Met een paar maatregelen kan het nieuwe kabinet doorpakken voor echt goede digitale overheidsdienstverlening. Een groep leidinggevenden binnen de digitale overheid doet een voorstel. Vanuit het perspectief van ICT als kans voor nieuwe en betere dienstverlening.
Tallinn, Estland
Een groep ambtenaren die leiding geven aan overheidsorganisaties binnen het domein van de digitale overheid is in het voorjaar van 2016 op inspiratiereis geweest naar Estland en Denemarken. Naar aanleiding hiervan, met in hun bagage de realiteit van vandaag binnen de Nederlandse digitale overheid, wetende dat de Nederlandse overheid zijn voorsprong snel aan het kwijtraken is, namen zij zich voor een notitie op te stellen met speerpunten die naar hun inzicht helpen een doorbraak te geven in de versnelling van de digitalisering van de Nederlandse overheid.
Wat ons opviel in Estland en in Denemarken, naast de inhoudelijke punten, is de grote bereidheid en de sterke wil om organisatieoverschrijdend te willen samenwerken (binnen de overheden, maar ook publiek-privaat) en de overtuiging dat ICT en digitalisering niet alleen helpt de overheid efficiënter in te richten, maar vooral ook als enabler voor betere en nieuwe dienstverlening. ICT en digitalisering zijn daar spannende onderwerpen, waar men veel energie van krijgt. Dit in tegenstelling tot hoe dit binnen de Nederlandse overheid vaak wordt gepercipieerd, waar vooral veel wordt gesproken over de invulling van de randvoorwaardelijkheden, zoals de financiering en de governance.
De belangrijkste lacune binnen de Nederlandse overheid is dat er geen overheidsbrede meerjarenstrategie digitale overheid is en er geen organisatie is aangewezen die de verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft gekregen om het proces van totstandkoming te regisseren en de uitvoering hiervan te coördineren. Een organisatie met mandaat en middelen die rechtstreeks is opgehangen onder de minister verantwoordelijk voor de digitale overheid(sdienstverlening). Wat ons betreft zou moeten worden gestart met het ontwikkelen van één digitale meerjarenstrategie, die vanuit betrokkenheid van alle overheden wordt opgesteld en overheidsbreed zal gelden. Maak hierover expliciete afspraken en wijs een organisatie aan met de noodzakelijke bevoegdheden die hier overheidsbreed op kan gaan sturen. Speerpunten die in deze strategie aanwezig zouden moeten zijn, betreffen wat ons betreft:
• Richt je ook op wetgeving en concrete bestuurlijke afspraken. Ga uit van het principe van eGovernance en richt je dus niet alleen op de technische mogelijkheden, maar neem hierin ook de institutionele en wetgevende elementen mee die noodzakelijk zijn om in samenhang, eenvoudig en veilig decentrale ontwikkeling van e-diensten door publieke en private partijen mogelijk te maken.
• Digitale identificatie. Veilige en betrouwbare (mobiele) digitale identificatie van burgers en bedrijven is noodzakelijk om eenvoudig toegang te hebben tot de e-diensten van de overheid (en het bedrijfsleven). Ga om die reden door op het pad van een Idensys stelstel en vul dit aan met het realiseren van middelen zoals een mobiel-ID of andere technologische ontwikkelingen zodat (te ontwikkelen) e-diensten van de overheid (en de publieke sector) nog makkelijker worden ontsloten voor de burger en het bedrijfsleven.
• Digitaal ondertekenen. Vul de digitale identificatie aan met de mogelijkheid van digitaal ondertekenen (digitaal versleuteld met de zwaarste beveiliging die denkbaar is). Pas hiervoor de wetgeving aan zodat de digitale ondertekening dezelfde rechtmatigheid kent als de analoge ondertekening en de burger één uniek nummer krijgt dat zowel in het publieke als private domein kan worden gebruikt. Dit zal de digitalisering van de overheid verder kunnen ontsluiten en biedt vele mogelijkheden tot efficiëntieverbetering in vele uitvoeringsprocessen binnen de overheid (en daarbuiten). Tevens bemoeilijkt dit de mogelijkheden om te frauderen, wat tot verdere besparingen zal leiden en tegelijkertijd het vertrouwen in de overheid zal helpen doen groeien.
