Voorbij Elias en de schuldvraag

Data, duiding en durf

Joost Visser

door: Joost Visser, 12 maart 2015

Waar ligt de schuld voor het falen van grote ICT projecten van onze centrale overheid? Bij de politici, die wetgeving bedenken inclusief ingangsdata, zonder ICT-impactanalyse? Bij de leveranciers, die best “auto’s zonder stuur” willen leveren zolang er maar gefactureerd kan worden? Bij de opdrachtgevers, die niet weten wat ze willen en ondermaatse prestaties accepteren? Bij de inkopers, die aanbesteden volgens de regels, maar tegen de logica van ICT?

Menselijk falen is een geduldige zondebok. We kunnen immers noch onze computers, noch de software, noch de aanbestedingsdocumenten de schuld geven. Falen is uiteindelijk een puur menselijk voorrecht.
Als falen menselijk is, dan ligt het voor de hand om op zoek te gaan naar individuen die beter geschoold, meer ervaren, meer deskundig zijn. We vestigen onze hoop op een CIO-Rijk, op een krachtige voorman voor het Bureau ICT-toetsing (BIT). Of op iemand die – voor driemaal een ministerssalaris – de ICT van de Nationale Politie op het rechte pad gaat brengen.
Maar in werkelijkheid gaan menselijk falen en systeemfouten hand in hand. Als de [ENTER]- en [DELETE]-knop naast elkaar zitten, dan is het onvermijdelijk dat vroeg of laat iemand een tweet verstuurt die hij nog wilde corrigeren. Als de wasmachinedeur open kan wanneer er nog water in staat is het onvermijdelijk dat er iemand een keer natte voeten krijgt.

Uiteraard moeten er toppers zitten op topposities. En er moet voldoende expertise in huis zijn bij opdrachtgevers. Maar als we de systeemfouten laten zitten, dan blijft het ook voor toppers een kwestie van tobben.
Waar zitten dan die systeemfouten? En wat valt daaraan te corrigeren?

Data

Systeemfout 1: het ontbreekt ons aan data

Het rapport Elias staat boordevol met meningen, vermoedens, aannames, kwalificaties. Maar weinig feiten of getallen. Het antwoord op de vraag hoeveel er verspild wordt aan ICT projecten wordt beantwoord met een bandbreedte tussen 1 en 5 miljard euro. Dat is niet heel exact. De oorspronkelijke vraag – naar de gemiste maatschappelijke baten – wordt überhaupt niet beantwoord.
Dit is de commissie niet aan te rekenen. Het is een gevolg van het feit dat deze informatie eenvoudigweg niet voorhanden is. Het wordt niet verzameld, niet gerapporteerd, laat staan geanalyseerd. Met het Rijks-ICT-dashboard is hiertoe wel een eerste aanzet gegeven, maar – met of zonder groene metertjes – de spoeling blijft dun als het op data aankomt.

De commissie heeft dit gebrek aan gegevens onderkend en citeerde zelfs een hoogleraar: “Continue en consistente verzameling van management informatie is essentieel voor grip op ICT en moet daarom ingebakken zijn in alle levensfasen en managementlagen” (p 87).

Ook minister Blok, in de kabinetsreactie op het commissierapport lijkt op dit punt te willen acteren: “[Het is] zinvol om structureel sturingsinformatie over de (grote) projecten te verzamelen en te analyseren” (p 17) en “het kabinet [beschouwt] de aanbeveling van de commissie om de CIO-Rijk ICT-projecten van het Rijk continu te laten monitoren [en] analyseren op trends, best practices, etc. als een zinvolle intensivering van bestaand beleid” (p 18). Het kabinet zegt zelfs toe “[te bekijken] of het ICT-dashboard ook verrijkt kan worden met de monitor-informatie die door de CIO-Rijk zal worden verzameld” (p 19).

Het zijn maar een paar zinnetjes in een lijvig document, maar daar mogen we, vind ik, toch een bepaald optimisme aan ontlenen.

Duiding

Systeemfout 2: we spannen ons onvoldoende in om data te duiden

Ik begrijp de roep van Jan Willem Boissevain om vooral niet te vervallen in ‘spreadsheetmanagement’. Toch denk ik dat cijfers en ander feitenmateriaal onontbeerlijk zijn voor goede sturing. Onontbeerlijk, maar niet voldoende. Dus niet gemakzuchtig blindvaren op cijfertjes, maar wel investeren in een goede duiding van de meetgegevens.
De dokter stelt een diagnose op basis van resultaten van laboratoriumonderzoek (data), gecombineerd met directe observatie en overleg met de patiënt. Een goede ICT-manager baseert zich op een combinatie van cijfers, directe observatie en overleg met betrokkenen om een actueel beeld te krijgen van projecten en systemen.
Zonder duiding vervalt sturing op meetgegevens in symptoombestrijding. Duiding is moeilijk, vergt aandacht, ervaring en ja, expertise. Geen schande om je hierbij te laten bijstaan door specialisten. En een belangrijke vaardigheid om op te letten bij het selecteren van toppers.

