De provincie Noord-Holland wil haar website vernieuwen en buiten de deur laten beheren. De aanbesteding lijkt vooral een experiment met Best Value Procurement.
De provincie Noord-Holland wil haar website vernieuwen. De huidige website dateert al van 2009 en is verouderd. Met een nieuwe site hoopt de provincie de bekendheid van het provinciebestuur te vergroten en het vertrouwen erin te versterken.
Op dit moment doet de provincie het onderhoud en beheer van haar website nog zelf, maar het acht dit niet langer onderdeel van haar kerntaak. Daarom zoekt de provincie een structurele oplossing om het beheer van haar website buiten de deur te organiseren. De provincie schrijft daarom een Europese aanbesteding uit voor de levering en het beheer van nieuwe website en intranet.
In een traditionele aanbesteding wordt bij de gunningsleidraad een programma van eisen en wensen gevoegd. Gegadigden moeten bij inschrijving aangeven wat zij daarvan kunnen leveren. Dit wordt dan zwaar meewogen in de beoordeling van de aanbiedingen. In de praktijk wordt daarop nooit het verschil gemaakt. De meeste leveranciers geven namelijk aan alles te kunnen realiseren. De aanbesteder moet dan gunnen aan de inschrijver die de laagste prijs heeft geboden. Die blijkt dan vervolgens vaak niet volledig naar wens te kunnen leveren en bewust of onbewust een te lage prijs te hebben geboden. Het resultaat is dan uiteindelijk een lagere kwaliteit en een hogere prijs.
De provincie Noord-Holland kiest niet voor een traditionele aanbesteding, maar voor een prestatie-inkoop die is gebaseerd op de inkoopmethodiek van Dean Kashiwagi. Deze methodiek wordt Best Value Procurement genoemd en beoogt de meeste waarde te verkrijgen tegen de laagste prijs. Het programma van eisen en wensen wordt daarbij losgelaten. Daardoor krijgen inschrijvers de mogelijkheid om op kwaliteit het verschil te maken. De aanbesteder zoekt een expert die hem begeleidt naar zijn doel. Best Value betekent in de uitvoering van de opdracht een verschuiving van ‘controleren en beheersen’ naar ‘loslaten en vertrouwen’. Tijdens de aanbesteding moeten gegadigden in geanonimiseerde beweringen en tijdens interviews aantonen de geschikte expert te zijn die het voortouw neemt bij de uitvoering van de opdracht.
Aanbestedingsspecialisten leggen de Best Value aanpak vaak uit aan de hand van een expeditie naar de Himalaya-reus K2. En wat willen wij weten van een gids die ons naar de top begeleidt: Welke route gaat hij nemen en wat zijn daarbij de risico’s? Hoe vaak heeft hij een expeditie op de K2 geleid? Hoeveel mensen hebben onder zijn leiding de top gehaald en is iedereen veilig thuis gekomen? Verder vertrouwen wij erop dat hij de juiste uitrusting selecteert. Wij gaan voor de K2-expeditie niet uitgebreid vragen stellen over stijgijzers of touwen, laat staan dat wij daar eisen aan gaan stellen. Dat is natuurlijk mooi in theorie. In de praktijk vraagt de overheid ook in Best Value-aanbestedingen nog steeds naar technische hulpmiddelen, vergelijkbaar met stijgijzers en touwen. Het is dan aan de inschrijvers om uit te vinden wat men met die touwen van plan is: touwtrekken of bergbeklimmen. Zij kunnen daar natuurlijk schriftelijke vragen over stellen, maar zullen dan waarschijnlijk te horen krijgen dat de touwen overal geschikt voor moeten zijn.
De provincie Noord-Holland vraagt nu ook technische hulpmiddelen uit. Een nieuwe provinciale website moet maximale flexibiliteit en optimale toegankelijkheid, gebruiksgemak en klanttevredenheid bieden. Welke communicatiedoelstellingen de provincie daarmee wil bereiken vermeldt de gunningsleidraad niet. De huidige website was al verouderd toen die vijf jaar geleden live ging. In het tijdperk van mobiele technologie, cloud, sociale media, big data en wearables zijn er allang innovatievere middelen die in samenhang ingezet kunnen worden voor een eigentijdse communicatie. Inschrijvers kunnen zich daar nu niet mee onderscheiden en de provincie blijft vooralsnog ouderwets communiceren. De aanbesteding wordt gepubliceerd onder de naam: ‘Website en intranet Best Value aanpak’. Niet de website maar een experiment met de prestatie-inkoop lijkt het doel te zijn.
Wat is nu je probleem Jan Willem?
Het is toch prachtig dat de Provincie niet de expert wil zijn op het gebied van websitebouw, technisch beheer en hosting? Dat de Provincie dit gaat inkopen als een beheerde dienst is m.i. alleen maar toe te juichen. En dat hierbij voor BVP gekozen wordt is dan niet meer dan logisch; laat de expertise en de keuze van de tools over aan de experts….
Inmiddels hebben we 20 jaar ervaring met aanbesteden, en we kunnen rustig stellen dat al die dikke bestekken bij de “oude aanpak” niet voorkomen hebben dat er menig project (en aanbesteding) mislukt is.
En om misverstanden te voorkomen: ook een BVP aanbesteding verloopt nog “gewoon” via een (niet-)openbare aanbestedingsprocedure. Er is dus nog alle ruimte om je vragen te laten beantwoorden….
Dat “loslaten en vertrouwen” aan Overheidszijde tot weerstand zou leiden was te verwachten (en is ook gebleken), maar dat het bij een maktpartij tot weerstand zou leiden is voor mij verrassend: In een eerdere markconsultatie heb ik alleen maar enthousiaste reacties gezien.
Dus mag ik je uitnodigen? Leg eens uit waar je bezwaar zit?
Ik blijf het vreemd vinden, zelfs voor het uitkiezen van een juiste nieuwe website bouwer moeten er externen aangetrokken worden om de juiste beslissing te nemen? Is dat nu niet juist het grote probleem van Overheid en ICT, geen verantwoordelijkheid nemen en alles tot in essentie uitbesteden? Beslissen, management, de externen moet het doen. Als je op die manier belastinggeld omgaat dan begrijp ik wel waarom ICT project volledig uit de klauwen lopen. Dan denk ik wat ik hier las, beslissen over uitbesteding middels de dobbelsteen hetzelfde effect heeft en een stuk goedkoper is.
Waar gaat dit over? Met de website is helemaal niets mis, een kleine opknapbeurt en je bent klaar voor de toekomst. De Overheid is geen google, en zeker een provincie zou voorzichtig moeten zijn met woorden als inovaties, cloud, wearables, social media, laat je hoofd niet op hol brengen, dat lijkt me belangrijk.