dat binnen Lean de medewerkers actief worden betrokken bij de veranderprojecten. Als je dan de best practices van anderen kunt inbrengen binnen het proces, resulteert dat in nog meer toegevoegde waarde. En dat gaan we mogelijk maken met #LSG18.

Sinds 1 januari 2018 heeft PinkRoccade Publiekszaken er een zusje bij: PinkRoccade Proces & Services. Deze businessunit borduurt voort op de bestaande producten voor zaakgericht werken waaronder iDocumenten en iZaaksuite. Dat geeft focus om deze producten op een goede manier vorm te geven. Zodat we gemeenten kunnen helpen zich klaar te stomen voor een veeleisende toekomst waarin zaakgericht werken een belangrijke schakel gaat vormen.

Gemeenten hebben de naam dat ze traag en bureaucratisch zijn, maar dat is lang niet altijd meer terecht. Er is immers meer en meer aandacht voor het hervormen tot een klantgerichte en vraaggestuurde organisatie. Gemeentelijke processen worden dan ook steeds klantvriendelijker, sneller én digitaler. Dat vraagt wel om het kritisch bekijken en herontwerpen van gemeentelijke processen. En juist daarmee gaan we gemeenten binnen de Landelijke Selfservicecompetitie voor Gemeenten (#LSG18) ondersteunen.

Betere dienstverlening en minder papierwerk: steeds meer uitvaartverzorgers doen digitaal aangifte van overlijden. Dat is op papier voordelig voor de gemeente én de uitvaartverzorger. Het afgelopen jaar heb ik hier met veel klanten geanimeerde gesprekken over gevoerd. Opvallend is het grote verschil per regio. Zo behalen gemeenten in Zeeland erg hoge selfservicepercentages, terwijl deze nieuwe werkwijze in Groningen nog altijd niet echt wordt omarmd door de uitvaartverzorgers. Hoe komt dat?

Gemeente Borger-Odoorn kreeg een brief van de VNG waarin stond dat gemeenten destijds per november 2018 gereed moesten zijn voor het ontvangen en verwerken van e-facturen. Op basis daarvan heeft Harry Wever, applicatiebeheerder bij Borger-Odoorn, het initiatief genomen om te kijken wat er allemaal moest gebeuren bij hun gemeente om dit voor elkaar te krijgen.

Het hele jaar ben ik bezig met vooruitdenken, maar zo aan het einde van een jaar heb ik ook zeker de neiging om terug te blikken. Het Grote Publiekszaken Selfservice Congres (#GPSC17) geeft hier nog eens extra aanleiding toe.

Hoe zet je de kracht van marketing goed in als gemeente? Het begint met bepalen van je ankerpunten, doelstellingen en doelgroep. Uiteraard kijk je ook naar effectiviteit versus kosten. Pas dan neem je besluiten over de kanalen en marketingmiddelen. En kijk je hoe je (keten)partners slim kunt inzetten. Dit alles beschrijf je in een strategisch marketingcommunicatieplan voor jouw gemeente. Zodat iedereen weet wat de bedoeling is, en je serieus aan de slag kunt met verleiden naar het gewenste (digitale) kanaal.

Is er nog wat gebeurd in het afgelopen jaar waarmee we verder kunnen naar de toekomst? Jazeker. Voor CiVision Innen hebben we onder andere nieuwe modules voor de MijnOverheid Berichtenbox en het automatisch verwerken van machtigingskaartjes. Met het gebruikersplatform Financiën & Services kijken we ook naar de toekomst en bespreken we de roadmap voor de komende tijd. We zien veel gebeuren op het gebied van e-facturatie, procesoptimalisaties en rondom de accountantscontrole. Daar nemen we je graag in mee.