• Verplichtstellende afspraken omtrent dataopslag. Maak op het hoogste politiek/bestuurlijke niveau overheidsbreed de afspraak (verplichtstellend) dat data slechts op één plek opgeslagen dient te worden (geen lokale kopieën) en dat de eigenaar deze data up-to-date houdt en 24/7 beschikbaar dient te stellen aan andere overheden (en waar mogelijk als open data voor burger en bedrijfsleven). Start hierbij eerst met de basisregistraties. Werk hiervoor een governance uit en een rechtvaardig, eenvoudig kostenmodel dat consequent wordt doorgevoerd (stop met rondpompen van geld binnen de overheid) en geldt voor alle overheden. Pas waar nodig de wetgeving hierop aan. Wijs hiervoor een organisatie aan binnen de overheid, die data-inbreuk behandelt en die de middelen heeft om zware sancties te heffen (Data Protection Agency).
Ontwikkel één digitale meerjarenstrategie en laat die overheidsbreed gelden
• Eenvoudige, veilige en efficiënte uitwisseling van gegevens. Zorg ervoor dat gegevens veilig, eenvoudig en vooral efficiënt kunnen worden ingezien en bewerkt, waardoor ook de noodzaak verdwijnt om lokale kopieën van data op te slaan. Wijs hiervoor een centrale organisatie-eenheid aan die inventariseert, bijhoudt en deelt welke informatie bij welke overheidsorganisatie is opgeslagen en die gaat onderzoeken wat de beste strategie is om deze gegevens veilig, eenvoudig en efficiënt onderling te delen. Stel deze organisatie verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de hiervoor benodigde voorzieningen, standaarden en aanvullende afspraken uitgaande van het huidige stelsel van basisregistraties. Neem hierbij notie van moderne ontwikkelingen zoals het gegevensuitwisselingsframework X-Road van Estland en sinds kort ook Finland en de Datadistributor binnen het programma GrundData van Denemarken.
• Burger centraal, transparant werken. Vergroot het vertrouwen van de burger in de overheid en stel hiervoor de positie van de burger centraal. Maak het mogelijk dat burgers meer regie kunnen voeren over ‘hun’ data die door overheden worden opgeslagen en gebruikt. Denk hierbij aan de mogelijkheid om de burger inzage te geven in zijn/haar persoonlijke data en welke overheden welke data hiervan inzien en gebruiken. Onderzoek ook voor welke gegevens actieve toestemming van de burger vereist is (beschikkingsrecht) en bied hiervoor een digitale voorziening zodat burgers meer regie krijgen over ‘hun’ gegevens. Betracht in alles wat de overheid doet meer transparantie. Maak zichtbaar wie welke data van wie gebruikt voor welk doel. Door het toenemen van vertrouwen zal ook het gebruik toenemen en zal hergebruik van gegevens minder als probleem worden ervaren.
• Verplicht digitaal. Zet in op het beleid van verplicht gebruik maken van het digitale kanaal voor overheidsdiensten (digitaal, tenzij) en voer dit stapsgewijs in. Doe dit in goed overleg binnen het publiek-private domein. Neem hierbij notie van de wijze hoe Denemarken dit reeds heeft ingevoerd. Natuurlijk dient de overheid hierbij ten alle tijden alternatieven te bieden voor mensen die niet digitaal vaardig zijn.
• Generieke bouwstenen. Door data te delen, door dezelfde standaarden toe te passen en door gebruik te maken van dezelfde generieke digitale infrastructuur – zoals portalen, identificatiemiddelen en kanalen voor gegevensuitwisseling – kunnen overheden hun dienstverlening voor burgers en ondernemers vereenvoudigen en verbeteren (one-stop-shop). Zo wordt grensoverschrijdend elektronisch verkeer mogelijk (zakendoen internationaliseert, maar ook buitenlandse studenten moeten hier eenvoudig aan de slag kunnen), kan toezicht worden verbeterd en wordt ook binnen de overheid door hergebruik van data en ICT-toepassingen veel efficiënter gewerkt.
