partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina PinkRoccade Local Government

PinkRoccade-logo

Het belang van optimaal documentbeheer

weblogs | 12 juli 2022

De invoering van iDocumentcreatie vormt een logisch startmoment voor een gedegen optimalisatiefase in gemeente Nunspeet. De start van een nieuwe manager versterkt die noodzaak alleen nog maar. Het inzoomen op de burgerzakenprocessen en bijbehorende documenten legt direct een aantal verbeterpunten voor de gemeente bloot.

Gemeente Nunspeet | Beeld: PinkRoccade

Applicatiebeheerder Cynthia de Joode deelt in dit praktijkverhaal maar liefst 5 best practices van de gemeente Nunspeet rondom het thema documentbeheer.

1. Kies voor een grote opschoonactie

Gemeente Nunspeet heeft heel bewust bovenmatig veel aandacht voor het juiste gebruik van documenten binnen alle processen. Er zijn dan ook veel, heel veel eigen documenten in gebruik bij de afdeling burgerzaken. Denk daarbij vooral aan (begeleidende) brieven en opgemaakte e-mails. Logisch want alle uitgaande post wordt administratief juist vastgelegd zowel in het burgerzakensysteem iBurgerzaken als in het zaaksysteem Djuma, daarover later meer.

De invoering van iDocumentcreatie vormt een logisch startmoment voor de optimalisatiefase in gemeente Nunspeet. Het begon met een grote opschoonactie die bijna een 0,5 jaar duurde. Dat zorgde ervoor dat ⅔ van de eigen documenten met de implementatie van iDocumentcreatie is opgeruimd. “Punten, komma’s en een paar extra of andere woorden zijn niet langer een reden om eigen documenten te behouden.”, benadrukt Cynthia de Joode applicatiebeheerder bij gemeente Nunspeet. “Toch zijn er op dit moment 50-60 eigen documenten ingericht en komen er daar de komende periode nog wel een 20-30 bij als we inzoomen op iBegraafplaats, iBijhouding en iOnderzoek.”

2. Koppel iBurgerzaken en Djuma

“In het najaar starten we met de implementatie van iBijhouding”, vervolgt Cynthia. Dat is de app binnen iBurgerzaken die je gebruikt om op een overzichtelijke manier actualiseringen en correcties op de persoonslijst door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan registeren huwelijk, registeren overlijden, mutatie reisdocumenten en mutatie gezag. Uniek is dat je de persoonslijst voor het bijwerken van de BRP laat controleren door de BestandsControleModule (BCM) van RvIG.

Ook deze overstap is een belangrijke stap in het optimaliseren van de gemeentelijke processen weet Cynthia: “Met de implementatie van iBijhouding brengen we weer een aantal processen volledig naar iBurgerzaken, de taakspecifieke applicatie. Naast dat we gebruikmaken van de voordelen van het nieuwe systeem voorkomen we daarmee ook dubbel werk. Het vastleggen van losse documenten in het zaaksysteem is dan namelijk niet meer nodig, het gehele proces zit dan in iBurgerzaken.” Natuurlijk heeft gemeente Nunspeet een koppeling tussen iBurgerzaken en Djuma om zo één klantbeeld te vormen en de archiefwaardigheid te borgen.

3. Inventariseer tijdig

Wat opvalt in het verhaal van Cynthia is dat ze haar collega’s nu (juli 2022, red.) al vraagt om te inventariseren wat nodig is rondom de processen binnen iBijhouding. Ze vraagt hen om de komende maanden te verzamelen welke documenten ze (zouden willen) gebruiken bij actualiseringen en correcties.
Slim, want zo is in het najaar direct duidelijk welke documenten overgezet of aangemaakt moeten worden in iDocumentcreatie. Het op dat moment uitvragen leidt namelijk altijd tot een incompleet beeld want weet jij precies wat je allemaal (onbewust) doet?

4. Gebruik Samen Verder

“Het maken van documenten in iDocumentcreatie is niet iets wat je er even bij doet. Hier kom je zelf simpelweg niet aan toe.”, zegt Cynthia eerlijk. “Door de al aangekochte Samen Verder dagen hiervoor te gebruiken was de keuze wellicht makkelijker want daardoor was het grotendeels geen financieel vraagstuk.”
Dat herken jij ook toch? Door de waan van de dag kom je er niet altijd aan toe om de gewenste optimalisatieslag (snel genoeg) te maken. Bij deze flinke klus heeft gemeente Nunspeet daarom gebruikgemaakt van consultancydagen uit haar Samen Verder dienstverleningspakket: Allyne Groen, consultant bij PinkRoccade heeft zich begin 2022 3 dagen vastgebeten in iDocumentcreatie en waarschijnlijk komen daar na de zomer nog 4 dagen bij.

5. Zet super-users in

Cynthia sluit haar verhaal af met een ‘organisatorische verandering’ die belangrijk is en was gedurende de gehele optimalisatiefase. Als applicatiebeheerder zelf volledig op de hoogte blijven van alle processen binnen de organisatie is namelijk geen gemakkelijke klus. Sinds kort werkt gemeente Nunspeet daarom met super-users per proces.
Deze super-users kennen alle ins & outs van het proces en zijn altijd helemaal op de hoogte van de wet- en regelgeving. Voortaan zijn zij het eerste aanspreekpunt voor het team want ze beantwoorden vragen van andere collega’s en zijn daarmee een eerste vangnet. Ze zorgen ook voor een stukje kennis(ver)deling en kruisbestuiving naar collega’s en tussen andere teams. En wanneer nodig informeren ze Cynthia over gewenste aanpassingen bijvoorbeeld in de procesconfiguratie.

6. Altijd iNSPIRATIE om de dienstverlening te optimaliseren

Op zoek naar nog meer best practices? Op www.100bestpractices.nl staan inmiddels meer dan 200 best practices! Hier vind je altijd iNSPIRATIE om jouw (gemeentelijke) dienstverlening te optimaliseren. Uiteraard gaat dat veel verder dan praktijkervaringen van gemeente Nunspeet of best practices rondom iDocumentcreatie. Verschillende gemeenten delen praktijkervaringen vanuit uiteenlopende onderwerpen en invalshoeken. Heb jij ook een best practice om te delen? We horen het graag via dit formulier! Jouw praktijkervaring is van harte welkom. We zetten alle ervaringen graag ‘op papier’ om elkaar en de dienstverlening aan burgers, bedrijven, instellingen én gemeenten continu te verrijken, verbinden en versterken.

Publiekszaken
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7×24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst. Meer over onze Publiekszaken oplossingen.

Experts
Maak kennis met onze experts:
Sanne van der Zanden
Programmamanager

tags: , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.