Gemeenten zetten vol in op digitalisering, waarbij verschillende bedrijfsprocessen soms volledig worden geautomatiseerd. Omdat die processen voor veel gemeenten gelijk zijn, willen ze steeds meer samen doen. Gemeenschappelijke ICT-inkoopvoorwaarden specifiek voor gemeenten zijn daarbij uiterst nuttig. Daarom is de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) opgesteld, een instrument dat past in de professionalisering van het opdrachtgeverschap van gemeenten.
Organisaties die ICT gebruiken en afnemen moeten tegenwoordig ook nadenken over informatiebeveiliging, over het benutten van de technologie in het grotere geheel van de organisatie en over de uitwisseling van informatie in de ketens waarin gemeenten werken. Hoe werkt dat met elkaar samen, hoe wordt dit georganiseerd en hoe gebeurt dat op een veilige manier? Om daar meer controle over te krijgen, kun je als gemeente niet anders dan het ICT-opdrachtgeverschap actief oppakken, ook al omdat je te maken hebt met nieuwe mogelijkheden en een groeiend aantal marktpartijen. Dat zijn niet alleen de reguliere softwareleveranciers, maar ook bijvoorbeeld makers van slimme apps voor smartphone of tablet. Dat betekent dat er met al die partijen goede afspraken gemaakt moeten worden, inclusief juridische voorwaarden.
Om de ICT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft KING in het voorjaar van 2015 onder gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. Zo werd uit de verkenning duidelijk dat er onder gemeenten een grotere behoefte bestaat aan flexibiliteit in licenties. “Die zouden bijvoorbeeld overgedragen moeten kunnen worden op het moment dat een gemeente deel wil uitmaken van een samenwerkingsorganisatie of gemeenschappelijke regeling”, aldus Jeroen Schuuring, vanuit KING één van de mensen die nauw betrokken was bij de realisatie van de voorwaarden. “Dat betekent dat je de software mee kunt nemen zonder dat je opnieuw moet contracteren of ingewikkelde discussies moet gaan voeren.” Ook compliancy (het aantoonbaar voldoen aan normen en standaarden, architectuur en acceptatie- en garantievoorwaarden), aansluiting op de generieke digitale infrastructuur (GDI), cloud- en hostingservices en informatiebeveiliging en privacy waren onderwerpen die vanuit gemeenten veelvuldig terugkwamen in de verkenning.
ARBIT en GIBIT
Na de verkenning is de realisatie van de gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ICT (GIBIT genoemd) binnen de Digitale Agenda 2020 ondergebracht, waarover de algemene ledenvergadering van de VNG in juni 2015 in ruime meerderheid heeft besloten. Bij het opstellen van GIBIT is geprobeerd om zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande oplossingen. Zoals de ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten). “We hebben die ARBIT als basis genomen, maar omdat we te maken hebben met gemeenten, zijn er wat specifieke veranderingen doorgevoerd”, zo laat Peter Klaver weten. Binnen KING is hij projectmanager GIBIT en adviseur standaardisatie en leveranciersmanagement. “Over het algemeen zijn gemeenten afnemer van standaardpakketten, terwijl de ARBIT daar eigenlijk niet vanuit gaat. Een ander verschil is dat binnen de ARBIT er geen inhoudelijke ICT-kwaliteitseisen en -normen zitten. In GIBIT hebben wij die juist wel toegevoegd. Dan moet je onder meer denken aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), het gebruik van open standaarden, normen voor archivering en de webrichtlijnen die moeten leiden tot toegankelijke websites.”
Opstellers GIBIT
Bij het opstellen van de GIBIT is een grote en vooral gevarieerde groep betrokken geweest. “De eerste groep bestond uit vertegenwoordigers van circa 25 gemeenten – evenredig verspreid over juristen, inkopers en informatiemanagers – experts vanuit KING, juridische specialisten en de Informatiebeveligingsdienst voor gemeenten, de IBD. Vanuit de VNG Commissie Dienstverlening en Informatiebeleid was Arjen Gerritsen, burgemeester van De Bilt, als ambassadeur betrokken.”
“Maar we zijn de leveranciers niet vergeten. Vanuit leveranciers hebben we een klankbordgroep georganiseerd met daarin management en juristen van 12 leveranciers. Wat we tot nu toe terugkrijgen van leveranciers, is dat deze set van ICT-inkoopvoorwaarden bij hen beter aansluit dan bijvoorbeeld de ARBIT. Zij verwachten dat er bij aanbestedingen minder vragen zullen worden gesteld. Dat wil overigens niet zeggen dat alle leveranciers deze voorwaarden direct 100 procent zullen accepteren. Immers, het zijn ICT-inkoopvoorwaarden van gemeenten waarbij acceptatie van de GIBIT afhankelijk is van veel factoren. Uiteindelijk is het voor gemeenten vooral van belang te bepalen wat zij van ICT verwachten, willen zij weten wat er gedigitaliseerd moet worden en willen zij vooral dat de ICT goed werkt.”
