Ook de digitale wereld kampt met CO2-problemen. Alleen al één e-mail versturen schijnt 4 gram CO2 uit te stoten (exclusief bijlagen)! Ook het bewaren van onnodige e-mails, bestanden, apps, foto’s en video’s zorgt voor een berg afval. Afgelopen weekend was het Digital Clean-up Day. U Yong Hu en Arjan Blom geven adviezen voor een schone digitale werkomgeving.
We slaan met elkaar een gigantische hoeveelheid documenten en e-mails op, vaak ook nog (drie)dubbel. | Beeld: Shutterstock
Elk jaar produceren het internet en diens ondersteunende systemen ongeveer 900 miljoen ton CO2. Op 18 maart was het Digital Clean-up Day, reden voor rijksbrede programmateam Denkdoeduurzaam.nl aandacht te vragen voor het verduurzamen van het digitale werken bij de overheid.
Bewustwording
“Bewustwording is het belangrijkste”, zegt U Yong Hu. Zij is nu ruim een jaar projectmanager duurzaamheid bij Logius, de dienst digitale overheid en ook lid van de duurzaamheidscommunity van BZK, waar Logius onder valt. “Duurzaamheid is dit jaar ons speerpunt en we vragen alle medewerkers daarmee rekening te houden bij hun werkzaamheden. Digitalisering kan daar op veel manieren aan bijdragen, bijvoorbeeld door het digitaliseren van processen en online werken. Maar het kan daarnaast ook zorgen voor vervuiling. Digitalisering moet daarom duurzaam zijn. Als collega’s zich dat realiseren kunnen zij zelf een kleine, maar met elkaar een grote bijdrage leveren.”
Informatiehuishouding
Binnen de Rijksoverheid bepaalt CIO Rijk de rijksbrede kaders van de ‘informatiehuishouding’. Arjan Blom, beleidsmedewerker informatiehuishouding, vindt die term passend: “Huishouden gaat om het op orde houden van je huis, informatiehuishouding gaat over het op orde houden van je informatie. Dit is een belangrijk onderdeel van het werk. We slaan met elkaar een gigantische hoeveelheid documenten en e-mails op, vaak ook nog (drie)dubbel. Liever hanteren wij het principe ‘Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’. Onderzoek heeft uitgewezen dat we naar twee derde van al die data nooit meer omkijken. Het vanaf het begin ordenen en regelmatig opschonen van deze informatie is belangrijk, zeker om snel relevante informatie terug te kunnen vinden.
Zeven adviezen voor een schone digitale werkomgeving
1. Maak afspraken, evalueer en stel bij
Zorg dat je de informatie-afspraken, zoals wanneer je wel en niet e-mailt, waar je wat opslaat, versiebeheer, met je team regelmatig evalueert en bijstelt. Dit kan je opnemen in een digitaal manifest. Spreek elkaar aan op waar het niet goed gaat. De afspraken moeten ook deel uitmaken van inwerkprocedures voor nieuwe collega’s.2. Gebruik een gezamenlijk systeem
Besluit met je team waar je de documenten die voor jullie allemaal belangrijk zijn, neerzet. De zogenaamde ‘Single point of truth’ voorkomt dat er kopieën en verschillende versies op allerlei plekken staan. Dat scheelt dagelijks uren zoekwerk en stress.3. Ruim op
Schoon regelmatig je bestanden en e-mails op. Dat voorkomt opslag van onnodige data..4. Stuur geen bijlages mee
Wanneer je de bijlages niet bijvoegt, maar vervangt door een link naar een centrale opslag, scheelt dat veel dataverkeer en het verhindert opslag op verschillende plekken. En denk na voordat je een mail verstuurt, je hoeft niet iedereen te cc-en.5. Maak je bestanden kleiner
Heb je een Powerpointpresentatie of een Wordbestand gemaakt waarin je foto’s hebt geplakt? Die maken je bestand een stuk zwaarder. Maak er een PDF van voordat je het bestand verstuurt. Die verkleint automatisch je document.6. Zet je camera uit bij videobellen
Bespaar stroom door je camera uit te zetten. Het is niet voor iedere vergadering of bijeenkomst noodzakelijk dat je zelf in beeld bent. Maak een afweging als het gaat om bijvoorbeeld grote en kleine bijeenkomsten en wel of geen actieve deelname.7. Gooi foto’s weg
De tijd van dure fotorolletjes ligt ver achter ons, dus schieten we makkelijk duizenden foto’s en video’s die we op onze telefoon of in de cloud opslaan. Hoeveel selfies heb je echt nodig? Kies de meest geslaagde en gooi de rest weg. Hebben wij ook gedaan na onze fotoshoot! De foto’s hieronder haalden de selectie niet…..
Bron: Denkdoeduurzaam.nl. Het rijksbrede programmateam Denk Doe Duurzaam ondersteunt bij de transitie naar een duurzame bedrijfsvoering van het Rijk