partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina PinkRoccade Local Government

PinkRoccade-logo

Delen maakt rijk!

artikelen | 1 november 2019

In dit jubileumjaar delen PinkRoccade Publiekszaken en de gebruikers van iBurgerzaken tientallen best practices van de afgelopen vijf jaar. Waarom? We willen samen burgers, bedrijven, instellingen én medewerkers bij gemeenten in hun kracht zetten en daarmee de gemeentelijke dienstverlening verder verbeteren. Het is algemeen bekend dat het delen van best practices bij uitstek hele waardevolle mogelijkheden biedt aan anderen. Eén van de meest waardevolle tips: ga gluren bij de buren!

delen maakt rijk

Beeld: Dreamstime

Waarom dat gluren bij de buren werkt? Goed voorbeeld doet nou eenmaal goed volgen! Kijken naar hoe collega’s of andere gemeenten (burgerzaken)apps gebruiken of processen uitvoeren kan inspireren. Het observeren van praktijkvoorbeelden brengt meestal ‘iets’ teweeg. Dat ‘iets’ loopt uiteen van het opdoen van inspiratie tot grondige wijzigingen in de praktijk. Deze diversiteit in reacties hangt onder meer samen met de kwaliteit en de herkenning van de getoonde praktijkvoorbeelden.

Wat doe jij om het aanbod in de markt te kennen en te kunnen vergelijken? In de praktijk zien we legio voorbeelden van gluren bij de buren. De makkelijkste manier is misschien wel ‘oprapen’ wat je aangeboden wordt, bijvoorbeeld praktijkverhalen in vakbladen lezen of presentaties op vakbeurzen en congressen bijwonen. Je kunt ook zelf op pad gaan en een praktijkbezoek brengen aan één of zelfs meerdere gemeenten, leveranciers of ketenpartners. Of de kennis van (onafhankelijke) experts binnen of buiten je eigen vakgebied gebruiken om inzichten op te doen.

Vertalen

Inzoomend op dat laatste praktijkvoorbeeld blikken we samen met gemeente Groningen terug op #LSG18 (Landelijke Selfservicecompetitie voor Gemeenten) van eind 2018. Dat waren zeven regio-overleggen die in het teken stonden van het optimaliseren van het verhuisproces. Meer dan 200 deelnemers pakten zo het verhuisproces beet met daarbij hele mooie, concrete resultaten!

Bij de sessie in Smilde waren vanuit Groningen drie burgerzakenspecialisten aanwezig: Hans van Put, Sabine Poel en Johan Bakker. “Mijn collega’s en ik bespraken tijdens #LSG18 hoe het verhuisproces toen liep en hoe we dit het liefst zouden zien”, blikt Sabine terug. “Gedurende de workshop ontstonden er discussies met andere gemeenten. Dat zorgde ervoor dat we nieuwe ideeën kregen over de optimale inrichting van het verhuisproces. Waarbij je wat je ziet en hoort van anderen wel continu moet blijven vertalen naar jouw gemeentelijke situatie want die kan net anders zijn.”

Buiten je grenzen

Zoals elke #LSG18-workshop startte ook deze met een Uitblinker: Johan Lautenbach van gemeente Westerkwartier vertelde over de stappen die zij namen om het verhuisproces te optimaliseren. Hij bracht de deelnemers direct in de modus om buiten de eigen grenzen te denken, om los te durven laten wat men al jaren doet. Zowel in zijn verhaal als in de overige gesprekken die dag kwamen instellingen in de applicatie iVerblijf & Adres en vooral procesafspraken voorbij.* Hierdoor ontstond meerdere malen een interessant gesprek en werden door de verschillende deelnemers ideeën gevormd voor het optimaliseren van het eigen verhuisproces.

Deze aanpak was dusdanig succesvol dat de regio-overleggen dit najaar ook weer in het teken staan van ‘Buiten je eigen grenzen’. Deze keer vullen we het thema echter niet alleen figuurlijk in; durven dingen anders te doen. We vullen het thema ook letterlijk in; we gaan aan de slag met het optimaliseren van de processen rondom reisdocumenten. Het document dat je nodigt hebt om buiten de landsgrenzen te mogen reizen. Nieuwsgierig? Alle informatie vind je op www.lsg19.nl en de inschrijving is reeds geopend!

Overigens heeft gemeente Groningen na #LSG18 aanvullende stappen gezet om het verhuisproces nog verder te optimaliseren en digitaliseren; een iService-traject met brown-papersessies en op dezelfde dag nog aanpassingen in de procesconfiguratie. Roxane Bansema, medewerker Beleidsuitvoering ll licht toe: “We maakten dankzij #LSG18 al gebruik van de ‘Groene verhuizing’ en vroegen weinig extra documenten uit binnen het verhuisproces. Dankzij iService sluit ons werkproces nu optimaal aan op de procesconfiguratie, de inrichting in iBurgerzaken. Dat is fijner voor medewerkers en burgers.”

  • Bij procesafspraken binnen het verhuisproces kun je denken aan het niet langer uitvragen van diverse documenten, het aanzetten van de ‘Groene verhuizing’ waardoor een verhuizing zonder tussenkomst van een ambtenaar wordt verwerkt in de BRP, het niet langer laten ondertekenen van de aanvraag en het versturen van de bevestigingsbrief aan het einde van het verhuisproces.

Heden, verleden en toekomst

En dan te bedenken dat ‘Gluren bij de buren’ slechts één van de vele best practices uit vijf jaar iBurgerzaken is! Maar het is wel een hele bijzondere want hij raakt aan alle vijf de hoofdthema’s die we tijdens het Grote Publiekszaken Selfservicecongres (#GPSC19) bespreken: cocreatie, selfservice, procesoptimalisatie, communicatie en aansturing. En toch zullen er op vrijdag 22 november meer vergelijkbare, bijzondere praktijkverhalen de revue passeren!

Tijdens #GPSC19 combineren we overigens het verleden met het heden en de toekomst: we blikken samen terug op de afgelopen vijf jaar en delen diverse best practices (verleden). We vieren samen het vijfjarig jubileum van iBurgerzaken (heden). En we kijken samen met futuroloog Peter van der Wel vooruit (toekomst).

De aanmeldingen gaan hard; de teller staat al op meer dan 150 deelnemers! Waaronder veel managers uit het vakgebied Dienstverlening en Publiekszaken. Dat maakt #GPSC19 extra waardevol. Wil jij zeker zijn van deelname? Meld je dan vandaag nog aan

tags:

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.