Stop de eenzijdige focus op randvoorwaarden en zie ICT als een kans
• Innovatie als norm. De digitale dienstverlening van de overheid moet voortdurend worden aangepast aan de eisen van de tijd en de eisen die burgers en ondernemers stellen. De overheid heeft zelf beperkt kennis en middelen in huis om digitale diensten te bouwen die aan die eisen en verwachtingen voldoen. Daarom moet optimaal worden samengewerkt tussen overheden en met marktpartijen en moeten in aanbestedingen alle mogelijkheden worden benut om de markt uit te dagen om de meest innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken te bieden. Waar mogelijk moeten bedrijven die in Nederland excelleren in het digitaliseren van de overheid hun oplossingen en diensten ook kunnen exporteren.
Pragmatisme in de praktijk
Opvallend aan de digitalisering van Estland is de opvallend pragmatische benadering. Men begint redelijk open aan een ontwikkeltraject en ziet vervolgens wel waar de problemen ontstaan. Minder voorbereiding, maar meer aandacht bij uitvoering en testen. Een aanpak ook waarbij er niet voor gekozen wordt een oplossing te realiseren die dan voor iedereen en voor alle situaties werkbaar moet zijn. Men durft ook te kiezen voor oplossingen die aanvullend zijn en eventueel maar voor een deel van de doelgroep relevant zijn. Typisch voorbeeld hiervan is de oplossing voor online stemmen. Die is erop gericht om met name meer jongeren naar de stembus te lokken (hetgeen niet helemaal lukt, gebruik is breed verdeeld), maar waar men ook echt niet streeft naar 100 procent gebruik. En het eventuele principiële bezwaar dat je een ‘online’ stem mogelijk onder druk uitbrengt (je zit immers niet in de beslotenheid van een stemhokje), wordt ondervangen door de oplossing dat je zo vaak kunt stemmen als je wilt. Alleen de laatste stem telt.
Wat ook opvalt is dat de Estse overheid nadrukkelijk probeert Estse bedrijven leidend te laten zijn bij de ontwikkeling van de digitale overheid. Deze Estse bedrijven worden vervolgens heel nadrukkelijk ondersteund bij het exporteren van hun oplossingen naar het buitenland. De bedrijven die aan de wieg hebben gestaan van de eVoting-oplossingen, de Estse eID card en de bedrijven die de generieke middle ware X-Road hebben ontwikkeld, zijn allemaal nu actief in het buitenland. Vaak ook na rechtsreeks bemiddeling/promotie vanuit de regering.
Dit voorstel is geschreven namens de delegatie die voorjaar 2016 Estland en Denemarken bezocht. Deze delegatie bestond uit onder meer Larissa Zegveld (KING), Nico Romijn (KING), Arthur Dallau (NVVB), André Regtop (ICTU) en Hans Verweij (ICTU).
Het pragmatisme van Estland is blijkbaar onlosmakelijk verbonden aan het stellen van doelen, zie het voorbeeld van lokken van meer jongeren naar de stembus. Pas daarna volgt het “redelijk open ontwikkeltraject” waarin middelen worden ontwikkeld en getest om dat doel te bereiken. Één van die middelen is ICT (automatisering/informatisering). Hoe ingewikkeld moet die visie op ICT dan zijn, anders dan dat die altijd een bijdrage zou moeten kunnen leveren aan het realiseren van mijn doel? Moeten alle timmermannen en -vrouwen in Nederland een visie ontwikkelen over het gebruik van een hamer? Tamelijk ridicuul, of niet? Moeten wij in de hele bouwwereld het gebruik van een hamer verplicht gaan stellen (uiteraard niet nadat we eerst een meerjarige visie op het gebruik van dat ding hebben opgesteld)? Niet erg zinnig, of wel dan?
Kortom, doe het vooral heer erg pragamatisch op z’n Estlands: denk eerst na over WAT je wil. De tijd die je daar aan besteedt levert de meeste winst op. Daarna ga je gewoon aan de slag met te bedenken HOE je dat het beste zou kunnen bereiken. En dan is het ook niet erg als er eens een keertje iets niet lukt. Het doel heb je immers nog steeds voor ogen en je begint vol goede innovatieve moed aan de ontwikkeling van een nieuwe oplossing.