‘Eerlijker markt’
Bij de inkoop van ICT door gemeenten is tot nu toe niet alleen gebruikgemaakt van de ARBIT of afgeleiden daarvan, maar ook van verkoopvoorwaarden van leveranciers. Met de GIBIT wordt ernaar gestreefd dat het niet alleen gebruikt wordt voor de inkoop, maar ook geldt voor de verkoopvoorwaarden van leveranciers. Daarmee creëer je ook een gelijk speelveld voor alle leveranciers. Diversiteit in voorwaarden leidt tot veel onduidelijkheid en een ondoorzichtige markt. Dit kan toetreders belemmeren. Het moet niet uitmaken of je een groot marktaandeel hebt of dat je een speler bent op één gespecialiseerd ICT-gebied.
Het gaat erom dat je de ICT-kwaliteit en prestaties levert die zijn afgesproken.
Leveranciers verwachten dat er bij aanbestedingen minder vragen zullen worden gesteld
Klaver: “Met de GIBIT creëren we een eerlijker markt waarin marktaandeel of omvang niet geldt. De spelregels zijn voor iedereen gelijk geworden. Ik vind het erg belangrijk dat bij een open en goed functionerende markt het niet uitmaakt waar ik voetbal speel. De spelregels zijn bij iedereen hetzelfde. Of ik nu profvoetballer bij AZ’67 ben of bij Fortuna, de spelregels zijn in het hele land gelijk en dat moet natuurlijk ook gelden voor de ICT-markt.”
Digitale Agenda 2020
Open en transparant, werken als één efficiënte overheid en massaal digitaal, maatwerk lokaal. Het zijn de drie ambities van de Digitale Agenda 2020. De ontwikkeling van de GIBIT past naadloos in de visie van de Digitale Agenda 2020. “Tegelijkertijd is het ook veel breder dan alleen dat. Zeker, veel bepalingen die wij hebben opgenomen in de GIBIT, zijn randvoorwaardelijk om de Digitale Agenda straks te kunnen realiseren. Waaronder de flexibiliteit die randvoorwaardelijk is om de beweging naar de toekomst te kunnen maken waar steeds meer sprake zal zijn van een collectieve aanpak. Of neem het aansluiten van ICT-producten of -diensten die op de gemeentemarkt ontstaan. Die moeten in de nabije toekomst kunnen draaien op de gemeenschappelijke infrastructuur, of die nu van het Rijk is of van de gemeenten. In GIBIT hebben wij dat al benoemd en meegenomen. Dus ja, GIBIT is onderdeel van de Digitale Agenda 2020, maar tegelijkertijd is GIBIT ook voor andere projecten buiten de DA2020 te gebruiken.”
Adoptie
Hoewel de reacties op GIBIT van gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden vrijwel louter positief zijn, is het pas succesvol als het door het gros van de gemeenten ook echt wordt ingezet. Omdat het gebruik ervan vrijwillig is, zal het vooral neerkomen op overtuigingskracht. Dat beseft ook Peter Klaver. “Je hebt niets aan deze voorwaarden als die niet door de gemeenten en de markt gebruikt gaan worden. In september of oktober zullen wij richting de Commissie Dienstverlening en Informatiebeleid het verzoek doen om GIBIT bestuurlijk te verankeren. Op welke manier de VNG dit voor haar leden gaat doen, is nu nog niet bekend. Of daarmee de wereld direct gaat veranderen? Nee, dat denk ik niet. Ik verwacht wel dat daarmee de acceptatie binnen het aanbestedings- en inkoopbeleid van gemeenten wordt vergemakkelijkt.”
“Nu heeft iedere gemeente nog haar eigen aanbestedingsbeleid. Met de GIBIT hebben we op VNG-niveau de inkoopvoorwaarden voor collectieve opdrachten vastgesteld en ik hoop dat gemeenten die straks ook overnemen. Daarmee zijn we er nog niet, want beleid is nog steeds papier. Onderdeel van het GIBIT-project is de implementatieondersteuning. Dat betekent dat wij hulpmiddelen voor inkoop beschikbaar stellen, waarmee gemeenten contracten kunnen opstellen voor allerlei ICT-overeenkomsten. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan hostingovereenkomsten, aankoop van software of het aanmaken of aanpassen van Service Level Agreements (SLA) waarin GIBIT al direct verweven zit. Verder is er een traject waarbij inkopers/juristen van gemeenten worden geïnformeerd en bijgepraat over het toepassen van GIBIT. Zo wordt er in november door de VNG een tweedaagse workshop gehouden, waarbij een groot aantal juridische aspecten rondom GIBIT aan bod komen. Stuk voor stuk zijn het stappen die goed passen in het beeld van veranderend zelfbewustzijn van gemeenten.”
De ontwikkelingen rondom GIBIT komen ook uitgebreid aan de orde tijdens de Leveranciersdag van vrijdag 16 september.
Meer informatie: Uniforme ICT-inkoopvoorwaarden
