Partnerpagina PinkRoccade Local Government

- - - - -

Forse tijdwinst in het factuurproces

artikelen, 17 november 2017

Gemeente Stein en Bestuursdienst Ommen-Hardenberg zochten een manier om hun financiële proces te vereenvoudigen en meer in control te raken. Bij inkoop en de crediteurenadministratie liggen veel kansen, zoals 55 procent tijdsbesparing in het factuurproces. Samen met PinkRoccade Financiën & Services zijn deze kwartiermakers aan de slag gegaan om de oplossing Smart Finance te ontwikkelen.

Pink

Beeld: Pixabay

Burgers verwachten een efficiënte overheid. Regionale bedrijven hebben duidelijke verwachtingen van hun lokale overheid. We kunnen daarom gerust stellen dat er veel dynamiek is binnen de decentrale overheid waar iedereen mee te maken heeft. Er zijn bezuinigingsdoelstellingen, de complexiteit neemt rap toe en ook op het gebied van het sociaal domein staat het niet stil. Daarmee nemen de financiële risico’s ook toe, niet in de laatste plaats door grondposities en decentralisaties. Gemeentelijke organisaties hebben steeds meer de hulp nodig van de afdeling Financiën. Gezamenlijk moeten strategische uitdagingen worden aangepakt, zodat de ambities van de organisatie gerealiseerd kunnen worden. Actuele inzichten zorgen voor juiste beslissingen. Dat zorgt voor tijdig bijsturen en een wendbare organisatie.

Het lijkt zo simpel. In een auto zit het stuur aan de voorkant, met het zicht op de weg die voor je ligt, zodat de bestuurder de juiste richting kiest. Hoe anders is het soms bij de financiën van de gemeentelijke organisatie. Sturing vindt plaats op basis van de gerealiseerde cijfers en dat is altijd achteraf. Het stuur ligt dus eigenlijk in de kofferbak van de auto. Om een goede koers te kunnen inzetten, is het van wezenlijk belang dat er gegevens zijn die direct laten zien waar het mis dreigt te gaan. Hiermee kan een bestuurder tijdig bijsturen om de doelen daadwerkelijk binnen de gestelde kaders te behalen. Hoe dit kan? Door budgethouders goed te faciliteren in hun werk. Dat kan met een optimaal proces, een verplichtingenadministratie en realtime inzicht. Met Smart Finance ontwikkelen de kwartiermakers een oplossing waarmee dit werkelijkheid wordt.

Bij Ommen-Hardenberg leeft al tijden de wens om de managementinformatie en budgetsturing te verbeteren. Johan Hulzebos, afdelingshoofd Dienstverlening bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg: “Onze inwoners verwachten dat wij als overheidsorganisatie snel onze informatie kunnen presenteren, vlot kunnen handelen en snelle dienstverlening kunnen bieden. Wat de burger van ons verwacht, verwachten we ook van onze mensen intern. Ik geloof in de nieuwe oplossing van PinkRoccade. Door het vastleggen van de inkoop aan de voorkant van het proces krijg je inzicht in de verplichtingen, beter budgetbeheer en snellere betaling van facturen. De interne organisatie is hiermee dus meer in control en de crediteur is tevreden door snellere betaling van zijn factuur.”

“Ik durf de stelling aan dat onze administratie gemiddeld 40 dagen achterloopt in actualiteitswaarde. Dat is de periode die we gewoon kwijt zijn doordat we geen verplichtingen vastleggen. Met Smart Finance komen we meer aan de voorkant met het vastleggen van de bestellingen en verplichtingen. De actualiteitswaarde van onze administratie wordt beter. Dat heeft natuurlijk ook weer zijn kwaliteitsslag richting de gemeenteraad.”

De echte kracht van ontwikkeling zit altijd in het samenspel tussen de verschillende deelnemers. Daarom werkt PinkRoccade Financiën & Services nadrukkelijk met kwartiermakers. Gemeenten hebben diverse vraagstukken en dat zorgt voor een goede dynamiek. Gemeente Stein en Ommen-Hardenberg denken aan de voorkant mee met de ontwikkeling van het product. Dat zorgt voor een product dat echt voldoet aan de wensen. Smart Finance, gebaseerd op SAP S/4 HANA, faciliteert een maximaal gedigitaliseerd en bewaakt inkoopproces, en reduceert interne kosten door 55 procent tijdsbesparing in het factuurproces. Medewerkers en budgethouders krijgen via hun eigen dashboard inzicht in de financiële stand van zaken en hebben zelfs een doorkijk naar de verwachte ontwikkeling.

Efficiëntere bedrijfsprocessen

Monique Bovens, financieel medewerker Bedrijfsvoering bij de gemeente Stein, ziet veel nieuwe mogelijkheden als haar gemeente met Smart Finance gaat werken. “Gebruikersgemak, mooie look and feel en een efficiënte verplichtin- genadministratie. Binnen de gemeente zijn we bezig om overbodige stappen in onze processen te elimineren. Dit doen we met lean trajecten. Facturen moeten nu nog altijd goedgekeurd worden door onze budgethouders. Zelfs als er al een verplichting is, en de levering conform opgave is. Directe goedkeuring door een prestatieakkoordverklaarder is een veel logischere en efficiëntere stap. We pakken daarmee het hele crediteurenproces tegelijk. Een hele verandering, maar ook een enorme verbetering voor onze organisatie. Een goede implementatie vraagt de nodige aandacht. Ik kijk ernaar uit om aan de slag te gaan.”

Met het optimaliseren van het volledige crediteurenproces en het versterken van de managementinformatie komt de toekomst in beeld. “Ik denk dat Smart Finance door kan ontwikkelen tot realtime informatie voor de raadsleden”, besluit Johan Hulzebos van Ommen-Hardenberg. “Waarbij het dan misschien wel gaat over beleidseffecten die we ook inzichtelijk krijgen. We gaan nu een hele mooie stap zetten, zeker ook een stap richting de toekomst.”

tags:

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.