partnermenu

zoeken binnen de website

Partnerpagina PinkRoccade Local Government

PinkRoccade-logo

Pilot VIPservice: live chatten met het Kenniscentrum

door: Luuk Mimpen

nieuws | 25 februari 2021

Onlangs zijn wij gestart met de pilot van VIPservice. VIPservice is onderdeel van het Samen verder dienstenportfolio. VIPservice garandeert effectieve en korte communicatielijnen via een live chatfunctie met onze specialisten op het Kenniscentrum. We zetten het aanvullend in voor extra aandacht voor specifieke medewerkers(groepen) of rondom processen die extra aandacht behoeven. Gemeente Amersfoort en gemeente Rijssen-Holten delen in dit artikel hun eerste ervaringen.

Voor de beantwoording van functionele vragen

De VIPservice is bedoeld voor de beantwoording van functionele vragen die (naar beoordeling van de chatmedewerker van het Kenniscentrum van PinkRoccade Publiekszaken) kort en bondig beantwoord kunnen worden. Voor technische problemen dient de functioneel beheerder een incident aan te maken volgens de daarvoor bekende werkwijze.

Doelgroep: functioneel beheerders

De chat is toegankelijk voor de functioneel beheerders van iBurgerzaken die nu ook geautoriseerd zijn om incidenten aan te maken. Hiermee blijft de beheerder binnen de gemeente op de hoogte van wat er speelt op de afdeling binnen de applicatie. Ook kan er direct geschakeld worden als er meer (technische) informatie nodig is.

Het werkt als volgt:
Op het moment dat er een chatbericht binnenkomt vanuit de klant, wordt deze uiterlijk binnen 30 minuten door de specialist van het Kenniscentrum opgepakt. Hierbij zijn 2 mogelijkheden:
1. De vraag kan direct beantwoord worden en na bevestiging van de klant wordt de chat afgesloten;
2. De vraag kan niet direct beantwoord worden omdat verdere analyse noodzakelijk is. In dat geval wordt er alsnog een incident aangemaakt.

De ervaring van gemeente Amersfoort

Jeroen de Boer, projectleider implementatie iBurgerzaken bij gemeente Amersfoort:
‘Ik ervaar de VIPservice als een prettige manier van communiceren. Door de drukte van de dag komt het weleens voor dat we langs elkaar heen bellen als het gaat om een vraag/incident. Nu kan ik de vraag stellen wanneer het speelt, maar ook het antwoord lezen wanneer het mij uitkomt. Komen we er via de chat niet uit? Dan kan er snel op basis van het chatgesprek een incident worden aangemaakt met alle benodigde informatie. Dat werkt efficiënt voor beide partijen.’

Gemeente Rijssen-Holten: korte reactietijd als groot voordeel

Klarinda ter Weele, medewerker Burgerzaken bij gemeente Rijssen-Holten:
‘Ik begon aan deze pilot met een bepaalde verwachting van deze dienst: snel even typen en vervolgens snel en adequaat antwoord krijgen. VIPservice heeft deze verwachting waargemaakt. Ik ben erg te spreken over de korte reactietijd op de chat! Waarschijnlijk herkenbaar voor velen; voor sommige kleine vragen voelde ik mij bijna bezwaart om een incident in te schieten. Nu kan ik de vraag eenvoudig in de chat stellen en krijg ik snel antwoord. In twee gevallen kwam het voor dat de vraag niet beantwoord kon worden in de chat. De medewerker van het Kenniscentrum maakte dan alsnog een incident voor mij aan, ook dat is service!’

Neem gerust contact met ons op

Met de feedback van Jeroen de Boer en Klarinda ter Weele zijn we momenteel de VIPservice verder aan het optimaliseren. Houd onze nieuwsbrief in de gaten voor meer informatie over de beschikbaarheid van deze dienst. Heb je vragen over de VIPservice? Mail dan naar Luuk Mimpen via: Luuk.Mimpen@PinkRoccade.nl

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.