'Relatie gemeenten en markt wordt gelijkwaardiger'

door: Marieke Vos, 30 maart 2017

“Gemeenten hebben hun IT-opdrachtgeverschap te lang verwaarloosd. Ze pakken dat nu samen op”, zegt Arjen Gerritsen, burgemeester van Almelo. Jan van Ginkel, gemeentesecretaris in Zaanstad: “De relatie met de markt wordt daardoor gelijkwaardiger.” Gemeenten gaan meer samenwerken in onder meer dienstverlening en bedrijfsvoering. Daar hoort een sterker opdrachtgeverschap naar de IT-markt bij.

Jan van Ginkel (l), gemeentesecretaris Zaanstad, en Arjen Gerritsen, burgemeester van Almelo. Beiden zijn lid van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid.

“Veel gemeenten, van groot tot klein, hebben moeite om hun opdrachtgeverschap goed in te vullen, voor hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Als we als gemeenten meer gaan samenwerken, dan kunnen we meer voor elkaar krijgen”, zo schetst Gerritsen de gedachte achter meer samen organiseren. Gerritsen is net als Van Ginkel lid van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid, een commissie die het bestuur van de VNG adviseert over alles wat te maken heeft met gemeentelijke dienstverlening en informatiebeleid. Zij zijn ook de bestuurlijke opdrachtgever van het VNG-programma Digitale Agenda 2020, dat in opdracht van alle gemeenten wordt uitgevoerd door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en de VNG.

Samen organiseren


Gemeenten zijn er klaar voor om veel meer samen te werken, zeggen Gerritsen en Van Ginkel. Hiertoe wordt momenteel het voorstel Samen Organiseren uitgewerkt door een stuurgroep van gemeentesecretarissen, waar Van Ginkel deel van uitmaakt. Dit voorstel wordt op de komende ALV van de VNG behandeld. Samen Organiseren is een nieuwe werkwijze vanuit de uitvoeringspraktijk en de vraagstukken van gemeenten, om samen te werken aan een eigentijdse, kwalitatieve en efficiënte gemeentelijke uitvoering. Digitalisering van de dienstverlening en informatievoorziening zijn een onderdeel hiervan. Zo willen gemeenten taken samen oppakken en succesvolle producten, diensten en werkwijzen die door andere gemeenten zijn ontwikkeld versneld opschalen, zodat alle gemeenten ze kunnen gebruiken. Het gaat niet alleen over dienstverlening, maar ook over samenwerken in (keten)processen zoals de inkomensvoorziening. Gerritsen: “Het is de bedoeling dat we veel meer gaan standaardiseren en harmoniseren in onze processen. Zodat we goede oplossingen snel van elkaar kunnen overnemen en zodat alle gemeenten een dienstverlening van gelijke kwaliteit bieden. Als we onze werkwijzes harmoniseren dan kunnen we ook beter met onze ketenpartners samenwerken, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Onze partners zijn vaak regionale of landelijke spelers, die met verschillende gemeenten samenwerken.”

Innovatievermogen markt aanjagen

Het programma Digitale Agenda 2020 (DA2020) bevat projecten en producten die gemeenten helpen om samen sterker te staan. Bijvoorbeeld in hun opdrachtgeverschap. Zo helpt de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT) gemeenten in hun interactie met leveranciers. “GIBIT stelt gemeenten in staat om op een uniforme manier duidelijk te maken wat je als klant en opdrachtgever nodig hebt en onder welke voorwaarden”, zegt Gerritsen. Van Ginkel: “Met GIBIT kunnen gemeenten weer aan het stuur zitten, in plaats van dat ze alleen de voorwaarden van de leverancier overnemen. Hiermee kunnen gemeenten beter vanuit hun eigen kracht samenwerken met leveranciers, in een partnerschap dat volwaardiger is omdat ze heldere afspraken met elkaar maken.” Gemeenten hebben dit partnerschap te lang niet ingevuld, stellen ze. Van Ginkel: “Je kunt zeggen dat we nu een been bijtrekken.”
Het versterken van het opdrachtgeverschap vraagt natuurlijk meer dan het gebruiken van uniforme inkoopvoorwaarden. “Of je nu pennen of software koopt: je moet eerst weten wat je wilt en nodig hebt en weten wat er verkrijgbaar is”, zegt Gerritsen. Van Ginkel vult aan: “Gemeenten kunnen veel scherper worden in hun vraagarticulatie. Daar hebben we het meest in te groeien en dan helpt het ook om dit samen te doen. Leveranciers kunnen dan ook beter op die vraag inspelen door met innovatieve oplossingen te komen die goed aansluiten op de vraag. In die zin is de beweging van Samen Organiseren ook bedoeld om het innovatievermogen van de markt aan te jagen.”

