zoeken binnen de website

Waar voor onze ICT-centen

Joost Visser

door: Joost Visser | 22 mei 2012

In de aanloop naar Woensdag Gehaktdag heeft minister Spies gemeld dat de grote en risicovolle ICT-projecten van het Rijk in 2011 minder kostenoverschrijding kenden dan een jaar eerder. Of dit komt door betere inschattingen, meer proactieve “herijking” van de projectplannen of gewoon hand aan de knip, blijft onduidelijk. Maar wat de redenen ook moge zijn; het is een verbetering.

Maar laten we niet vergeten dat het slechts een klein eerste stapje is op weg naar transparantie inzake overheidsuitgaven aan ICT. De hamvraag is namelijk niet of de projectplannen uitgevoerd worden zoals begroot, maar of we waar voor onze ICT-centen krijgen.

Om meer inzicht in deze vraag te krijgen heeft de Tweede Kamer in november aan Spies’ voorganger, de heer Donner, gevraagd om aanvullende informatie over de ICT-projecten. In de motie van Brigitte van der Burg werd met name gevraagd om informatie over de operationele beheerskosten (na oplevering) en de te verwachten baten die met die nieuwe systemen worden gerealiseerd.

Ondanks dat Donner destijds liet doorschemeren dat hij geen trek had om de motie uit te voeren, is toch de door Van der Burg gevraagde informatie door een aantal projecten verstrekt. Dat wil zeggen, van de 49 rapporterende projecten hebben 20 projecten een kwantitatieve uitspraak gedaan over de beheerskosten. Hierbij tel ik ontwijkende antwoorden in de trend van “het valt niet in te schatten” of “het systeem wordt duurzaam ontwikkeld” niet mee.

Kostenplaatje

Voor DigiInkoop worden bijvoorbeeld de totale beheerskosten na oplevering geschat op bijna 20 miljoen euro gedurende een levensduur van 8 jaar. Dit komt bovenop de projectkosten van 22 miljoen. Uit dit voorbeeld wordt het nut van het rapporteren van de beheerskosten direct duidelijk. Het kostenplaatje wordt compleet. We kunnen nu bijvoorbeeld becijferen dat de totale kosten van het DigiInkoop systeem 42 miljoen zullen zijn, wat neer komt op 5.2 miljoen per jaar dat het systeem operationeel zal zijn.

Op de vraag naar de baten moeten bijna alle projecten het antwoord schuldig blijven. Slechts 5 van de 49 projecten wagen zich aan een gekwantificeerde uitspraak hierover. Eén van deze uitzonderingen is bijvoorbeeld het project ARGO II van Defensie dat door het uitfaseren van legacy systemen zo’n 2.8 miljoen per jaar denkt te kunnen besparen.

Het is niet verwonderlijk dat een inschatting van baten voor weinig projecten gemaakt is. Dit is namelijk razend lastig. Sommige baten kunnen wel benoemd worden, maar niet in geld worden uitgedrukt. Het project Vooringevulde Aangifte (VIA) van de Belastingdienst bijvoorbeeld, is bedoeld te leiden tot vermindering van de administratieve lasten van de burger. Hoeveel euro is dat waard? Het project Tenderned claimt stellig dat de baten “jaarlijks in totaal zo’n 60 miljoen” belopen, vanwege vermindering van administratieve lasten voor bedrijven en overheden bij aanbestedingen. Dit bedrag klinkt mooi, maar blijft zonder verdere onderbouwing een slag in de lucht.

Er is een betere manier om de vraag van Van der Burg ‘wat levert het op?’ te beantwoorden. In plaats van het inschatten van de baten is het beter om de vraag letterlijk op te vatten: ‘welke dingen of diensten worden door het opgeleverde ICT-systeem geproduceerd?’.

Toeslagen

Voor het systeem Toeslagen van de Belastingdienst kan een schatting gemaakt worden van het aantal toeslagen dat door het systeem wordt verwerkt. Of van het aantal gezinnen dat van de toeslagen profiteert. Of van het totale bedrag aan toeslagen dat jaarlijks wordt uitgekeerd.

Dit zijn voorbeelden van zogenaamde units of work. Per systeem kunnen meerdere van deze eenheden worden gedefinieerd en geteld. Het voordeel hiervan is dat ze eenvoudiger te kwantificeren zijn dan de baten maar dat ze wel door alle belanghebbenden begrepen en op waarde geschat kunnen worden. Ook kan eenvoudig achteraf bepaald worden of de initiële schattingen accuraat zijn geweest.

Laten we Tenderned als voorbeeld nemen. Er worden elk jaar zo’n 10.000 openbare aanbestedingen uitgeschreven die via dit systeem verwerkt zouden kunnen worden. Als we aannemen dat de levensduur van het systeem zo’n 7 jaar is, dan betekent dit dat de projectkosten van 24 miljoen euro en de beheerskosten van 1.5 miljoen euro per jaar leiden tot zo’n 5 miljoen aan jaarlijkse kosten en zo’n 500 euro aan kosten per aanbesteding. Vervolgens is het aan de toeschouwer om te beoordelen of dat een redelijk bedrag is.

Als de projecten consequent en op consistente wijze hun beheerskosten en units of work gaan rapporteren, dan ontstaat de mogelijkheid om een nieuw niveau van transparantie te bereiken rond de overheidsuitgaven op ICT-gebied. Dan zal elk Tweede Kamerlid, elke minister, elke burger en elke ICT-projectmedewerker weten hoeveel euro’s het kost om de systemen te laten doen waarvoor ze gebouwd worden.

ICT-projecten zijn geen doel op zich. ICT-projecten brengen systemen tot stand waarmee waardevolle diensten geleverd worden. Een goede projectbeheersing is een noodzakelijke voorwaarde, maar zeker niet voldoende voor succesvolle automatisering. De ICT-leek, die de burger en het Kamerlid over het algemeen toch zijn, zijn niet primair geïnteresseerd in de juistheid van de projectbegroting. Wat ze willen weten is wat het kost en wat het oplevert. Om dit te bepalen hebben ze de informatie waar Van der Burg om vroeg niet alleen nodig; ze hebben er recht op!

Prof. Dr. Ir. Joost Visser is hoogleraar ‘Large Scale Software Systems’ aan de Radboud Universiteit Nijmegen en Hoofd Research bij de Software Improvement Group.

reacties: 1

tags: ,

  • Harrie Custers (Belastingdienst) #

    24 mei 2012, 20:03

    Interessant. Zo ben ik heel benieuwd in wat onze privacy en beveiliging van onze gegevens kost. Elke instelling beheert gegevens van burgers en bedrijven, veelal voor 80% overlappend. Alles bij elkaar kost ons dat jaarlijks honderden miljoenen. Het kan niet zwaar genoeg beveiligd zijn, want stel je voor er komt iets op straat te liggen en jij bent daar verantwoordelijk voor. Jou tegen dergelijke risico’s indekken mag burger en bedrijf best wat kosten. Toch?
    Maar hoeveel dan?
    Wel dat is subjectief natuurlijk. Laat ik voor mijzelf spreken. Als mij dat meer dan Euro 50 per jaar moet kosten, laat het dan maar zitten. Ik ben bang dat de werkelijke kosten (gemeente, UWV, Belastingdienst, P-direct enz.) een veelvoud bedragen.

    En eigenlijk schat ik in dat de compliance – die we zeggen na te streven – meer gediend is met volledige transparantie inzake ieders inkomen, bijdragen, toeslagen …, dan met volledige anonimiteit.
    Not Big Brother is watching you, but we are watching over us.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.