21 procent van alle gemeenten laat na om zijn website conform de wettelijke eisen te archiveren. Daar bestaat geen geldig argument voor.
Dat gemeentelijke websites op grond van de Archiefwet bewaard moeten worden, is iets waar al vele jaren geleden voor het eerst aandacht voor is geweest. Je zou dus denken dat dit al goed bekend is bij gemeenten. Nu het echter steeds vaker voorkomt dat informatie op een website niet meer in een andere fysieke vorm beschikbaar komt, groeit het belang, zowel vanuit het oogpunt van de recht- en bewijszoekende burger als vanuit het cultuurhistorisch perspectief, om websites van de overheid blijvend te bewaren.
Uit een door mij onder alle 390 gemeenten uitgevoerd onderzoek dat deze maand gepubliceerd is in het Archievenblad, het vakblad voor archivarissen, blijkt echter dat 21 procent van deze gemeenten nalaat zijn website conform de wettelijke eisen te archiveren. Daarbij lopen de overwegingen van gemeenten om niet te archiveren nogal uiteen. Deze overwegingen kunnen in vijf categorieën verdeeld worden:
Allereerst is er een groep van 10 gemeenten die binnen nu en 2019 gaan herindelen en die daarom de archivering niet meer ter hand willen nemen. Hoewel dat bedrijfseconomisch misschien logisch lijkt, is het voor de bewijsrechtelijke en verantwoordingsfunctie van een archief natuurlijk niet goed. Als rechtzoekende burger kun je achteraf bijna nooit meer aantonen dat een bepaalde toezegging echt in het verleden op de website heeft gestaan. Bovendien is het opheffen van een gemeente juist een extra reden om ook uit cultuurhistorisch oogpunt de vorm en inhoud van de website te archiveren.
Te duur
Een groep van 12 gemeenten geeft aan dat ze ondanks de wettelijke verplichtingen andere prioriteiten stellen of archivering te prijzig vinden. Een opmerkelijk standpunt omdat uit het onderzoek ook bleek dat het bij het maken en hosten van een dagelijks te updaten archief vaak gaat om zeer lage bedragen; voor een kleine gemeente zo’n 1000 euro per jaar.
De meest opvallende gehoorde overweging om niet te archiveren was: “vanwege het dynamische karakter van een website, gaan wij deze niet archiveren.” Je kunt echter zeggen dat juist dat dynamische karakter, zeg maar de vluchtigheid waarop informatie weer kan verdwijnen, hét argument zou moeten zijn om juist wel te archiveren. Een groep van 14 gemeenten gaf aan überhaupt niet op de hoogte te zijn van de verplichting tot archivering. Een groep van 19 gemeenten toonde aan concrete plannen te hebben om nog dit jaar te starten met archivering. Dit bleek bijvoorbeeld uit het meenemen van de functionaliteit binnen een aanbesteding voor een nieuwe website. Een nog veel grotere groep van 28 gemeenten is wel op de hoogte van de wettelijke verplichting, maar kon desgevraagd geen specifieke reden noemen waarom de archivering achterwege wordt gelaten, en heeft ook geen concrete plannen om op korte termijn te gaan archiveren.
Hoewel de meerderheid van de gemeenten de website wel archiveert, blijkt er onder die meerderheid nog wel onduidelijkheid te bestaan over wat er van de website wel of niet gearchiveerd moet worden, en met welke frequentie. Dit is echter een non-discussie nu dit qua kosten bijna niets lijkt uit te maken. Van de gemeenten die archiveren, laat bijna iedere gemeente daarom de gehele website opslaan. Voor een gemeente bestaat er geen enkel geldig argument meer om niet te gaan archiveren.
Ik wil, als iemand die vanuit een archiefinstelling wel eens websites archiveert, hier graag toch wel wat nuances bij plaatsen. Website-archivering is namelijk in mijn optiek een middel, en geen doel op zichzelf (net zoals ICT eigenlijk altijd een middel zou moeten zijn, en niet een doel).
De doelen worden in bovenstaand artikel genoemd: bewijs & verantwoording, en cultuurhistorie. Voor cultuurhistorie is het zeker nuttig om de website te archiveren, maar dat hoeft dan zeker niet dagelijks. Je wilt de toekomstige gebruiker van het archief een goed beeld geven van hoe een website er in het verleden uit heeft gezien en werkte, en wat voor soort informatie er op gestaan heeft.
Voor wat betreft bewijs en verantwoording is het wel noodzakelijk dat elke wijziging, publicatie en verwijdering van informatie wordt vastgelegd. Het alleen maar sterk de vraag of het archiveren van de website hiervoor het beste middel is. Bij website-archivering in de praktijk blijkt meestal dat essentiële functionaliteit van de website verdwijnt. Alle functionaliteit die real-time server-side wordt uitgevoerd (denk aan zoekopdrachten en invulformulieren) komt niet of niet helemaal terug in een gearchiveerde website. En daarmee is de toegankelijkheid en terugvindbaarheid van de informatie niet gegarandeerd.
Kortom: ja, website-archivering is een prima middel voor bepaalde doelen, maar de stellingen “met website-archivering voldoe je aan de archiefwet” en “zonder website-archivering voldoe je niet aan de archiefwet” durf ik niet te onderschrijven.
@ Jeroen: Nuances zijn prima, maar die stellingen staan m.i. helemaal niet zo kort door de bocht in het artikel. Maar nu je er zo expliciet naar vraagt: De stelling dat je als overheid zonder website archivering uberhaupt niet voldoet aan de archiefwet, die durf ik wel te verdedigen. Dat is ook al door diverse auteurs beschreven (oa in 2002 en 2003 in het Archievenblad), en de juridische gronden zijn door mij in 2014 al eens uitvoerig beschreven. Niet voor niets maakt ook de nieuwe selectielijst van de VNG melding van het feit dat dergelijke content altijd blijvend bewaard moet worden.
Van een andere orde is de stelling dat je met archivering per definitie voldoet aan alle vereisten uit de archiefwet, of eigenlijk meer specifiek de vereisten uit de archiefregeling. Terecht noem je dat het niet (langer) werken van formulieren en de zoekfunctionaliteit vaak nog een probleem is. Het is echter vaak een bewuste keuze om dat soort functionaliteit uit te zetten. Ik denk dat zolang het desgevraagd opnieuw aangezet kan worden, dit gebrek in de gearchiveerde website kan worden hersteld.
Volgens mij verschijnt er volgende maand het parallel lopende onderzoek van de Erfgoedinspectie gericht op websites binnen de Rijksoverheid. Ben benieuwd tot welke conclusies zij gelet op bovenstaande problematiek gaan komen. Ik denk dat het hoe dan ook goed en ook nodig is dat hier meer aandacht voor komt.
@Mathieu Dank voor je reactie. En ja, de aandacht is nodig!
Waar ik met mijn voorgaande reactie vooral op doelde, is dat website-archivering geen wondermiddel is. Waar we in de praktijk nog wel tegenaan lopen is dat organisaties denken “Onze documenten staan op de website, dus wanneer we de website laten archiveren zijn we in één keer klaar met archiveren.” En dat gaat meestal toch een brug te ver.