Tarievenkwesties

De gemeentelijke IT-markt werkt niet optimaal, zoveel is in het verleden wel duidelijk geworden. Gemeenten klagen over vendor lock-in omdat er maar een paar leveranciers zijn van grote gemeentelijke IT-systemen. Tegelijkertijd zijn de markt én het IT-landschap bij gemeenten erg versnipperd: een gemeente werkt gemiddeld met zo’n honderd verschillende softwarepakketten en op de gemeentelijke IT-markt zijn zo’n tweehonderd leveranciers actief. Tel daarbij op dat gemeenten hun vraag vaak onvoldoende scherp articuleren, wat maakt dat op dit moment van een gelijkwaardig partnerschap met leveranciers nauwelijks sprake is.
Deze ongelijkwaardigheid werd pijnlijk duidelijk toen drie leveranciers, PinkRoccade Local Government, UNIT4 en Vicrea, gemeenten confronteerden met forse prijsverhogingen. “Deze tarievenkwesties zijn misschien wel een vliegwiel geweest waardoor gemeenten zich gingen realiseren dat ze hun opdrachtgeverschap moesten versterken”, zegt Gerritsen. “In ieder geval is een exit-regeling een belangrijk onderdeel van de GIBIT. Dat was lang niet altijd goed geregeld. Er zijn leveranciers die dit in hun eigen voorwaarden hebben, maar je kunt het beter ook in de gemeentelijke inkoopvoorwaarden opnemen.”
Gerritsen en Van Ginkel benadrukken dat het versterken van het opdrachtgeverschap – en als onderdeel daarvan het gebruiken van de GIBIT – niets te maken heeft met het ‘pesten van leveranciers’. Gerritsen: “Het enige dat we hiermee willen bereiken is dat gemeenten een volwaardiger partner worden van IT-leveranciers. Dit gaat over de relatie tussen gemeente en leverancier, maar eigenlijk is het vooral een discussie die we als gemeenten zelf moeten voeren. Zijn we een goede klant? Een goede opdrachtgever? Wat moeten we doen om dat te worden? Het gebruiken van de GIBIT is één van de dingen die daarbij kan helpen.”


Congres Digitale Agenda 2020 – Samen Organiseren

GIBIT is één van de onderwerpen die aan bod komen op het congres ‘Digitale Agenda 2020 – Samen Organiseren’ op woensdag 5 april in de Fabrique in Utrecht. Meer informatie over het congres vindt u hier.

reacties: 1

tags:

- - - - -

  1. Kees Groeneveld (KING) #

    30 maart 2017, 15:44

    Goed artikel Jan en Arjen. Vanuit KING heb ik, verantwoordelijk voor leveranciersmanagement, veel gesprekken met directies en MT’s van > 200 softwareleveranciers. Het merendeel gedraagt zich als een goed opdrachtnemer en heeft het belang van haar klanten op het oog. Een klein aantal, die bijvoorbeeld overgenomen zijn door een buitenlandse investeerder, gaan meteen hun prijzen verhogen, waarbij aandeelhouderswaarde voorop staat. Gelukkig zien we dat gemeenten aangeven dat zij dit niet acceptabel vinden en zien we dat zij collectief gaan optrekken. Oa in de Vicrea casus zien we 151 gemeenten gezamenlijk optrekken (en dat aantal wordt steeds meer). Eens per kwartaal organiseer ik vanuit KING een leveranciersdag om met elkaar de marktontwikkelingen, de gezamenlijke uitdagingen, standaarden (en ja ook GIBIT is een standaard) en compliancy te bespreken en transparant te maken welke leverancier wel of (nog) niet voldoet aan de gemaakte afspraken. Morgen hebben we weer een leveranciersdag waar > 220 leveranciers aanwezig zijn en waar we de laatste stand van zaken weer bespreken. Het succes van leveranciersmanagement staat of valt niet alleen met het maken van afspraken en het opvolgen van afspraken aan de aanbodkant, maar nadrukkelijk ook met het beter op orde krijgen van ICT opdrachtgeverschap aan de vraagkant (Gemeenten). Gelukkig zien we daar steeds meer een toename van professionalisering. We zijn er nog niet, maar we maken wel steeds meer meters!

    - - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.