- - - - -

SAP Real Estate Management voor Gemeenten

door: Hein Keijzer, Erik van Asselt

artikelen, 15 augustus 2013

Soms weten gemeenten niet wat hun totale omvang van hun vastgoed is. Onderzoekers schatten dat alle gemeenten samen meer dan 10.000 gebouwen bezitten met een waarde tussen de 25 en 35 miljard euro.

SAP logo

Onlangs meldde het TV-programma Nieuwsuur op basis van een onderzoek van de TU Delft dat gemeenten amateuristisch en inefficiënt omgaan met hun vastgoed. Soms weten gemeenten niet wat hun totale omvang van hun vastgoed is. Op basis van hetzelfde onderzoek schatten de onderzoekers dat alle gemeenten samen meer dan 10.000 gebouwen bezitten met een waarde tussen de 25 en 35 miljard euro. Zeker in het huidige tijdsbestel waar bezuinigingen, efficiënter werken en transparantie de boventoon voeren, is er veel aandacht in de gemeentelijke wereld voor vastgoedbeheer.

Het kunnen verantwoorden van kosten en het realiseren van kostenbesparingen is hierbij slechts een van de doelstellingen. Daarnaast wordt het steeds belangrijker om een geïntegreerde oplossing te gebruiken die in staat is om te gaan met wijzigingen in de wet- en regelgeving en die de mogelijkheid biedt om te communiceren met andere applicaties. Denk hierbij aan de consequenties voor het bestaande IT-landschap die de invoering van bijvoorbeeld de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en de introductie van het nieuwe Omgevingsloket met zich mee zullen brengen. Overigens niet alleen de gemeenten zien hier mogelijkheden, ook Provincies en het Rijk zijn in dit gat gesprongen.

Vastgoedbeheer

SAP heeft een geïntegreerde oplossing voor onroerendgoedbeheer: SAP Flexible Real Estate Management (RE-FX). SAP Flexible Real Estate Management ondersteunt alle fasen van de levenscyclus van onroerend goed. Dit omvat onder andere de aangroei en afname van de onroerendgoedportefeuille, het beheer van de onroerendgoedportefeuille zelf en commercieel en technisch onroerendgoedbeheer.

Synchroniseren met BAG

Binnen SAP RE-FX kunnen talloze gegevens worden vastgelegd over de architectuur, uitvoering en gebruik van onroerend goed, de huurders en hun adresgegevens en de onderlinge relaties. Voor het gemak kunnen grafische softwareoplossingen als CAD, CAFM of GIS gebruikt worden om bouwtekeningen en situatietekeningen te bekijken. Voor gemeenten is het belangrijk dat met het open platform van SAP een koppeling met de BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen) gelegd wordt om zo de actuele gegevens te kunnen synchroniseren.

Scholen en buurthuizen

De processen op het gebied van aan- en verhuur van gebouwen en percelen, zoals scholen en buurthuizen die volgens Nieuwsuur vaak leegstaan, maar ook het vastleggen van erfpachtcontracten worden ondersteund. Termijnen en belangrijke datums kunnen worden bewaakt. De applicatie kan huurcondities en andere condities automatisch aanpassen en kan automatisch correctieboekingen, ook met terugwerkende kracht, creëren. Ook de servicekosten worden automatisch berekend en afgerekend, inclusief vooruitbetaalde termijnbedragen en de aanpassing ervan. Periodieke boekingen en aanmaningen en betalingen worden eenvoudig verwerkt in de debiteuren- en crediteurenadministratie van SAP Financials.

Vergaderzalen

Ook het beheer van de eigen ruimtes wordt steeds belangrijker. Kan er bijvoorbeeld bespaart worden op externe vergaderlocaties? Medewerkers worden aan specifieke werkplekken toegewezen en er kunnen verhuisplannen gemaakt worden om medewerkers over te plaatsen. De losse ruimtes, zoals vergaderzalen, worden gereserveerd via eenmalige of terugkerende boekingen waarbij tevens extra diensten zoals catering kunnen worden toegevoegd. Visualisatie van de ruimtes en de doorbelasting van de kosten kan allemaal plaatsvinden. De efficiency uit het rapport van TU Delft ook voor de eigen organisatie wordt hiermee bereikt.

Onderhoud en inspecties

Uiteindelijk moet ook het gemeentelijk vastgoed onderhouden worden en bij verhuizingen worden geïnspecteerd: het technisch onroerendgoedbeheer. Hierbij kunnen ongeplande onderhoudsmaatregelen (klachten, meldingen) en dienstverlening naast de reguliere onderhoudsmaatregelen en dienstverlening via onderhoudsschema’s en taaklijsten met de functies Enterprise Asset of Customer Service in SAP ERP eenvoudig worden gevolgd. Door de volledige integratie met SAP RE-FX kunnen de onderhoudsmaatregelen vanuit het onroerendgoedobject worden gevolgd en weergegeven en kunnen de gemaakte kosten direct met de verslaglegging worden geëvalueerd. De inspecties bij het beëindigen van een overeenkomst kan gebruiksvriendelijk worden ondersteund door een mobiel device met volledige integratie naar RE-FX. Daarnaast kan de inkoopfunctionaliteit binnen SAP worden gebruikt voor het afhandelen van het aanbestedingsproces en het gunnen van contracten aan dienstverleners.

WOZ-bepaling en splitsingsrechten

Binnen SAP RE-FX is Land Use Management (LUM) een specifieke functionaliteit voor het beheren van kadastrale percelen. Door gebruik te maken van LUM kan er onderscheid worden gemaakt tussen de interne view op percelen en de wettelijke view op percelen en kavels waarbij ook het gebruik en historische gegevens zoals splitsingen kunnen worden beheerd. Door de integratie met CAD kunnen percelen worden gevisualiseerd en worden gewijzigd.

Tenslotte

SAP ondersteunt vanzelfsprekend ook bij controlling, rapportage en correspondentie. Door de volledige integratie met de Finance (FI) en Controlling (CO) modules binnen SAP is het mogelijk om kosten en opbrengsten te kunnen plannen, boeken, afrekenen en evalueren die zijn gerelateerd aan onroerendgoedobjecten. Massacorrespondentie, maar ook ad hoc correspondentie is mogelijk door de integratie met Microsoft Word. Tot zelfs bestemmings- en ontwikkelingsplannen kunnen worden bijgehouden in digitale dossiers.
Met deze oplossing is het, kortom, mogelijk om de gemeenteraad tijdig en juist te informeren over de effecten van beslissingen omtrent onderhoud, budgettair kader, aan- en verkoop van onroerend goed en leegstanden in een wijk. Niet alleen wordt zo optimaal mogelijk met het geld omgegaan maar is er aandacht voor de sociale veiligheid in een wijk of gemeente. En dit zorgt weer voor een positieve uitstraling van de gemeente naar mogelijke nieuwe vestigingen van bedrijven of woningzoekenden.

tags: , , ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.