Daadkracht

Systeemfout 3: we missen daadkracht

Na de diagnose volgt een behandelplan. Na data en duiding volgen daden. De derde systeemfout is wellicht dat als de feiten boven tafel komen, het soms ontbreekt aan de wil of de macht om ernaar te handelen. Als monitoring van projecten aan het licht brengt dat het ingeslagen pad niet het juiste is, is er dan het mandaat, de wil en de daadkracht om bij te sturen? Als analyse aantoont dat de business case onder een project niet langer bestaat, wie durft dan de stekker eruit te trekken?
Daadkracht zal onder meer moeten komen van de departementale CIO’s met rugdekking van hun vakministers. De kabinetsreactie op Elias gaat hier op in en belooft “verdere versterking van het CIO-stelsel” (p 8). Dit betekent met name dat de departementale CIO in de bestuursraad plaatsneemt waar dit nog niet het geval was, en zijn oordeel over ICT-projecten aldaar wordt besproken.
Voor zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) kunnen (of willen) de bewindspersonen niet veel meer toezeggen dan “vanuit hun eigenaarsrol […] met hun zbo’s [te] overleggen over de wijze waarop deze gebruik zullen maken van het toetsingsinstrumentarium” (p 15). Hier ligt het initiatief dus bij de CIO’s en bestuurders van de zbo’s zelf.
De tijd is rijp voor meer daadkracht. Data en de duiding ervan leveren het voorwerk. Dan rest nog het daadwerkelijke doen. Wie durft?

3D ICT

Individuen kunnen falen èn excelleren, en moeten in beide gevallen verantwoordelijk gehouden worden. Maar de schuld voor herhaaldelijk en grootschalig ICT-falen ligt niet bij enkele individuen. En de oplossing dus ook niet. De oplossing ligt in fundamentele verandering in de manier waarop het stelsel van politiek, ambtenarij en leveranciers omgaat met ICT. Het zal vele kleine veranderingen vergen waarmee geleidelijk data, duiding en daadkracht onlosmakelijk onderdeel van dit stelsel gaan uitmaken. In zo’n stelsel leveren goede mensen excellente prestaties. Data, duiding en daden. Laat dat de winst zijn van dit parlementaire onderzoek.


Prof. dr. Ir. Joost Visser is Directeur Research bij de Software Improvement Group en hoogleraar Large-Scale Software Systems bij de Radboud Universiteit Nijmegen.

reacties: 7

tags: ,

- - - - -

  1. Reint Jan Holterman (Fortes) #

    13 maart 2015, 09:27

    Bedankt Joost, voor dit heldere artikel!

    Ben het eens met de lijn van je betoog dat het hier gaat om systeemfouten, niet zozeer om menselijk falen. De systeemfouten laten menselijk falen toe, en corrigeren dat niet (op voorhand).
    Ook terecht dat je je “3D transitie” voor het verbeteren van ICT-projecten binnen de rijksoverheid begint met de D van “data”. Zonder het regelmatig monitoren van projecten – uiteraard op basis van de juiste KPI’s die relevantie hebben voor het al dan niet uit de bocht vliegen van projecten – sta je nergens.
    Ik ben dan ook blij met de vernieuwde versie van het Rijks ICT-dashboard ( www.rijksictdashboar… ) waarop grote en riscovolle projecten staan. Dit betere inzicht – weliswaar nog op basis van gegevens uit een jaarlijkse rapportage, en daardoor niet steeds heel actueel – laat in ieder geval al zien hoe ICT-projecten in de loop van de tijd zijn geëvolueerd, inclusief de belangrijkste bijstellingen en herijkingen en de achtergrond daarvoor. Dat is een eerste stap.
    Nu is het wachten op de volgende versie van het dashboard (op de Overheid360-beurs is daar een presentatie over, zie www.overheid360.nl/s…), met daarin actuelere projectdata. En op mensen die het aandurven om na duiding ervan daadkracht te tonen. Maar dat is stap 2 en 3. ‘Confront the brutal facts’ zei Jim Collins, dus laten we daar mee starten en vandaar verder gaan!

    Groeten,
    Reint Jan

    - - - - -

  2. Nico Viergever - NVI Project Management #

    13 maart 2015, 14:52

    Dit is helaas een vrij kortzichtige reactie. De meeste ICT-projecten die zwaar in de problemen kwamen waren helemaal geen ICT-projecten of hoorden het niet te zijn. En hadden daarom ook niet als zodanig beoordeeld moeten worden door de commissie. Alleen een ICT-er of iemand die ingefluisterd werd door ICT-ers zou er zo naar kijken.

