partnermenu

zoeken binnen de website

De software ís er al

Focus op de primaire taken van de overheid

artikelen | 9 oktober 2013

Veel overheidsprocessen draaien om subsidies, uitkeringen, vergunningen en handhaving. Daarvoor zijn al enige tijd standaardpakketten beschikbaar. Maar de Nederlandse overheid heeft nogal een ‘bouw-reflex’ – een onnodige en kostbare reflex, vindt SAP.

SAP-iB8

SAP-iB8

Grote ICT-projecten bij de overheid blijven een gevoelig onderwerp. Het zijn vaak projecten waarbij speciaal voor ‘unieke’ en complexe overheidsprocessen software wordt gebouwd en waarbij veel eisen en wensen een rol spelen. De typische bedrijfsvoeringprocessen (‘ERP’) zijn bij de overheid op diverse plaatsen al met standaardsoftware zoals die van SAP ingevuld, zoals financiën, inkoop, personeel en facilitaire diensten. Maar de hoofdpijn ontstaat vooral bij de primaire processen waar overheden overal mee te maken hebben: inkomensoverdrachten, vergunningen, handhaving en zaakgericht werken.

Inkomensoverdrachten kennen we in de vorm van subsidies, uitkeringen, toeslagen, belastingen, maar ook studiefinanciering. Een kwestie van plussen en minnen op basis van criteria en beleidsregels. Vergunningen hebben te maken met wetten en regels op allerlei gebieden en de controle op het naleven ervan door handhavende inspecties. Handhaving gebeurt overigens ook op het politie- en justitiedomein. En zaakgericht werken, ten slotte, is voor veel overheidsdiensten de juiste toekomstvaste manier om met dossiers om te gaan.

Op het eerste gezicht zijn het unieke processen, want we hebben bijvoorbeeld maar één belastingdienst in Nederland. Maar innen is meestal gewoon innen, en voor vergunningen verlenen geldt eigenlijk hetzelfde. Hein Keijzer, Customer Solution Manager bij SAP Nederland, ziet dat SAP’s standaardsoftware in steeds meer landen in zwang raakt voor dat soort processen. “Australië, bijvoorbeeld, standaardiseert zo langzamerhand op SAP voor belastinginning, sociale zekerheid, subsidies enzovoort. En ze maken er gebruik van onze analyticssoftware om te simuleren waar ze met een extra incentive de economie kunnen aanjagen.”

Nederlandse universiteiten stellen hun studenten in staat om zich met de in SAP-software vormgegeven studentenadministratie te kunnen aanmelden voor tentamens. Veel Nederlandse ziekenhuizen vertrouwen hun patiëntendossiers toe aan een SAP-systeem. Maar de rijksoverheid neigt ernaar haar kernprocessen met een ‘bouwproces’ te moderniseren. SAP is goed voor de bedrijfsvoering, maar men weet vaak niet eens dat SAP zich gespecialiseerd heeft in het automatiseren van de kerntaken van overheden.

In Nederland is nu de eerste provincie begonnen met SAP’s subsidiesoftware. Keijzer: “Het is een krachtige oplossing die meestal relatief goedkoop uitpakt. De gebruiksrechten zijn er immers vaak al.” Keijzer doelt daarmee op al in gebruik zijnde – en wél bekende – financiële kernsoftware van SAP waarmee de nieuwe software verweven is. En die verwevenheid biedt meteen allerlei kansen op het gebied van snelle analyse (via SAP’s in-memorytechnologie), het inzetten van mobiele apps en cloudtechnologie.

Die verwevenheid was ook het uitgangspunt bij een onderzoek van de Amerikaanse staat North-Carolina naar de mogelijkheid om van tientallen subsidie- en inningssystemen afscheid te nemen en om één systeem te handhaven. SAP bleek als enige een systeem te kunnen leveren dat zowel het verstrekken van subsidies als het innen van federale gelden integraal aankan. Interessant: North-Carolina vroeg zich hardop af waarom er toch zoveel vergelijkbare systemen en dus processen waren.

De vrees van overheidsorganisaties voor de beperkingen van een standaardpakket is onterecht, denkt Keijzer. “Omdat SAP op basis van internationale ervaring denkt de materie goed te begrijpen, zijn de processen al ingebed. Natuurlijk zijn die niet in beton gegoten. Met SAP Rapid Deployment Solutions (RDS) zetten wij of partners van SAP het met de belofte ‘fixed time, fixed price, fixed date’ neer, volgens de definities van de opdrachtgever.”

Primaire processen met SAP

Subsidies
Subsidies hebben te maken met budgettering, verantwoording en beleid. Integratie van subsidiesystemen met de overige IT-systemen is daarom belangrijk. Het Amerikaanse ministerie van Landbouw (USDA) maakt voor de landbouwsubsidies gebruik van SAP Subsidie Management, dat de aanvraag door boeren heel gemakkelijk maakt, desgewenst via een mobiele app. Het ministerie houdt bijvoorbeeld goed zicht op welke landbouwarealen er voor welke producten worden ingezet en kan zo landbouwbeleid vlot effectueren. En de boer kan snel beslissen of het financieel interessant is om dit jaar of volgend jaar een ander product te gaan verbouwen.

Vergunningen
De Duitse deelstaat Hessen maakt het voor kleine ondernemers makkelijk om online vergunningen aan te vragen via één centraal servicepunt. Dat systeem coördineert vervolgens de aanvragen en is ook het enige kanaal voor de digitale afhandeling ervan. Alle betrokken overheden (gemeente, KvK enzovoort) communiceren via dit systeem ook digitaal met de aanvrager. Overigens worden ook in Nederland dergelijke SAP-systemen ingezet.

Inkomensoverdrachten
Voor het verstrekken van uitkeringen en het innen van belastingen maken verscheidene overheidsinstellingen gebruik van standaardsoftware van SAP, zoals de Britse belastingdienst (HMRC) en de Duitse ‘UWV’ (Bundesagentur für Arbeit). Op kleinere schaal doet ook een flink aantal Nederlandse gemeenten dat al.

Voor een compleet overzicht: www.sap.com/solutionexplorer

tags: ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.