zoeken binnen de website

Frisse blik op onze transparantie

Joost Visser

door: Joost Visser | 15 juni 2012

Terwijl in Den Haag de voorbereiding van het parlementair onderzoek naar de grote Rijks ICT-projecten in volle gang is, presenteerde Nadia Awan deze week aan de Universiteit van Tilburg haar onderzoek “How to increase visibility of government ICT projects for external stakeholders – A case of the Dutch government”.

De onbevangen blik van een intelligente toeschouwer kan soms verhelderende nieuwe inzichten opleveren. Tenminste, voor wie niet bang is in de spiegel te kijken die wordt voorgehouden. Kijkt u mee?

100 bronnen

In haar vier maanden durende onderzoek, in het kader van de ‘International Master on Management of IT’, sprak Awan met CIO’s van departementen en ZBO’s, met projectmanagers van enkele grote projecten en met diverse andere experts die deze projecten van nabij hebben meegemaakt. Verder raadpleegde zij zo’n 100 wetenschappelijke bronnen en overheidspublicaties uit binnen- en buitenland om zich een beeld te vormen van de problematiek en mogelijke oplossingen rond het creëren van transparantie rond ICT-projecten in de publieke sector.

Awan traceerde de historie van de Nederlandse beweging naar meer transparantie, die enkele jaren geleden werd ingezet en onder andere heeft geleid tot rapportages aan de Tweede Kamer, Gateway reviews, overheids-CIO’s en het veel bekritiseerde Rijks ICT-dashboard. Haar analyse leidde onder andere tot de volgende bevindingen:

  • De Nederlandse beweging naar transparantie past in een internationale trend en kan op vele fronten vergeleken worden met de situatie in Australië, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.
  • De publieke informatiebehoefte betreft niet alleen de voortgang van de ICT-projecten ten opzichte van hun planning, maar vooral de efficiëntie en effectiviteit waarmee de beoogde resultaten behaald zullen worden.
  • De volgende stap richting meer transparantie moet bestaan uit een omslag naar een meer resultaatgerichte cultuur en een effectiever rapportage mechanisme.

1 model

Ter ondersteuning van dit laatste punt ontwikkelde Awan het RepICT model — een conceptueel raamwerk om te redeneren over de randvoorwaarden, activiteiten, producten en effecten van grote ICT-projecten. Tevens biedt het model ruimte voor het bijstellen van een project naar aanleiding van externe veranderingen en het overbrengen van de lessen uit één project naar een ander.

Het RepICT model van Awan.
Het RepICT model van Awan.

RepICT is een zogenaamd ‘logic model’ – een eenvoudig en veelgebruikt instrument om de fundamentele structuur van processen bloot te leggen en communicabel te maken. Aan de hand van het RepICT model kan structuur gegeven worden aan planningen, tussentijdse rapportages en evaluaties van ICT-projecten.

Ten opzichte van traditionele modellen en het huidige rapportage model voor Rijks ICT-projecten voorkomt RepICT een eenzijdige focus op projectbeheersing, door ook de beoogde externe effecten van het project in de rapportage en evaluatie te betrekken.

Resultaat

In RepICT wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten projectresultaten. Ten eerste de producten die het project tussentijds of uiteindelijk oplevert (“outputs”), zoals een werkend ICT-systeem, documentatie en gebruikerstraining. Deze resultaten zijn relatief eenvoudig te kwantificeren en te bevatten door ICT-projectmedewerkers, maar ze zijn van weinig direct belang voor externe belanghebbenden, zoals bestuurders, volksvertegenwoordigers of burgers.

Externe belanghebbenden zijn vooral geïnteresseerd in de tweede soort projectresultaten, namelijk de indirecte effecten (‘outcomes’) die middels de directe outputs teweeg gebracht worden in de werkprocessen van overheidsdienaren en het leven van burgers. Hier betreden we het domein van de ‘benefits’ die meestal minder eenvoudig te duiden en te kwantificeren zijn. Met name als het gaat om overheids-ICT is er vaak sprake van baten die niet puur financieel zijn.

Awan geeft een aantal voorbeeld indicatoren om grip te krijgen op indirecte effecten van ICT-projecten:

  • Yearly cost of ownership. Dit zijn de totale kosten van een ICT-systeem, dus zowel de initiële projectkosten als de kosten voor beheer en onderhoud, gedeeld door het aantal jaren dat het in bedrijf zal zijn. Deze indicator maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de in eigen beheer ontwikkelde maatwerkoplossing te vergelijken met een pakketoplossing waar licentiekosten aan verbonden zijn.
  • Cost per unit of work per year. Dit zijn de totale kosten van het systeem, gedeeld door het aantal verwerkte transacties, behandelde dossiers, beantwoorde aanvragen, of andere ‘units of work’ die door het systeem ondersteund worden. Deze indicator maakt het mogelijk om de kosten van een systeem te plaatsen in het perspectief van het nuttige werk wat er mee verzet wordt.

Aan de hand van een casus laat Awan zien hoe deze indicatoren uitgerekend en toegepast kan worden. Hulde aan het team van het GCOS systeem (Generiek Casus Ondersteunend Systeem van het Ministerie van Veiligheid en Justitie) om haar te voorzien van aanvullende gegevens die op dit moment niet beschikbaar zijn via het Rijks ICT-dashboard. Met de GCOS casus laat Awan zien dat met weinig moeite een grote stap richting transparantie rond grote ICT-projecten te zetten is.

Voordeel

Het onderzoek van Awan is een prachtig voorbeeld van een goed functionerende globale kenniseconomie. Haar International Master opleiding wordt verzorgd door Université de Aix-Marseille III in Frankrijk, Turku University in Finland en de Universiteit van Tilburg en ze voerde haar onderzoekswerk uit bij de Software Improvement Group in Amsterdam. Het bieden van deze onderwijs- en onderzoeksmogelijkheden aan kennismigranten betaalt zich onmiddellijk terug in de vorm van een doorwrocht, maar praktisch inzetbaar onderzoeksresultaat waarmee de Nederlandse overheid c.q. de parlementaire onderzoekscommissie haar voordeel kan doen.

Prof. Dr. Ir. Joost Visser is hoogleraar ‘Large Scale Software Systems’ aan de Radboud Universiteit Nijmegen en Hoofd Research bij de Software Improvement Group.

tags: , , , , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.