    Aan het werkelijke probleem wordt ook hierboven weer voorbij gegaan, ook gezien het volgende citaat: “Als analyse aantoont dat de business case onder een project niet langer bestaat, wie durft dan de stekker eruit te trekken? Daadkracht zal onder meer moeten komen van de departementale CIO’s “

    Denk eens goed na over dit citaat. Kan een (interne) leverancier, zoals een CIO, ook maar iets zinnigs zeggen over een Business Case? Dan zal het er hooguit over gaan hoe het project de Business Case van de (interne) leverancier zal versterken. Bedenk hierbij dat een Business Case van een klant en die van de leverancier per definitie tegenstrijdig zijn: hoe meer de klant besteedt, des te prettiger zal de leverancier het vinden. Dit geldt zeker ook voor interne leveranciers (CIO’s), wat vaak onderschat wordt met enorme gevolgen. Denk aan SPEER (Defensie), WIA (UWV) en MRS (SVW); projecten die enorme hoeveelheden geld hebben verspild door een tunnelvisie op ICT, bestuurd door CIO’s.

    Daar zit de kneep: matig of zelfs verkeerd opdrachtgeverschap, meestal gefrustreerd door machtige maar ineffectieve stafafdelingen, zoals de CIO’s. Zie: www.managementsite.n…

    - - - - -

  3. Menno Stigter #

    19 maart 2015, 15:04

    Beste Nico,

    Als juist een CIO, met zijn/haar volledige ondersteuning, niets zinnigs kan zeggen over de validiteit van de businesscase onder een IT trajekt, wie zou dat dan wel moeten kunnen? Daarnaast is het toebedelen van een leveranciersrol aan de CIO een beetje vreemd, een CEO of CFO is toch ook geen leverancier?

    - - - - -

  4. Nico Viergever - NVI Project Management #

    24 maart 2015, 21:07

    Beste Menno,

    Vervult de CIO een kerntaak van een organisatie? Of is de CIO een ondersteunende functie? De CIO vervult een staffunctie net als de CFO en dus niet net als de CEO.
    (de opeenvolgende financiële crisis tonen aan wat er gebeurt als je de CFO’s macht geeft terwijl ze vroeger gewoon machteloze boekhouders waren!)

    En als je dan niet overtuigd bent, vooral IT-ers zijn niet te overtuigen, kijk dan maar eens naar de klachten van Elias over de CIO’s. En ik verzeker je: in tegenstelling tot wat Elias dacht en vond, deden de CIO’s precies wat van ze verwacht mocht worden. Meer van ze verwachten is op zijn best naïef of anders levensgevaarlijk zoals de door mij genoemde projecten aantoonden.

    - - - - -

  5. Nico Viergever - NVI Project Management #

    25 maart 2015, 12:17

    Overigens geeft o.a. dit stuk een theoretische onderbouwing van het feit dat CIO’s als interne leverancier een Business Case niet kunnen beoordelen: www.viergever.info/n…

    - - - - -

  6. Louis Kossen #

    28 maart 2015, 15:44

    Vraag is wel, welke data moet verzameld worden en hoe dat dan te duiden? Een van de opvallende punten in het rapport was dat tot medio de 90-er jaren er nog bijgehouden werd wat de uitgaven waren aan de ICT op de departementen. Misschien een idee om dat in ere te herstellen, daar kan je al heel wat mee duiden.

    Over daadkracht, ook dat de komt uit het rapport naar voren, verantwoordelijkheden bij ICT projecten zijn onduidelijk belegd. Al is wel de vraag wie durft er verantwoordelijkheid te nemen?

    De belanrijkste systeemfout wordt helaas door de schrijver niet genoemd, en dat is de aan- en uitbestedingscultuur en de cultuur van werkelijk alles uitbesteden. Ook dat komt uit het rapport van de commissie naar voren als de grote boosdoener en waar het mis gaat en als reden waarom ICT projecten met de overheid aan de loop gaan. Perverse aanbestedingen noemt men dat in het rapport. Kennis, management, verantwoordelijkheid, uitvoering en ja zelfs het achteraf beoordelen. Het wordt van buiten gehaald en door externen uitgevoerd. De aanbeveling had moeten zijn, neem waar mogelijk het heft weer in eigen handen. Betekent niet dat je niets meer van buiten haalt maar zeker als om software ontwikkeling gaat zou de overheid (en de ZBO’s) weer zelf de inhoudelijke en technische verantwoordelijkheid moeten nemen. Geldt overigens niet alleen voor de overheid.

    - - - - -

  7. Leo Stigter (PPM Reporting) #

    30 maart 2015, 16:44

    Vaak is de informatie wel aanwezig, maar wordt deze niet effectief gepresenteerd aan het hoger management. Hierdoor kunnen CxO’s geen goede besluiten nemen om een project bij te sturen. Toegankelijke en realistische rapportages helpen projecten op de rails te houden.

    - - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.